НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Магадиева Р.И.
Башкирский государственный университет
magadieva.revina5555@mail.ru
Данная проблема является всегда актуальной в информационном обществе, при регулировании кадровой деятельности. Изучение нормативных документов составляет важную роль при определении состава кадровой документации. Прежде чем начать изучать этот вопрос, необходимо дать определение понятию кадровая документация. Кадровая документации - совокупность документов, которая создается при оформлении, приеме, увольнении сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, формирования штатного расписания и других документов, связанных с личным составом организации. Кадровая документация представляет собой сложную систему, и поэтому к ней выявлены особые требования. Она учитывает важную для личности деятельность – труд каждого человека, который играет важную роль в течение всей жизни. Кадровая деятельность заключается в том, что она фиксирует моменты приема на работу, увольнение, переквалификации, смены должности, перевод из одной организации в другую и т.д. Работая в отделе кадров, надо быть очень осторожным и внимательным, чтобы не допустить какой-либо ошибки. Ведь неправильное заполнение трудовых книжек, личных карточек может привести к серьезным последствиям. Например, неправильный подсчет стажа работника, может привести к утере определенной суммы пенсии.
Для недопущения ошибок при работе с кадровой документацией, работники отдела кадров должны знать пакет нормативных актов. В этот пакет следует отнести: Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках», Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
Рассмотрим статью 37 Конституции РФ, относящаяся к труду. В этой статье говорится о том, что труд свободен, каждый имеет право выбирать род деятельности и профессию. Также каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные Федеральный закон продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, а также оплачиваемый отпуск.
Следующим нормативным актом является Трудовой кодекс РФ. Кодекс устанавливает правовые отношения работодателя с работником, а также в нем прописаны правила документирования, перечислены нормативные акты, содержащие нормы трудового права.
Работники отдела кадров должны использовать в основном статьи, касающиеся их деятельности. Работники отдела кадров должны знать статью «Исчисление сроков», так как эта статья помогает правильно определить прекращение или возобновление трудовых обязанностей и прав. Если работник взял отпуск, и начало совпало с праздниками, то на основании этой статьи отпуск его начинается на следующий день после календарной даты. Также и с окончанием отпуска, то есть работник выйдет на работу в ближайший рабочий день после выходного. Эта статья позволит правильно сосчитать стаж работы, увольнение, время выхода на работу с отпуска.
Сотрудники отдела кадра должны знать перечень документов, которые необходимо предоставить будущему работнику. К таким документам следует отнести: документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку; страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования; документ об образовании; справку о наличии или отсутствии судимости и для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву - документы воинского учета. В статье 66 ТК РФ «Трудовая книжка» расписан порядок ведения, хранения трудовых книжек, а также дана информация о том, какие сведения должны быть зафиксированы в нем.
Немаловажную роль играет глава 14, посвященная защите персональных данных. Сотрудники отдела кадров должны знать все статьи этой главы, чтобы защищать персональные данные каждого сотрудника организации. При передаче персональных данных работник кадровой деятельности не должен сообщать данные третьему лицу без письменного согласия владельца.
На основании статьи 62 ТК РФ отдел кадров должен предоставить сотруднику организации по письменному заявлению необходимые документы, то есть трудовую книжку или справки о заработной плате, а также копии документов таких, как копию договора, приказа о приеме на работу, переводе в другой отдел, и многое другое. Первоначально копии документов должны быть заверены надлежащим образом и только потом их передают запрашиваемому лицу.
Также необходимо изучить такой нормативный акт, как Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках». В нем указывается правила хранения и ведения трудовых книжках, также изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей. В трудовую книжку необходимо вводить сведения о работнике, о работе, которую он выполняет, основания прекращения трудового договора, о переводе на другую работу, переквалификации сотрудника, а также сведения о награждении за успехи в работе. Трудовые книжки следует заполнять на государственном языке РФ. Записи в трудовую книжку должны вноситься без сокращений.
В трудовую книжку работники отдела кадров должны вносить сведения о награждениях за трудовые заслуги: о награждении государственными наградами; о награждении почетными грамотами, присвоение званий, награждении нагрудными знаками, значками, дипломами.
При увольнении работника все записи, внесенные в книжку за время работы, заверяются подписью работодателя либо ответственным лицом за это дела, то есть работник кадровой службы.
Для учета трудовых книжек, бланка и вкладыша в нее кадровая служба должна вести приходно-расходную книгу по учету бланков и вкладыша; книгу учета движения трудовых книжек.
Делая выводы, нужно отметить, что нормативными документами, определяющими состав кадровой документации, во-первых, является Трудовой кодекс РФ. В кодексе прописаны основные моменты, касающиеся порядка составления документов: трудового договора, соглашений, о порядке выдачи копии документов. Также рассматривается порядок ведения всей кадровой документации. Во-вторых, Постановление Правительства РФ, которое необходимо использовать при работе с трудовыми книжками, так как в нем четко прописаны правила ведения, оформления, хранения этих книжек. И, в-третьих, Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», где четко прописан порядок оформления книжек, а также приведена форма заполнения приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Все перечисленные нормативные акты важны при работе с кадровыми документами, и в целях недопущения ошибок сотрудники кадровой службы должны обладать необходимой информацией, а также требованиями и правилами, прописанными в этих источниках.
