ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ФГУП «МАГНИТОГОРСКОЕ ПРОТЕЗНО-ОРТОПЕДИЧЕСКОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ»
Прокопьев К.А., Назарова О.Б.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Магнитогорский государственный технический университет» им. Г. И. Носова
Институт энергетики и автоматизированных систем
ldavletkireeva@mail.ru
Физические недостатки, выраженные в частичном или полном отсутствии конечностей, а также очевидных дефектах значительно усложняют жизнь людей. Они не могут выполнять множество простейших бытовых операций, свободно перемещаться и уверенно себя чувствовать в обществе, где ничего не приспособлено для людей с ограниченными возможностями.
Протезно-ортопедические изделия - технические средства для лечения больных с заболеваниями и деформациями опорно-двигательного аппарата, черепа, грудной или брюшной стенки, органов слуха и зрения, а также для возмещения косметических и функциональных дефектов различных областей и органов человека.
Основанием для разработки СЭД послужил ряд причин, возникающих в силу влияния человеческого фактора, которые отрицательно сказываются на качестве и интенсивности работы ФГУП «Магнитогорское протезно-ортопедическое предприятие», такие как:возможность случайной ошибки в ручном заполнении бланков;невозможность быстро справиться с большим объемом информации;сложность поиска необходимой информации.
Целью разработки СЭД является максимально возможное устранение случайных ошибок, перечисленных недостатков существующей системы, и привнесение в нее факторов, положительно влияющих на качество и сроки выполнения реализуемых в ней функций, таких как: уменьшение времени выполнения каждой функции; автоматическое создание документации и отчетов; простой и быстрый поиск.
Для этого было проведено предпроектное обследование, для того чтобы изучить всю предметную область и описать основные бизнес-процессы. А также выявить «узкие места» на предприятии.
История ФГУП «Магнитогорское протезно-ортопедическое предприятие» началась в 1943 году, когда в Магнитогорске, согласно архивным данным, была создана небольшая протезная мастерская. Предметом деятельности предприятия, является оказание протезно-ортопедической помощи населению г. Магнитогорска и 8-ми прилегающих районов, таких как: Агаповский, Карталинский, Нагайбакский, Верхнеуральский, Кизильский, Варненский, Чесменский, Брединский. Кроме того, предприятие осуществляет ортопедическую помощь гражданам, находящимся в домах интернатах для престарелых и инвалидов, в детских домах-интернатах системы социального обеспечения на основании договоров и с Региональным отделениям ФССпо оказанию протезно-ортопедической помощи инвалидам получившим трудовое увечье.
Рассмотрим организационную структуру ФГУП «Магнитогорское протезно-ортопедическое предприятие».
1. Приёмная. Принимает заказы на ортопедическую обувь, протезы, корсеты и бандажи.
2. Цех изготовления протезов. Собирают протезы, артезы.
3. Шорный цех. Изготавливают бандажи, делают крепления для протезов.
4. Слепочная. Приёмная, где делают слепки с культи или слепки для корсетов.
5. Колодный цех. Подбирают колодки для изготовления обуви по меркам.
6. Сборный цех. Производят затяжку верха обуви на колодке, сборку верха и низа обуви.
7. Отдел бухгалтерии. Осуществляет сбор, регистрацию и обобщение информации в денежном выражении о состоянии имущества, обязательств организации и их изменение.
8. Отдел склада. Введение склада, расход-приход товара, отгрузка готовой продукции.
Во главе фирмы стоит директор, который решает в основном управленческие вопросы, а также вопросы стратегического характера. В его непосредственном подчинении находится исполнительный директор, который контролирует деятельность всех отделов, которые занимаются оперативной работой.
Установка четких границ области проекта может быть определена с помощью методики «будет/не будет». Используя данную методику, определим, какие объекты и процессы будут принадлежать рассматриваемой предметной области.
Проект будет:
- внутренним, т.к будет предназначен для сотрудников предприятия;
- должен информировать об истечении срока договора и его выполнении/невыполнении;
- полномасштабной системой, т.к. данная система предназначена для сотрудников всего предприятия;
- предусматривать отслеживания пути продукции на предприятие.
Проект не будет:
- предусматривать проблемы вывоза заказов;
- предусматривать возможность отслеживания заказа самим клиентом.
Далее рассмотрим факторы падения производительности.
1. При взаимодействии между отделами информация, документы, отчеты передаются на бумажных носителях, вследствие чего затрачивается трудовое время сотрудника на его должностные обязанности и время на передачу документов между отделами.
2. В результате того, что документооборот ведется в бумажном виде, на сбор и обработку данных уходит много времени.
3. Сложность хранения большого объема бумажных документов, вероятность потери важной информации.
Существует две концепции для устранения факторов падения производительности это: разработка новой АИС или приобретение и внедрение готовой АИС.
Проанализируем существующие ИТ-решения, касающиеся непосредственно СЭД.
Система «Е1 Евфрат» эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом «Е1 Евфрат» полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
Руководителям Е1 облегчает контроль и позволяет увеличить эффективность деятельности организации за счет:возможности более эффективно контролировать исполнительскую дисциплину;учёта рабочего времени сотрудников;оперативного согласования документов, выдачи резолюций и поручений с использованием мобильных устройств.
Система Docsvision 5- ПП, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки.
Платформа Docsvision 5 является базисом для электронного документооборота - создания системы управления документами и бизнес-процессами - и включает в себя основные технологии и базовые объекты, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю удобный интерфейс для работы. Платформа состоит из клиентской и серверной частей.
ECM-система ТЕЗИСпредставляет собой готовое решение, которое подходит для автоматизации документооборота, делопроизводства и управления бизнес-процессами в организациях среднего и крупного бизнеса, включая контроль исполнительской дисциплины и автоматизацию канцелярии. Система учитывает классические особенности бумажного документооборота и, в то же время, позволяет реализовать в электронном виде уникальные бизнес-процессы.
СЭД ТЕЗИС разработана компанией как передовой российский продукт для автоматизации документооборота. Разработка СЭД ТЕЗИС осуществляется на базе платформы уровня предприятия CUBA, что позволяет системе отвечать спросу современных организаций и трендам рынка ЕСМ.
Программа «1С:Документооборот 8.2», созданная компанией «1С», предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами. Данный ПП позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видео- информацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ.
С помощью программы «1С:Документооборот 8.2» можно:осуществлять работу с помощью web-браузеров;уменьшить время, необходимое на поиск нужной информации, а также общее время коллективного ведения документооборота;улучшить качество документации путем устранения большинства спорных ситуаций и упорядочивания работы с документами;обеспечить сохранность версий и отсутствие повторения информации при работе нескольких лиц с одним документом;наладить работу пользователей с документами.
СЭД «ДЕЛО» - система, ориентированная на автоматизацию документооборотас возможностью сквозной автоматизации документооборота территориально-распределенных компаний, поддерживающая интеграцию с существующими ИС предприятия. Система ориентирована на автоматизацию смежных документно-ориентированных процессов (финансовый, договорной документооборот, автоматизация внутренних бизнес процессов, работа с обращениями граждан, оказание госуслуг и т.д.), с возможностью организации юридически значимого документооборота компании.
Система DIRECTUM соответствует концепции ECM и поддерживает полный ЖЦ управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.
На данный момент Магнитогорское протезно-ортопедическое предприятие не автоматизировано, поэтому возникают проблемы с документами и составлением отчетности. На предприятие выполняется большой объем изготовительных работ, что сопровождается определенными документами. Документация вся ведется в ручную.
Были сделаны выводы о том, что на предприятие необходимо внедрить систему «1С:Документооборот 8.2». АИС позволит: уменьшить возможные ошибки персонала; не дублировать информацию; снизить длительность обработки информации; упростить передачу информации между отделами; обеспечивать руководство предприятия полной, актуальной и точной информацией, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.
Пользователями АИС будут являться сотрудники всех отделов предприятия. Формируемая информация, открыта для других отделов.
Внедрение ИС позволит сократить трудовые, временные и финансовые затраты за счет автоматизации запросов на необходимою информацию, автоматическую сверку данных, предоставление отчетности в различные отделы предприятия.
