Версия для слабовидящих: Вкл Выкл Изображения: Вкл Выкл Размер шрифта: A A A Цветовая схема: A A A A

ОРГАНИЗАЦИЯ ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ В АДМИНИСТРАЦИИ МУЧКАПСКОГО РАЙОНА ТАМБОВСКОГО РАЙОНА

Мусорина О.А.
Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина,
uraevairinavic_1608@mail.ru

Формирование дел является важным процессом в администрации Мучкапского района. Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Организация работы по формированию, оформлению и хранению дел в администрации Мучкапского района изложена в инструкции по делопроизводству администрации Мучкапского района и её структурных подразделениях.

Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное дело в номенклатуре заводится папка. Обложка дела содержит следующую информацию:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- архивный шифр дела;

- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи;

- заголовок дела.

В дела формируются только первые подлинные экземпляры распоряжений, подписанные главой Мучкапского района. Документы, явившиеся основанием для издания распоряжений, постановлений, формируются в отдельные дела по хронологии.

Дела считаются заведенными с момента включения в них исполненного документа. Они формируются в отделах администрации Мучкапского района и хранятся до передачи в архивный отдел администрации Мучкапского района.

Документ, который подтверждает факт выдачи определенных дел, находящихся в архивном отделе администрации Мучкапского района на конкретный период времени заинтересованному лицу называется картой-заместителем. Документ содержит номер фонда, номер описи, номер единиц хранения, кому выдается, дата выдачи, подпись, дата возврата и подпись. Карта-заместитель составляется на листе формата А 4.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, составлении актов о выделении к уничтожению документов и передачи их в архивный отдел администрации Мучкапского района.

Для проведения экспертизы ценности документов по личному составу в администрации Мучкапского района создана постоянно действующая экспертная комиссия.

ЭК утверждена распоряжением от 5 апреля 2011 года  № 88 – р «Об утверждении состава экспертной комиссии и назначении ответственного лица за хранение архива и ведение делопроизводства в администрации Мучкапского района».

В нее входят:

- председатель комиссии: заместитель главы администрации Мучкапского района;

- секретарь комиссии: начальник отдела организационно-правовой работы и информатизации администрации Мучкапского района;

- члены комиссии: главный бухгалтер администрации Мучкапского района; ведущий специалист отдела экономики, предпринимательства, защиты прав потребителей и имущественных отношений администрации Мучкапского района; ведущий специалист отдела по физкультуре, спорту и молодежной политике администрации Мучкапского района.

В своей работе экспертная комиссия руководствуется ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказами Росархива, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения и номенклатурой дел администрации Мучкапского района.

Сроки хранения кадровых документов администрации Мучкапского района можно разделить на три группы:

- временный срок хранения (до 10 лет включительно);

- долговременный срок хранения (свыше 10 лет);

- постоянный срок хранения.

К документам с долговременным сроком хранения в администрации Мучкапского района относятся:

- личные дела муниципальных служащих администрации района;

- журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним;

- журналы учета трудовых договоров;

- журналы учета личных карточек,

- журналы учета распоряжений по личному составу.

К документам  с постоянным сроком хранения в администрации Мучкапского района можно отнести:

- документы работы комиссии по установлению трудового стажа муниципальной службы и аттестационной комиссии при администрации района (состав комиссии, протоколы заседании, планы работы, справки, информации);

- регламент администрации Мучкапского района;

- положения об отделах администрации  Мучкапского района;

- сводная номенклатура дел администрации Мучкапского района.

Для определения сроков хранения документов администрации Мучкапского района проводится полистный просмотр дел.

Дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и дела по личному составу хранятся в архивном отделе администрации Мучкапского района.

В соответствии с п. 2.4.1. Основных правил работы архивов организаций по результатам экспертизы ценности документов в администрации Мучкапского района составляются:

- описи дел постоянного хранения;

- описи дел временного хранения (свыше 10 лет);

- описи дел по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению дел, которые не подлежат хранению.

Все эти описи и акты дел в администрации  Мучкапского района составляются в результате деятельности ЭК и утверждаются главой Мучкапского района.

Уничтожение дел оформляется актом, который утверждает глава Мучкапского района.

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В администрации Мучкапского района эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архивного отдела администрации Мучкапского района.

В отделе организационно-правовой работы и информатизации администрации Мучкапского района хранятся дела с разными сроками хранения. Например:

- заявления об усыновлении (удочерении), хранятся 5 лет;

- должностные инструкции работников администрации, хранятся постоянно;

- документы (информация, справки, отчеты) о проведении мероприятий по вопросам управления семьи, хранятся 5 лет;

- годовой статистический отчет «Сведения о зарегистрированных браках и разводах» Ф - БР, хранится постоянно;

- документы (справка – анализ, информация) о регистрации актов о рождении детей в районе, о количестве зарегистрированных актов о смерти, хранятся 5 лет ЭПК;

- заявления о регистрации рождения ребенка, хранятся 1 год;

- заявление граждан о заключении брака, хранятся 5 лет;

- документы (заявления, копии записей актов гражданского состояния, заключения, выписки из решения судов и др.) по внесению исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния, хранятся 50 лет;

- представления, хранятся постоянно;

- автобиографии, хранятся постоянно;

- протоколы заседания аттестационной комиссии, хранятся постоянно;

- характеристики, хранятся постоянно.

Таким образом, процедура формирования дел и их последующего хранения в администрации Мучкапского района осуществляется в соответствии с действующим законодательством РФ. Основные процессы, сопровождающие формирование и хранение дел: заведение дел в соответствии с номенклатурой по мере поступления исполненных документов; последующая их группировка и систематизация; организация выдачи во временное пользование и возвращения дел в место хранения; хранение дел до сдачи в архивный отдел администрации Мучкапского района либо уничтожения. Сюда также включается подготовка к уничтожению или передаче в архивный отдел администрации Мучкапского района. Все перечисленные процессы сопровождаются необходимыми документами.