КОМПЛЕКТОВАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ: ПРАВОВОЙ АСПЕКТ
Медведева О.В.
канд. ист. наук, доцент кафедры библиотечно-информационных ресурсов ТГУ имени Г.Р.Державина.
Вопросы комплектования государственных и муниципальных архивов на современном этапе регламентируются рядом правовых и нормативно-методических документов, в первую очередь - федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации».
Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов закон называет органы власти, организации и граждан, в процессе деятельности которых образуются архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы. Более конкретные сведения по определению источников комплектования содержит один из новых документов методического характера, подготовленный ВНИИДАД, - «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (2012 г.), в котором даются рекомендации по формированию списков источников комплектования. Классификационная схема построения списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива включает 21 раздел, выделенный по функциональному признаку: 1. Государственная власть в Российской Федерации, государственная власть в субъекте Российской Федерации, местное самоуправление; 2. Судебная власть Российской Федерации (Суд. Прокуратура. Защита прав человека) и т.д.
При этом передача документов АФ РФ на постоянное хранение происходит следующим образом. Документы Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ), находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы. Документы АФ РФ, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов, расположенных на территории субъекта РФ, а также находящиеся в частной собственности, могут передаваться в государственные архивы субъекта РФ на основании договора с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела. Следует особо отметить, что этот договор фиксирует не столько передачу документов на постоянное хранение, сколько передачу их в собственность государства. Документы, переданные по такому договору в государственный или муниципальный архив и включенные в состав Архивного фонда страны, возврату в организацию не подлежат. На практике сложился и другой вариант – хранение документов по депозитарному договору, когда право собственности на документы остается за организацией, государственный или муниципальный архив хранит документы столько, сколько оговорено в договоре и пока идет оплата этой услуги по хранению. В том и другом случае делегирование функций по хранению документов другим архивам и хранилищам получило название архивного аутсорсинга.
При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы АФ РФ, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке. В федеральном законе «О несостоятельности (банкротстве)» также сказано, что конкурсный управляющий обязан передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами.
Однако правовые акты по сути не решают вопрос о месте хранения документов территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и других федеральных организаций, расположенных на территории муниципальных образований. Муниципальные архивы не имеют права хранить федеральные документы, но неясно, кто должен оплачивать хранение документов в случае их приема в государственные архивы. Что же касается негосударственных организаций, также не установлен порядок возмещения им расходов на осуществление отбора и передачи в государственные архивы документов, отнесенных к федеральной собственности.
Закон «Об обязательном экземпляре документов» предполагает обязательную поставку в федеральные архивы любого аудиовизуального произведения:
– в Российский государственный архив кинофотодокументов по одному ОЭ документальных фильмов и киножурналов в виде позитивной копии не позднее чем через месяц со дня окончания их монтажа или дубляжа; по одному обязательному экземпляру (ОЭ) документальных видеофильмов; по два ОЭ фотодокументов;
– в Российский государственный архив фонодокументов по два ОЭ фонопродукции, за исключением фонопродукции, созданной для телевидения и радиовещания.
В СССР были созданы первые кино- и фоноархивы, благодаря которым мы сегодня можем увидеть и услышать давно минувшее. Сейчас даже государственные теле- и радиовещательные компании не считают нужным отправлять ОЭ своей аудиовизуальной продукции в соответствующие государственные архивы. Ведь, в случае наличия таких документов в архиве, они будут доступны для многих пользователей. Здесь происходит столкновение авторских прав на информационный продукт и названного закона.
В 2013 г. ВНИИДАД подготовил целый ряд рекомендаций, являющихся результатом комплекса научных исследований и касающихся работы с электронными документами, но они, естественно, носят справочный, методический характер:
- Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций.
- Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах.
- Рекомендации по совершенствованию порядка формирования и ведения списков (баз данных) источников комплектования НТД государственных и муниципальных архивов и др.
Таким образом, основными проблемами комплектования архивов, которые требуют решения, являются место хранения документов территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и других федеральных организаций, расположенных на территории муниципальных образований, несоблюдение требований закона «Об обязательном экземпляре документов», отсутствие правовых основ комплектования электронными документами.
Список использованных источников:
- Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов: метод. реком. / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2012. – 39 с.
- Бурова, Е.М. Архивное законодательство и его применение в практической деятельности архивов организаций. // Делопроизводство. 2013. №1. URL: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?265.
- Алексеева, Е.В. Архивы документов по личному составу // Делопроизводство. 2013. №1. URL: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?22.
- Храмцовская, Н.А. Обязано ли ОАО заключать договор с госархивом? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2009. № 6. С 36.
- Об обязательном экземпляре документов: федеральный закон: официал. текст: по состоянию на 19 декабря 2013 г. [принят 23 нояб. 1994 г.]. Доступ из СПС КонсультантПлюс.