ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ: ВОЗМОЖНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ
Лыткина Т.И.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Орловский государственный университет»
documentoved-orel@mail.ru
Документоведение представляет собой особую сферу деятельности, разнообразные направления которой, как известно, подкрепляются документом. Человечество с момента своего возникновения стремилось зафиксировать имеющуюся информацию с помощью различных материальных носителей. Памятники письменности показывают, что уже в X веке в Древнерусском государстве существовала определенная культура подготовки документов [5]. Это позволяет говорить о том, что зарождение документоведения в России было связано с так называемым "практическим" документоведением, т. е. с созданием правил работы с документами и требований к самим документам на практике, в делопроизводственном процессе, в прикладной сфере.
В настоящее время документоведение – это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами, т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив» [9]. Исходя из этого можно отметить, что документоведение играет значимую роль в практической деятельности человека. Каждому человеку в течение его жизни неоднократно приходилось составлять документы. Кроме того, в обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных учреждений, предприятий, деятельность которых подкрепляется составлением документов и организацией работы с ними. Ведение делопроизводства в этом случае требует профессиональных знаний и умений.
Сказанное позволяет говорить о том, что роль документов в различных областях деятельности человека (как в профессиональной, так и в обыденно-практическом знании) трудно переоценить.
Однако в связи с развитием инновационных технологий и программного обеспечения многих сфер действительности возникает реальная возможность перехода на так называемое «безбумажное» делопроизводство, основой которого выступает «электронный документ». Электронный документ ? документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранен на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Наши научные интересы сосредоточены на изучении электронного документа, его особенностей и возможностей использования в документоведении.
Следует отметить, что использование электронных документов получило широкое распространение в большинстве сфер деятельности. В современном делопроизводстве электронные документы применяются не только наряду с традиционными бумажными документами, но и вместо них. Основы электронного документооборота устанавливают Федеральные законы от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (далее – Закон № 149-ФЗ) и от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее – Закон № 63-ФЗ). Статья 2 Закона № 63-ФЗ определяет электронный документ как документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Отсюда можно сделать вывод, что основным реквизитом электронного документа, придающим ему юридическую силу и подтверждающим его подлинность, является ЭЦП либо иной аналог собственноручной подписи.
По сравнению со своим бумажным аналогом электронный документ обладает рядом преимуществ:
? упрощается и ускоряется сбор, обработка и систематизация всей информации;
? существенно ускоряется компьютерная обработка документов;
? оперативная (практически мгновенная) передача документов на любые расстояния при рассылке их по электронной почте;
? при хранении электронных документов не требуются большие площади для архивов;
? создание электронных архивов позволяет использовать уже полученную информацию для подготовки новых документов;
? повышается эффективность работы;
? наличие базы шаблонов документов уменьшает время на создание новых;
? уменьшение расходования бумаги при работе с проектом электронного документа и внесении каких-либо изменений до вывода на бумагу;
? рассылка проекта документа одновременно нескольким визирующим;
? рассылка документа одновременно нескольким адресатам по электронной почте.
Однако вместе с тем можно выделить и недостатки электронных документов:
- необходимость наличия определенных технических средств для создания и дальнейшей работы, а также хранения документов;
- защита информации, содержащейся в документах, от несанкционированных изменений.
Отметим, что наряду с бумажными носителями информации электронный документ все активнее внедряется в практическую сферу деятельности. И в настоящее время можно говорить о сосуществовании бумажных и электронных носителей информации. Но, к сожалению, не все предприятия в настоящее время используют электронный документ. Так, например, сельские администрации и некоторые другие, например, небольшие предприятия, не используют электронный документ.
Несмотря на это, электронный документ, по нашему мнению, имеет большие перспективы. Сегодня электронные документы очень упрощают работу и жизнь компаний по всему миру. Применяя расчеты в электронном виде, оформляя первичные документы, отчитываясь перед контролирующими органами и получая различные государственные услуги, многие предприятия и организации освобождают себя от бумажной рутины и лишних расходов. И теперь уже не вызывает сомнений, что электронные документы – это наше будущее.
Список использованных источников:
1. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учеб. пособ. для студ. образоват. учрежд. СПО. ? 4-е изд., перераб. и доп. ? М.: «Дашков и К», 2005. ? 336 с.
2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). ? 4-е изд., перераб. и доп. ? М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. ? 408 с.
3. Янковая В.Ф. Документ на бумажном носителе, электронный документ / В.Ф. Янковая // Справ. секретаря и офис-менеджера. – 2011. - № 2. - C. 39 - 44.