Версия для слабовидящих: Вкл Выкл Изображения: Вкл Выкл Размер шрифта: A A A Цветовая схема: A A A A

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ КАК СОВРЕМЕННАЯ ТЕНДЕНЦИЯ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В АРХИВНОМ ХРАНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ

Полотовская К.А.

ФГОУ ВО «Орловский государственный университет им. И.С. Тургенева»

sun0495@mail.ru

Сегодня в России наблюдается непрерывный рост интереса к системам электронного документооборота. Будучи неразрывно связанными с процедурами управления организацией, документооборот и его автоматизация в значительной степени позволяют структурировать не только управление, но и взаимоотношение с другими организациями. Этим обусловлена актуальность рассматриваемой темы курсовой работы, так как именно электронный архив представляет собой систему хранения документов с четкой структурной организацией, позволяющей обеспечить условия сохранности электронных документов.

Электронный архив – это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск. Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management).

Он представляет собой информационную систему, специальное программное обеспечение, призванное автоматизировать процедуры управления архивным фондом документов организации в соответствии с требованиями государственного нормативного регулирования и спецификой внутренних процессов компании.

Создание и использование архивов электронных документов (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях (это относится, прежде всего, к базам данных, учета ценных бумаг, паспортно-визового контроля, системы «Выборы», а также базам и банкам данных, создаваемым для обработки экономической, демографической, медицинской статистики, данных социологических опросов и др.) [2].

Электронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся в стадии становления. Их появление связано с всеобщей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 году на базе архива кино-, фото -, фонодокументов Москвы был создан Центральный архив документов на специальных носителях. В 1996 году была утверждена Программа информатизации архивного дела России (1997-2000), в соответствии с которой планировалось создать правовые, нормативные и методические документы, регулирующие вопросы применения автоматизированных технологий, статуса машиночитаемых документов, стандарты и нормативы описания документов, типовые решения (автоматизированные архивные технологии, общеотраслевые базы данных) и обеспечение их совместимости и преемственности[2].

Основными направлениями деятельности электронных архивов являются:

  • разработка принципов хранения информации;
  • защита информации;
  • активизация вторичного использования информации;
  • стандартизация критериев описания данных;
  • оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов;
  • регулирование отношений между архивом и разработчиком
  • машиночитаемых данных;
  • реализация информационных услуг и исследовательских проектов.

"Электронный архив" - это:

•    Быстрый и легкий доступ к документам

•    Длительное хранение без потери качества документов

•    Обязательное соблюдение процедур внесения изменений

•    Работа с документами, учитывающими все последние обновления и исправления [5].

  • Выпуск документации высокого качества, независимо от срока хранения

Функции электронного архива:

  • Прием, хранение и формирование архивных дел, происходит путем передачи документации из других информационных систем, оцифровки и ввода в систему архивной документации.
  • Управление документацией, хранящейся в электронном виде и на бумажном носителе.
  • Удобный и быстрый поиск по номенклатурам, атрибутам и тексту документов, и дел.
  • Учет выдачи оригиналов документов и дел.
  • Предоставление доступа к архиву в электронном виде [4].

Организация электронного архива документов состоит из 3-х основных этапов:

•      Сканирование документов

•      Ввод данных в карточки поиска

•      Верификация и установка программного обеспечения

Зачем нужно создавать электронный архив на предприятии?

•      При создании электронного архива документы систематизируются, что способствует стандартизации процессов работы с документами.

•      Информация, хранящаяся в бумажном виде, имеет свойства приходить со временем в негодность.

•      Документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян. Неупорядоченная информация, хранящаяся в электронном виде, также может быть потеряна или уничтожена.

Одна из самых важных причин создания электронного архива на предприятии - значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. При существенных размерах архива экономия времени может быть колоссальной [3].

С точки зрения безопасности, электронный архив — это надежное хранилище архивных документов и материалов. Информация находится не в общедоступной базе данных, а на выделенном сервере; передача данных осуществляется по защищенному протоколом SSL каналу. Пользователи работают с электронной копией документа, которую могут изменить или удалить, в то время как исходный документ останется в первоначальном виде.

С точки зрения удобства и комфортности использования, электронный архив — это:

•    интуитивно понятный интерфейс, позволяющий осуществлять одновременный доступ к документу неограниченному количеству пользователей;

•    возможность быстрого поиска необходимой информации;

•    доступ с любого устройства, имеющего выход в Интернет;

•    четкая иерархическая структура, автоматически обновляющаяся при добавлении, изменении или удалении документов.

В техническом плане электронный архив представляет собой аппаратный комплекс, в который входит центральный сервер, web-сервер, резервный сервер, компьютеры или мобильные устройства, с которых пользователи могут осуществлять доступ к документам, а также оборудование для ввода данных с бумажных носителей (например, сканер) и принтер для печати электронных документов.

В последнее время, говоря об автоматизации работы архивной службы, часто употребляют термин «электронный архив».

Под электронным архивом понимаются база документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие осуществлять поиск необходимой информации.

В существовании электронных архивов есть ряд преимуществ. Отметим их:

• связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти;

• реализация концепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;

• распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным регламентам.

Электронные архивы позволяют:

• снизить затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена с помощью электронных образов документов, благодаря чему снижаются требования к помещениям, персоналу и другим ресурсам для работы архива;

• значительно сократить потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;

• снизить объём копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов;

• значительно упростить перенос документов из оперативного хранения в архивное;

• контролировать цепочку запросов и получения информации, предотвращая несанкционированный доступ и копирование документов [1].

Таким образом, электронный архив представляет собой  систему структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, быстрый и удобный поиск. С точки зрения безопасности — это надежное хранилище архивных документов и материалов. Электронные архивы имеют множество преимуществ, например, они снижают затраты на хранение, контролируют и предотвращают несанкционированный доступ и копирование документов, а также сокращают время обработки запросов и  поиск информации.

Список использованных источников:

           1. Алексей Рындин. Архив без пыльных полок или способы организации архива предприятия. – [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://citforum.ru. – Дата доступа: 17.11.2015.

           2. Бурова Е.М. Архивоведение (теория и методика) / под ред. Е.М. Буровой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2012. - C. 260 - 261.

           3. Сергей Мальцев. К электронному документообороту шаг за шагом. - [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://spbit.ru. – Дата доступа: 23.11.2015.

           4. Электронный архив - [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://ensiklopedia.ru. - Дата доступа: 21.11.2015.

           5. Электронный архив. - [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.archives.su. - Дата доступа: 10.12.2015.