ПРОФЕССИЯ ДОКУМЕНТОВЕДА
Верещако Д.Д.
Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина
uraevairinavic_1608@mail.ru
Мы живем в мире, где информация стала продуктом глобального производства, товаром, поэтому большинство трудоспособного населения нашей планеты занято в информационной сфере. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документационный характер. Документовед и есть тот специалист в области документоведения, делопроизводства, который обеспечивает порядок в бумагах и помогает мобильной работе организации, организует и совершенствует деятельность службы доку-ментационного обеспечения управления [1, с.4].
Черты профессиональной деятельности документирование информации приобретает с образованием первых государств. Человек, который составлял и переписывал документы, назывался писцом. Этой профессией могли овладеть немногие и только грамотные люди, поэтому она считалась одной из самых уважаемых.
В Древней Руси писец был личным слугой князя, он вел его письменные дела и являлся хранителем княжеской казны. С XIV в. входит в употребление греческий синоним слова «писец» — «дьяк». Дьяками становились худородные, но деловитые люди [2, с.57]. В начале XVIII в. центральные учреждения исполнительной власти - приказы - были заменены коллегиями. Работа коллегий регулировалась специальным законодательным актом — Генеральным регламентом, утвержденным 28 февраля 1720 г. Это был первый нормативный акт, который устанавливал порядок ведения делопроизводства в государственных учреждениях. Генеральным регламентом вводились новые должности, соответствующие функциям делопроизводства: секретарь, нотариус, актуариус, регистратор, канцелярист, подканцелярист, копиист, переводчик, толмач, архивариус.
К началу XIX в. состав канцелярских должностей сохранился почти без изменений. Секретари, регистраторы, копиисты, архивариусы и другие выполняли свою рутинную работу в канцеляриях центральных органов власти, губернских канцеляриях, органах городского и сословного самоуправления, постепенно приобретая значение ключевых фигур в административном аппарате [4, с.59]. До революции профессия секретаря - делопроизводителя была мужской, в советском делопроизводстве этот род занятий стал женским. Несмотря на столь давнюю историю профессии, специальные кадры для нее не готовили очень долго.
Впервые вопрос о профессиональной подготовке кадров по делопроизводству был поставлен весной 1941 г. на совещании по оргтехнике, которое проводило Всесоюзное научное инженерно-техническое общество машиностроителей. На совещании рассматривались вопросы механизации управленческого труда, решению которых препятствовал беспорядок в делопроизводстве. Принятая в итоге программа мероприятий предусматривала установление единой системы подготовки и переподготовки канцелярских кадров и введение в средних школах изучения правил составления служебных документов. Однако вскоре началась война, и к программе вернулись только через 20 лет [4, с.117].
В 1960 г. в Москве на Всесоюзном совещании по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата вновь был поставлен вопрос о необходимости подготовки кадров высшей квалификации по делопроизводству. Эта задача была связана с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). За ее осуществление взялся Московский государственный историко-архивный институт [3, с.84]. Новая специальность получила название «Документоведение и организация управленческого труда в государственных учреждениях». Выпускнику присваивалась квалификация «документовед».
В 1990-х гг. в процессе интеграции России в мировое информационное пространство произошла переоценка значимости работы с документами в организациях. К традиционным документам на бумажной основе добавились их электронные аналоги. Делопроизводство уступило место документационному обеспечению управления. Изменилось и название специальности: «Документоведение и документационное обеспечение управления».
Современный документовед – это специалист с высоким уровнем технологической подготовки, управляющий потоками документной информации в организациях и предприятиях всех отраслей и форм собственности, работающий в органах государственной и муниципальной власти. Он имеет дело как с традиционными бумажными, так и с электронными, технотронными документами.
Используя современные системы электронного документооборота, автоматизированные системы офисной логистики и архивного хранения, документовед способен обеспечить максимально эффективную работу с информацией даже в самой крупной организации. Документовед – порой единственный человек, посвященный во все деловые тайны фирмы.
