РАЗРАБОТКА ИНСТРУКЦИИ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (НА ПРИМЕРЕ СУРГПУ)
Шайхетдинова М.Р.
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Сургутский государственный педагогический университет»
mgr_soc_hum@surgpu.ru
В настоящее время всё актуальнее становится вопрос внедрения и использования систем электронного документооборота (далее СЭД) в высших учебных заведениях. Наряду с задачами делопроизводства, характерными для любого предприятия, делопроизводство учебных заведений имеет собственную специфику, так как документы сопровождают не только управленческую, но и образовательную, научную деятельность, поэтому СЭД позволяет автоматизировать основные виды деятельности образовательного учреждения [3].
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Ханты – Мансийского автономного округа - Югры «Сургутский государственный педагогический университет» (далее СурГПУ) является бюджетным учреждением высшего профессионального образования, реализует образовательные программы высшего, послевузовского и дополнительного профессионального образования [4]. В 2012 году в делопроизводство вуза была внедрена СЭД «DocFlow» (далее «Эврика – 2»). Данная система предназначена для управления документооборотом в организации, включает в себя функционал, обеспечивающий широкие возможности по управлению организацией работы с документами.
В процессе внедрения СЭД в делопроизводство предприятия важно уделить внимание организационным вопросам: разработка концепции развития документационного обеспечения предприятия, плана внедрения СЭД, выбор руководителя проекта и формирование рабочей группы, актуализация действующих регламентов, отражающих процессы ДОУ [1].
Так, при переходе на электронный документооборот и внедрении «Эврика-2» в СурГПУ организационным вопросам, а именно регламентации процесса использования системы, не было уделено должного внимания, хотя регламентация является неотъемлемой частью системы управления.
По ходу регламентации процесса устанавливаются общие требования к выполнению работы. Описание процесса и последующая регламентация являются отличным инструментом для выявления и устранения зон безответственности или пересечения зон ответственности [2].
В процессе внедрения системы электронного документооборота отделом информатизации СурГПУ была разработана инструкция по её использованию. Фактически инструкция представляет собой два файла в электронном виде в формате MS Word: «Инструкция по созданию приказа/распоряжения» и «Инструкция по созданию служебной/докладной записки».
Инструкции состоят из нескольких разделов, однако логика построения структуры не прослеживается. Даны определения некоторым терминам, которые используются в тексте инструкции. Так, охарактеризованы роли участников системы (автор, разработчик, согласователь, исполнитель, читатель) и состояния исполнения документов (новое, в процессе выполнения, выполнено, не выполнено), но определения являются неполными и неточными. Описаны основные правила работы с элементами системы (заполнение определённых полей, нажатие той или иной клавиши). Текст инструкций включают в себя пошаговые действия для совершения самых простых манипуляций в «Эврика – 2»: вход в систему, работа с разделами системы, создание и удаление документов. Каждое описанное действие сопровождается снимками экрана (ScreenShot), что значительно упрощает работу при первом знакомстве с СЭД.
Однако созданные инструкции нельзя использовать для полноценной работы в системе, так как они являются лишь рабочей версией, предназначенной для ознакомления с «Эврикой – 2». Данные материалы значительно облегчили работу сотрудникам, которые занимались тестированием СЭД при её первоначальной установке, но в процессе работы с инструкциями по использованию возникло большое количество дополнительных вопросов.
В тексте отсутствует глоссарий, сотрудникам, впервые столкнувшимся с системой электронного документооборота, будет сложно верно трактовать делопроизводственные термины.
В инструкциях отсутствует логика построения текста. Каждая отдельная операция в СЭД описывается отдельно: «Запуск», «Создание приказа», «Добавление комментариев», «Согласование приказа». Текст инструкции характеризуется отсутствуем системности, описанные действия не зависят друг от друга. Кроме того, описаны далеко не все возможности системы, а лишь её минимум. Так, авторы не уделили внимания процессу контроля исполнения поручений и направлению исполненного документа в дело. Что касается администрирования системы специалистами службы ДОУ, то в инструкции отсутствуют какие-либо указания для их работы. Неясным остаётся, например, каким образом добавлять новых или удалять уволенных сотрудников из базы данных, как создавать должности, изменять наименование структурных подразделений. Поэтому разработанные регламенты нельзя использовать в качестве инструктивных материалов для полноценной работы в системе.
По нашему мнению, так как система электронного документооборота автоматизирует делопроизводственные процессы, то и инструкция к ней должна быть аналогична инструкции по делопроизводству. Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД.
В СурГПУ уже на протяжении 6 лет успешно функционирует система менеджмента качества (далее СМК). Все нормативные и инструктивные материалы оформлены в соответствии с СМК. До перехода на электронный документооборот делопроизводство вуза велось в бумажной форме. Данный процесс регламентирован документированной процедурой «Управление документацией», стандартами предприятия «Порядок составления и оформления документов. Общие положения», «Порядок составления и оформления документов. Оформление реквизитов», «Порядок составления и оформления распорядительных документов», «Порядок составления и оформления информационно-справочных документов». В связи с переходом делопроизводства в электронный вид вышеперечисленные документированные процедуры и стандарты предприятия требуют существенных обновлений. Подавляющая часть положений является неактуальной, так как СЭД, например, позволяет самостоятельно размещать реквизиты документов (исходя из вида документа) в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Таким образом, в настоящее время перед Общим отделом СурГПУ стоит важная задача – разработка полноценной инструкции по использованию системы «Эврика – 2» и переработка документированных процедур. Наиболее рациональным считается следующие структурирование информации в инструкции:
Список использованных источников:
