ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: ПРАКТИКА ПРИМЕНЕНИЯ
Фефелова М.В.
Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования
«Волгоградский технологический колледж»
vtk@vtk-portal.ru
В настоящее время никого не надо убеждать в том, что автоматизация делопроизводства позволяет достичь нового качественного уровня в сфере документационного обеспечения управления. Электронный документооборот, активно вытесняющий традиционный, представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Необходимость использования электронных документов в органах исполнительной власти была обозначена еще десятилетие назад. В соответствии с постановлением Главы Администрации Волгоградской области была разработана и внедрена комплексная информационная система «Электронное правительство Волгоградской области».
В Министерстве труда и занятости населения Волгоградской области была введена в эксплуатацию Единая автоматизированная система электронного документооборота (АСЭД) — подсистема комплексной информационной системы «Электронное правительство Волгоградской области».
Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот и организуется при соблюдении следующих основных принципов:
Электронные документы, образы и электронные документы с прикрепленным образом поступают по АСЭД с регистрационно-контрольной карточкой (РКК). После проведения первичной обработки документа, поступившего на бумажном носителе, осуществляется его сканирование, регистрация в АСЭД путем создания РКК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа, и формируется маршрут прохождения документа в зависимости от вида и содержания документа. Регистрационные данные документов и метаданные (данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими) сопровождают документы на протяжении их жизненного цикла и, по сути, отражают все операции, совершаемые с документами в процессе деловой деятельности [3, с. 43].
Уполномоченное лицо формирует резолюцию путем добавления задачи в существующий маршрут прохождения электронного документа, внесения текста резолюции, информации об исполнителе, сроках исполнения, комментариев.
Постановка электронного документа на контроль осуществляется путем изменения маршрута прохождения поступившего электронного документа, добавления задачи «На контроль» с указанием данных о сотруднике, его осуществляющем, и имеющем право снять задачу с контроля после исполнения электронного документа, сроках исполнения электронного документа. Снятие документа с контроля осуществляется после его исполнения сотрудником, имеющим на это право.
Направление исполненного электронного документа в дело осуществляется заполнением в АСЭД поля «Индекс дела», электронный документ направляется в электронное дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Таким образом, все электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в АСЭД.
Очевидно, что электронные формы взаимодействия, существующие в Министерстве, позволяют достичь ощутимого ускорения документооборота. К преимуществам электронного делопроизводства можно отнести: оперативное выполнение информационно-справочной работы за счет создания единого информационного пространства, установление функциональных связей между документами, улучшение взаимодействия структурных подразделений и повышение эффективности работы всей организации.
Однако на практике возникает ряд проблем при использовании АСЭД. Так, при передаче электронных документов в другие организации электронные документы необходимо для придания юридической силы подписывать средствами электронной подписи. Между тем, руководители органов исполнительной власти Волгоградской области и подведомственных им учреждений фактически не используют электронную подпись. Это обусловлено несколькими причинами: первая состоит в том, что у многих руководителей истекли сроки действия ключей электронной подписи, а оформить новые ключи никто не спешит; вторая связана с тем, что руководители ключи электронной подписи получили, но на практике их не применяют [1, с. 31]. Это означает, что для придания документу юридической силы, необходимо выводить электронную копию документа на бумажный носитель и подписывать «живой» подписью руководителя.
Отметим и тот факт, что только документы, отправляемые в органы исполнительной власти или получаемые от них, представлены в электронном виде; при взаимодействии с другими организациями и учреждениями применяется смешанный документооборот. Существенная часть поступающих в организацию документов по-прежнему направляется на бумажном носителе. Это объясняется тем, что разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологии электронного документооборота. Для четкой организации процессов документооборота необходимо регламентировать, все ли виды документов, поступивших на бумажном носителе, следует сканировать для получения их электронных копий и ввода их в АСЭД и определить, будут ли для этого применяться технологии поточного сканирования или достаточным будет более простой вариант.
Электронные документы после их исполнения подлежат обязательному хранению в электронных архивах АСЭД в течение сроков хранения, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи и средств, обеспечивающих возможность их проверки [2, с. 69]. В настоящее время в Министерстве, как и в других организациях, использующих электронный документооборот, не решены вопросы хранения электронных документов. Нормативная и методическая регламентация архивного хранения электронных документов находится в зачаточном состоянии. Правовые акты лишь в самых общих чертах регулируют вопросы применения электронного документооборота в управленческой деятельности, этого явно недостаточно для решения многих проблем, которые могут проявиться, в том числе и при организации долговременного хранения электронных документов.
Таким образом, полностью электронный юридически значимый управленческий документооборот сегодня представляется своего рода «идеальной моделью», к которой необходимо приближаться, поэтапно расширяя сферу применения электронных документов в соответствии с развитием нормативной базы.
Переход к электронному документообороту может быть совершен при создании технической и законодательной базы в данной области. Решение данных проблем позволит значительно облегчить работу с электронными документами, объем которых с каждым годом увеличивается.
Список использованных источников:
1. Вяргизова Л.М. Эффективность использования Единой автоматизированной системы электронного документооборота – подсистемы комплексной информационной системы «Электронное правительство Волгоградской области» в органах исполнительной власти Волгоградской области / Эффективное делопроизводство: теория и практика. Материалы науч.-практ. конференции 18.10.2012. – Волгоград, 2012. – С. 26-33.
2. Храмовская Н.А. Электронные архивы и их правовые проблемы // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2012. – № 3. – С. 66-77.
3. Янковая В.Ф. Документ на бумажном носителе, электронный документ // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2011. – № 2. – С. 39-44.