Из всего выше сказанного можно выделить следующие преимущества профессии документоведа:
1. Документовед – это специалист, труд которого всегда высоко оплачивается.
2. Документовед – специалист, который может работать на предприятиях всех форм собственности и в любой отрасли.
3. Документовед – квалифицированный специалист по управлению информацией и документацией на предприятии, помощник руководителя.
4. Документовед – специалист, который один из немногих способен организовать работу собственной фирмы по оказанию услуг документационного обеспечения управления.
5. Студент-документовед имеет уникальную возможность трудоустроиться по специальности, начиная со 2 курса, потому что в частном секторе начинают проявлять себя не только крупные предприятия, но и средние, мелкие фирмы, которые постепенно переходят на более качественный уровень работы.
6. Документоведы в своей профессиональной деятельности могут заниматься оргпроектной, аналитической, консультационной работой.
Квалифицированный и опытный документовед должен уметь: проводить исследования процессов документирования политической, экономической, социальной жизни общества; делать диагностику и исследования проблем для документационного обеспечения управления организации; осуществлять документационное и правовое сопровождение при принятии управленческих решений.
Обязательно документовед должен знать: законодательные и нормативно-правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; документообразование; правила и нормы охраны труда.
Какими качествами должен обладать делопроизводитель? Как следует из названия профессии, деятельность документоведа целиком и полностью связана с поиском, обработкой и хранением документов, поэтому специалист должен иметь склонность к «бумажной» работе. Кроме того, документовед не сможет качественно выполнять свою работу, если не будет обладать такими личностными качествами, как: целеустремленность, организованность, трудолюбие, ответственность, самостоятельность, аккуратность, приверженность этическим ценностям, толерантность, настойчивость в достижении цели, выносливость [6].
Документовед – не просто универсальная профессия, в отличие от многих других она зависит от экономических кризисов в минимальной степени. При любой экономической нестабильности документы никуда не исчезают, их количество не уменьшается, их продолжают создавать, порой даже в больших объемах, чем ранее. При этом, чтобы документы были юридически значимыми, их нужно оформлять в соответствии с международными и российскими стандартами. На любом предприятии есть архив, а значит, каждой компании нужен специалист, который будет заниматься учетом и регистрацией всей документации. Документовед (по профессии) может быть директором архива как внутри организации, так и как самостоятельного учреждения, помощником министра (как личный секретарь), руководителем самостоятельного органа власти и управления.
Таким образом, документовед - это специалист, знающий о документе все, что касается работы с ним (составление, оформление, учет, регистрация, контроль исполнения, хранение) на основе использования современных автоматизированных технологий. Документоведы могут реализовать себя в разных отраслях: в органах государственной власти и местного самоуправления, коммерческих компаниях, бизнесе, в промышленности, в аудиторских организациях. Они документируют деятельность предприятия, создают систему документационного обеспечения управления на предприятии, обеспечивает защиту документированной информации от несанкционированного доступа и сертификацию предприятия по стандартам. Опыт показывает, что документовед востребован всегда, в любые, даже самые сложные времена.
Список использованных источников:
1. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования. М.: Государственный комитет Российской Федерации по высшему образованию.1995.
2. Демидова Н.Ф. Служилая бюрократия в России XVII в. и ее роль в формировании абсолютизма / Н.Ф. Демидова. – М., 1987.
3. Квалификационная характеристика специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://islu.irk.ru/350800.html,свободный. – Загл. с экрана.- Яз. рус.
4. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР / К.Г. Митяев. – М., 1959.
5. Нечаева Е.В. Документоведение и документационное обеспечение управления. I часть: учеб. пособие / Е.В. Нечаева. - СПб.: Изд-во СПб ГПУ, 2003.
6. ФГОС ВПО по направлению подготовки Документоведение и архивоведение. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www2.termika, свободный. – Загл. с экрана. - Яз. рус.
