ПРОФЕССИЯ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

ПРОФЕССИЯ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

Булычёва А.С.

Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина

uraevairinavic_1608@mail.ru

Должность «офис-менеджер» появилась сравнительно недавно. С развитием рынка и ростом числа частных российских и крупных зарубежных компаний эта профессия становилась все более востребованной.  Офис-менеджер - это первый сотрудник, которого видят клиенты и партнеры, приходя в офис, и по впечатлению от которого они формируют первое представление о компании, об уровне ее культуры, об отношении к клиентам и даже успешности.

Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Помимо обычных секретарских обязанностей на него могут возлагаться координация деятельности ряда служб компании (например, автомобильной), исполнение поручений сотрудников, как руководящих, так и рядовых. Офис-менеджеры  играют решающую роль в организации коммуникации и потоков информации в современном офисе. Часто они становятся первыми, с кем общаются клиенты и партнеры компании, - своего рода менеджерами по связям с общественностью на передовой [4, с.72].

Профессиональные требования к офис-менеджеру условно можно разделить на общие (базовые), дополнительные и специальные.

К общим  требованиям относят, например, опыт работы по данной профессии (в должности офис-менеджера или в аналогичной должности – помощник руководителя, секретарь и др.) от полугода до трех лет (в зависимости от статуса должности, на которую в данном случае претендует соискатель).

В качестве дополнительныхтребований часто упоминаются следующие требования: наличие у соискателя опыта административно-хозяйственной работы и/или работы с персоналом, дополнительное образование (второе высшее, а также различные формы повышения квалификации, в первую очередь в области менеджмента), продвинутый уровень владения иностранным языком и т. д.

Специальные требования к профессиональной подготовке офис-менеджера: понимание специфики деятельности предприятия, владение соответствующей терминологией и лексиконом, профессиональное владение методами руководства в условиях, аналогичных условиям предприятия (практический менеджмент – от полугода и более), наличие некоторых специальных знаний и т. д.

Не менее строго оцениваются и деловые качестваофис-менеджера, в первую очередь, организаторские способности, то есть способность руководить подчиненными сотрудниками [5, с.46-47].

Главной целью офис-менеджера является его эффективность, но эффективность, достигаемая не ради нее самой, а ради результативности деятельности предприятия в целом. Наиболее значимы в работе офис-менеджера следующие задачи: закупки с целью обеспечения офиса всем необходимым; обеспечение пропускного режима; обеспечение офиса и сотрудников связью (интернет, телефон); управление зданием (оформление собственности) или взаимодействие с арендодателями; обеспечение ремонта офисного оборудования; организация и поддержание надлежащих условий работы в офисе в течение дня; обеспечение функционирования рабочих мест персонала офиса посредством проведения профилактических и сервисных работ, а также путем замены (восстановления) необходимого офисного оборудования, имущества и материалов (канцтоваров, оргтехники, мебели и т.п.); оперативное организационное обеспечение сотрудников в соответствии с содержанием поступающих от них заявок (на устранение неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования и т.д.); подбор персонала и руководство им; ведение кадрового учета (ведение и учет трудовых книжек, составление приказов, трудовых договоров и пр.); создание благоприятного микроклимата в коллективе; предупреждение и разрешение трудовых конфликтов; ведение деловых переговоров, подготовка и реализация сделок; обеспечение физической безопасности сотрудников и материальных ценностей офиса путем установления и поддержания соответствующего режима охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, информационной безопасности, а также надлежащей организации охраны офиса [1,с.45].                                                                                                                                        

К функциям офис-менеджера относятся административная (организационно-управленческая, координационная), регулятивная (планово-отчетная), контрольная (оценочно-учетная), информационная (коммуникационно-документационная), маркетинговая, хозяйственная (организация жизнеобеспечения офиса) [3, с.13].

На данный момент отсутствуют четко прописанные профессиональные стандарты и должностные обязанности  офис-менеджера, которые во многом зависят от специфики деятельности, масштаба, структурной организации компании и даже от личности руководителя. Но в любом случае, главной функцией офис-менеджера является обеспечение гармоничной и координированной работы офиса.

В небольших организациях иногда на офис-менеджера возлагаются обязанности по ведению первичной бухгалтерии. На торговых предприятиях очень часто бывает так, что офис-менеджер выполняет должность менеджера по работе с клиентами и занимается координацией продаж.

Таким образом, офис-менеджер - это специалист, отвечающий за организационное единство корпорации, за то целое в компании, что должно оставаться стабильным вне зависимости от внутриполитического контекста и других изменений. Офис-менеджер вправе выполнять определенные проекты в пределах своей компетенции (изучение новых товаров и услуг, совершенствование систем работы компании). Эта позиция требует большей самостоятельности, чем должность просто секретаря [2]. 

Список использованных источников:

1. Кузнецова Т.В. Развернутая должностная инструкция секретаря (секретаря-референта, офис-менеджера) / Т.В. Кузнецова // Секретар. дело.— 2005 .— №2. — С. 5-9.
2. Правовой интернет портал. Юридический гид Санкт-Петербурга [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.lawlinks.ru/all_press_spb.php?page=3919&id=301, свободный. – Загл. с экрана. – Яз. рус.
3. Румянцева С.А. Административно-хозяйственная деятельность организации / С.А. Румянцева // Справ. секретаря и офис-менеджера.— 2010 .— №6. — С. 12-17.
4. Рыбченкова Т.В. Офис-менеджер и обеспечение офиса / Т.В. Рыбченкова // Справ. секретаря и офис-менеджера.— 2008 .— №3. — С. 72-76.
5. Шеломенцева О.  Личностные и профессионально-важные качества секретаря, офис-менеджера и помощника руководителя: (Школа практической психологии) / О. Шеломенцева // Справ. секретаря и офис-менеджера .— 2012 .— №7 .— С. 44-50.