КЛАССИФИКАЦИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ИХ ЦЕННОСТИ
Горбушина А.В.
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Сургутский государственный педагогический университет»
mgr_soc_hum@surgpu.ru
В настоящее время в сфере документационного обеспечения управления можно наблюдать активное распространение компьютерных технологий и создаваемых с помощью них документов в электронно-цифровой форме. Организации, как частного, так и государственного сектора всё чаще рассматривают электронные документы как официальное свидетельство своей деловой деятельности. Можно также отметить тенденцию увеличения количества официальных документов, создаваемых в учреждениях только в электронном виде, без бумажных аналогов [3].
Важным является определить, какие из созданных или поступивших в организацию электронных документов являются значимыми и подлежат хранению, т.е. необходимо прибегнуть к экспертизе ценности документов – изучению документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения. При этом необходимо учитывать, что электронные документы обладают новыми, отличными от традиционных документов характеристиками.
В ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закреплено следующее определение электронного документа – «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» [5]. Определение является довольно широким, что может повлечь неоднозначность его толкования при осуществлении деловой деятельности организаций. В то же время, данное в законе определение документированной информации содержит требование фиксации информации на материальном носителе, а также обязательности наличия реквизитов, позволяющих эту информацию идентифицировать. Последнее – одно из ключевых требований к документу в рамках документационного обеспечения управления, так как возможность идентификации информации влияет как на юридическую силу документа, так и на степень доверия к сведениям, на основании которых принимаются различные управленческие решения.
Следует отметить, что проведение экспертизы ценности документов – вынужденная мера. Невозможно предопределить все факторы, влияющие на потребность в конкретных документах в будущем и гарантировать, что после уничтожения они не понадобятся. Наличие двух основных проблем: ограниченности площадей для хранения и затруднённости поиска необходимых документов в больших массивах информации, привели к практике отбора документов для сохранения. Постоянный рост объёмов создаваемой документации способствовал постепенному ужесточению системы критериев экспертизы ценности, позволяющей минимизировать объёмы документов, принимаемых на хранение за счёт отбора наиболее информативных, обобщающих документов.
В условиях, когда информация является одним из ключевых ресурсов современного общества, когда существует возможность её машинной, автоматизированной обработки, вероятно, необходима переориентация на увеличение массивов сохраняемых документации. Это вполне реально за счёт документов в электронно-цифровой форме.
Теоретически сохранение электронных документов не имеет вышеуказанных ограничений. В рамках организаций хранение всей создаваемой и поступившей документированной информации в электронной форме возможно уже в настоящий момент [4, с. 25-28]. Определить есть ли для учреждений необходимость оставлять на хранение все электронные документы можно с помощью их классификации с точки зрения экспертизы ценности.
Составление номенклатуры дел организации является ключевым этапом проведения экспертизы ценности документов в организации. Несмотря на то, что номенклатура дел рассматривается как основной классификатор документов, в её основе не лежит единого основания для деления документов на группы. Положенная в основу номенклатуры классификационная схема чаще всего отражает организационную структуру учреждения и закрепляет конкретное место хранения документов. С точки зрения экспертизы ценности номенклатура дел выступает скорее инструментом систематизации, упорядочения документального комплекса организации.
Классификация документов по срокам хранения на документы временного (до 10 лет включительно), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, возможно, является наиболее близкой к экспертизе ценности документов, но не лежит в её основе. Распределение документов на данные группы является скорее результатом процедуры определения сроков хранения.
Таким образом, можно сказать, что в рамках экспертизы ценности традиционных документов не возникало необходимости в их изначальной классификации.
Существует множество различных классификаций электронных документов, с достаточно разноплановыми основаниями: по типу носителя, по способу документирования, по метаданным и т.д. Рассмотрим более подробно несколько наиболее типичных классификаций.
С.И. Гонгало предлагает разделить электронные документы на два вида: материализованные электронные документы и электронные документы, которые хранятся в памяти электронных устройств [2, с. 97].
И.Л. Бачило классифицирует электронные документы на 4 группы по их целевому признаку: копия традиционного документа в электронной форме; электронный документ, созданный в электронной системе и не имеющий бумажного аналога; электронный документ как способ непосредственного информирования пользователя, т.е. доступный для восприятия человека, например на мониторе компьютера; электронный документ как средство выражения воли участника электронной формы правоотношений - юридически значимый факт, правовой акт [1, с. 8].
Данные классификации не позволяют однозначно выделить группы электронных документов, подлежащих передаче на хранение, либо на уничтожение.
По сравнению с бумажными, электронные документы более уязвимы для внесения несанкционированных изменений, при этом чаще всего невозможно определить, кто и когда именно их внёс. Для использования электронных документов в деловой сфере необходимо иметь возможность однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ (или группу лиц) и обладать уверенностью в том, что документ не был изменён или искажён. То есть, организациям нет смысла обеспечивать сохранность той группы документов, информацию которых невозможно идентифицировать.
Таким образом, можно предложить следующее основание для классификации электронных документов: возможность идентификации информации, по содержащимся в документе реквизитам. При этом основным реквизитом электронных документов, позволяющим это сделать, является электронная подпись [6]. Исходя из вышесказанного, в организациях экспертиза ценности электронных документов может сводиться к разделению документов на два класса: 1) неидентифицируемые (без использования электронной подписи; 2) идентифицируемые (с применением электронной подписи). При этом все документы, отнесённые ко второй группе, могут храниться постоянно.
Список использованных источников:
