ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РФ В Г.ОРЛЕ И ОРЛОВСКОМ РАЙОНЕ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ.
Прыгунова О.В.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Орловский государственный университет»
documentoved-orel@mail.ru
Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) был образован 22 декабря 1990 года постановлением Верховного Совета РСФСР № 442-1.
Положение о Пенсионном фонде Российской Федерации утверждено постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 27 декабря 1991 года № 2122-1.
Пенсионный фонд Российской Федерации – один из крупнейших и наиболее значимых социальных институтов России. По масштабу решаемых задач деятельность ПФР не имеет прецедентов в истории России.
Государственное Учреждение – Управление Пенсионного фонда РФ в г.Орле и Орловском районе Орловской области образовано 20 марта 2003 года Постановлениями Правления Пенсионного фонда РФ от 25 февраля 2003 г. №24 п.
Приказом Управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по Орловской области от 14 марта 2003 г. №09-лс Начальником Управления была назначена Абрамова Елена Владимировна.
Государственное Учреждение – Управление Пенсионного фонда РФ в г.Орле и Орловском районе Орловской области является самым крупным Управлением в Орловской области, как по числу пенсионеров, страхователей, застрахованных лиц, так и по количеству работающих сотрудников.
Управление Пенсионного фонда в г.Орле и Орловской области находится в государственной собственности, является самостоятельным кредитно-финансовым учреждением. Денежные средства Фонда не входят в состав республиканского бюджета, других бюджетов, фондов и изъятию не подлежат.
Деятельность Государственного Учреждения – Управления Пенсионного фонда РФ в г. Орле и Орловской области обеспечивается системой управленческих документов, составляющих его документационную базу. В Управлении широко используются электронные документы. С 2009 года в Управлении Пенсионного фонда действует система электронного документооборота – распределенная система на базе серверов Lotus Domino, внедряемая в Управление ПФР по Орловской области, представляет собой часть корпоративной системы ПФР и является на данный момент самым мощным из известных средств коллективной работы. Система обладает высокими показателями стабильности и предоставляет пользователям значительные удобства в работе при условии строгого выполнения всех требований по настройке и обслуживанию.
IBM Lotus Domino — надежная и безопасная электронная почта, календарь и средство планирования, а также мощная платформа для совместной работы. [2]
Электронные документы Управления Пенсионного фонда, подписанные электронной цифровой подписью, равнозначны документам на бумажном носителе, оформленным в установленном порядке, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не подразумевается или не установлено требование о составлении такого документа на бумажном носителе.[1]
Подготовка, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные Инструкцией по делопроизводству для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
В электронных документах при оформлении реквизитов, в состав которых входит личная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением личной подписи, отражаются непосредственно в тексте документа. В качестве личной подписи используется электронная цифровая подпись.
При осуществлении внешнего согласования проектов электронных документов в качестве личной подписи, входящей в состав реквизита «гриф согласования», используется электронная цифровая подпись. Оформление реквизита «гриф согласования» без использования электронной цифровой подписи допускается при условии однозначной идентификации лица, проставившего реквизит.
Для подписания электронных документов в Управлении Пенсионного фонда используются электронные цифровые подписи, сертификаты которых выданы уполномоченным удостоверяющим центром. [1]
Обмен электронными документами между отделами Управления осуществляется в рамках использования защищенной системы электронного документооборота. У каждого начальника отдела имеется своя электронная почта.
Прием и отправка электронных документов осуществляются отделом по ведению делопроизводства.
Электронные документы, передаваемые по электронной почте, принимаются (передаются) с использованием официального адреса (адресов) электронной почты начальников отделов Управления.
При получении электронных документов отдел по ведению делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.
Регистрация электронных документов осуществляется отделом по ведению делопроизводства.
Регистрации подлежат все электронные документы, требующие учета и исполнения, а также использования в справочных целях.
При передаче электронных документов на рассмотрение Начальнику Управления, в структурные подразделения и ответственным исполнителям, при отправке электронных документов и их хранении вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные. [5]
Единицей учета электронного документа в управлении Пенсионного фонда является электронный документ, зарегистрированный отделом по ведению делопроизводства.
Контроль исполнения электронных документов (контроль за исполнением поручений, содержащихся в электронных документах) обеспечивается тем же структурным подразделением, которое, обеспечивает контроль исполнения документов на бумажном носителе.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Управления. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
После истечения срока хранения электронные документы подлежат уничтожению на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Начальником Управления Пенсионного фонда в г.Орле и Орловской области. [4]
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном для документов на бумажном носителе.
Список использованных источников:
1. Федеральный закон РФ от 06.04.2011 №63-ФЗ (в ред. от 12.03.2014 N 33-ФЗ) «Об электронной подписи» // ИПП ГАРАНТ.
2. Национальный стандарт ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению (утв. Приказом Росстандарта от 26.10.2010 №327-ст с датой введения 01.08.2011).
3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 №65-ст с датой введения 01.07.2003).
4. Янковая В.Ф. Организация хранения электронных документов / В.Ф. Янковая, М.В. Ларин // Современные технологии. - 2013. - №5. - С.6-17.
5. Назаренко А.А Автоматизация документооборота в организации: распространенные мифы и заблуждения / А.А. Назаренко // Современные технологии. - 2012. - №9. - С.13-19.
