Версия для слабовидящих: Вкл Выкл Изображения: Вкл Выкл Размер шрифта: A A A Цветовая схема: A A A A

ТАБЕЛЬ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ КАК СРЕДСТВО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Романцова А.И.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Орловский государственный институт искусств и культуры»
ogiik.infokaf@rambler.ru

Организация работы с документами влияет на  качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня  организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и  на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованное управление документами снижает время на поиск , повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Табель унифицированных форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.

Табель унифицированных форм обеспечивает решение целого комплекса важных задач:

- оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике;

- классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;

- унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в организации;

- упорядочение в целом документационного обеспечения отдела в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота [3, с. 42].

Как отмечает Т.В. Кузнецова, разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование.

2. Выбор формы Табеля.

3. Формирование структуры Табеля.

4. Отбор форм документов для включения в Табель [3, с. 31].

Фионова Н.Л. определила основные задачи предпроектного обследования:

- определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;

- формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

- выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;

- определение массива документов для включения в Табель [6, с. 42].

В ходе предпроектного обследования документации учреждении изучаются:

- документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;

- организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

- распорядительная документация организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации;

- комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;

- документация организации как минимум за три последних года ее деятельности [5, с. 31].

При выборе формы Табеля можно руководствоваться  рекомендациями ВНИИДАД, в которых предлагается примерная форма.

Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.

После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель. При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов. В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 1.), в которые вносятся все возможные характеристики документа: полное наименование формы документа; заголовок к тексту (тема), если он имеется; код формы (по ОКУД и по локальному классификатору); функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»; сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты или анкеты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем являются основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель. В рекомендациях ВНИИДАТ предлагается образец карты документа.

Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

Одновременно с заполнением Карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.

Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации. Применение при изготовлении документов форм, которые не включены в Табель форм документов, не допускается. Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.

Анализируя документооборот органов муниципальной власти, в частности, Администрации Дмитровского района Орловской области, можно делать выводы о том, что делопроизводство осуществляется грамотно. Работники руководствуются в своей деятельности законодательной и нормативно-методической базой. Однако, были выявлены недостатки в работе учреждения. Во-первых, в Администрации отсутствует табель унифицированных форм документов, который необходим для  совершенствования  процесса документирования,  фиксирования   в документах всех видов деятельности. Во-вторых, «Инструкция по делопроизводству», принятая в 2010 году не соответствует нормативным документам, в том числе, Правилам по делопроизводству в органах федеральной власти 2009г. Данные Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти.

Таким образом, основная цель ведения Табеля — классификация и систематизация применяемых форм документов в соответствии с функциями, задачами или направлениями деятельности организации и закрепление единообразия в работе с ними ( прежде всего единых операций согласования и утверждения). Табель предназначен преимущественно для упорядочения документирования кадровой службы на строго правовой и функциональной основе. Разработка Табеля приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.

Список использованных источников:

  1. ГОСТ Р 7.0.8 — 2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- Москва: Стандартинформ, 2013. – 24 с.
  2. Кудряев А.В. Организация работы с документами / А.В. Кудряев. - Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.-147с.
  3. Кузнецова Т.В. Как совершенствовать работу с документами / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2002. - № 2. - С. 7-8.
  4. Пшенко А.В. Системы документации в организации / А.В. Пшенко // Секретарское дело. - 2004. - № 4. - С. 12.
  5. Сокова А.Н. Табель унифицированных форм документов по личному составу / А.Н. Сокова // Справ. кадровика. - 2001. - № 2. - С. 47.
  6. Фионова Н.Л. Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами / Н.Л. Фионова // Делопроизводство. - 2014. - № 3. - С. 32ю
  7. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. - 2001. -№ 1.- С. 5-10ю