ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: КОМПОНЕНТЫ И ВОЗМОЖНОСТИ
Гезалова С.М.
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Волгоградский государственный университет»
sevdagezalova@mail.ru
Внешняя среда современных организаций (взаимоотношения с органами власти, конкурентами, поставщиками, клиентами, правовое поле и т.п.) предъявляет к организациям определенные требования, связанные с темпами и эффективностью работы. Руководство координирует основные процессы, связанные с функционированием фирм, предприятий и учреждений. Своевременное, качественное информационное и документационное обеспечение управления является необходимым компонентом работы организаций, многие из которых переходят к использованию программ автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
Электронный документооборот – система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.
Электронный документооборот – это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи документооборота (регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива и т.д.).
Нами был осуществлен сравнительный анализ компонентов и возможностей программ электронного документооборота, разработанных отечественными фирмами-производителями.
Для проведения качественного анализа мы выделили следующие параметры, по которым осуществляли сравнение:
I. Организация документационного обеспечения управления
1.1. Ведение делопроизводства
«1С:Документооборот 8» решает задачи учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины и анализа документооборота.
LanDocsобеспечивает комплексную поддержку офисных деловых процессов, максимально используя накопленные навыки персонала и сложившуюся коммуникационную исетевую инфраструктуру.LanDocs позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота – отсамых простых досистем высокой сложности. Сочетание функциональности соткрытостью, позволяет при внедрении систем электронного документооборота настроить создаваемую систему всоответствии снормативной базой ипрактикой работы сдокументами конкретного предприятия, ведомства или учреждения. Достигнут высокий уровень масштабируемости решений: в контур документооборота могут быть включены как пользователи вычислительной сети главного офиса, так исотрудники удаленных подразделений.
Система БОСС-Референт предназначена для автоматизации документооборота и управленческих процессов, однако решаемые управленческие задачи могут быть у каждой организации разными.
Система электронного документооборота (СЭД)«Гран-Док» версии 2.0– инструмент, предназначенный для комплексной автоматизации документационного обеспечения управления и документооборота организаций различных масштабов и сфер деятельности.
Функциональная полнота, гибкость платформы и встроенные механизмы настройки позволяют создавать в «Гран-Доке» конфигурации, наиболее полно отражающие специфику организации.
Система функционирует с использованием различных интернет браузеров и обеспечивает высокую степень масштабирования как в плане количества одновременно подключенных пользователей, так и с точки зрения объемов хранящейся информации и документов.
Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
В системе «Е1 Евфрат» реализованы механизмы поддержки делопроизводства, соответствующие стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Во многих компаниях разработаны собственные регламенты работы с документами, поэтому система делопроизводства Е1 поддерживает возможность адаптации под специфичные требования.
ЭСКАДО –электронная система комплексной автоматизации. В ней реализованы процедуры управленческого документооборота и делопроизводства в территориально-распределённых структурах. В зависимости от решаемых задач, взаимодействие нескольких обществ или филиалов холдинга осуществляется путем пересылки документов по почте или путем синхронизации документов в базах данных.
1.2. Возможность работы с обращениями граждан
Имеется у системы«ДЕЛО».
1.3. Ведение заседаний
Отсутствует у всех рассматриваемых программ.
1.4. Ведение корпоративного электронного архива
Данный модульимеется в СЭД LanDocs, БОСС-Референт, «ДЕЛО», «Е1 Евфрат», ЭСКАДО.
1.5. Работа с факсами
Возможность имеется у программыБОСС-Референт.
1.6. Работа с поручениями
Такую возможность предоставляют программы«1С:Документооборот 8», БОСС-Референт, Система «ДЕЛО».
II. Управление типовыми деловыми процессами
2.1. Заключение договоров
Данный модуль присутствует в СЭД «1С:Документооборот 8», БОСС-Референт, Система «ДЕЛО», «Е1 Евфрат», ЭСКАДО.
2. Планирование
Функции планирования заложены в программыБОСС-Референт, ЭСКАДО.
3. Управление персоналом
Возможность управления персоналом предоставляетБОСС-Референт.
4. Техническая поддержка
Наличие технической поддержки имеется у СЭД БОСС-Референт, Система «ДЕЛО», «Е1 Евфрат».
5. Клиенты и контакты
Модуль «Клиенты и контакты» позволяет вести базу данных в программах БОСС-Референт, «Е1 Евфрат», ЭСКАДО.
Изучив особенности данных программ, мы пришли к выводу, чтоэлектронный документооборот предоставляет больше возможностей, чем традиционный бумажный документооборот.
На наш взгляд, наиболее функциональной представляется система «БОСС-Референт», так как она позволяет:
