ИСТОРИЯ ФОРМИРОВАНИЯ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ КАК НОРМАТИВНОГО АКТА
Гребенщикова Н.И.
Федеральное государственное образовательное учреждение высшего образования «Орловский государственный институт культуры»
ogiik.infokaf@rambler.ru
Инструкция – нормативно-правовой документ организации, который устанавливает правила, регулирующие организационные, технические стороны деятельности организации, работников организации [9].
Каждая организация должна определить и зафиксировать принципы политики в области управления документами,согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. СИБИД. Управление документами. Общие требования». Создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени должно быть целью данной политики. С помощью разработанной инструкции по делопроизводствулюбая организация может реализовать эту задачу [1].
Инструкция – нормативный документ организации, утверждаемая руководителем учреждения и имеющая обязательный характер для всех работников. Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организацииявляетсяинструкция по делопроизводству (далее инструкция).
История формирования правил по делопроизводству в России начинается в первой половине XVIIIвека. Генеральный регламент,утвержденный Петром I 1720 года определял организацию управления делами в деятельности государственных органов власти.
В1811 году принят Манифест «Общее учреждение министерств», который определил систему министерского устройства, систему делопроизводства и взаимоотношения с другими учреждениями. Манифест включал в себя единые правиладля всех министерств: «Порядок производства дел во всех министерствах, департаментах и отделениях учреждается на общих правилах единообразно; изъятия же из сих правил в некоторых министерствах, по различному свойству их дел, определяется особенными их учреждениями» [5].
Свои изменения в систему делопроизводствапринеслиФевральская буржуазно-демократическая и Октябрьская социалистическая революции 1917 года. С 1917 года начинают создаваться новые законы и декреты о делопроизводстве. Для оформления документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 года «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов: страна составления документа, название ведомства, учреждения, отдела, адрес учреждения или должностного лица, исходящий номер документа и дата по новому стилю [4].
В 1926 года был организован Государственный институт техники управления (ИТУ) дляизучения, совершенствования, рационализации и выработки рекомендаций в области делопроизводства. В 1931 году ИТУ подготовил проект «Общих правил документации и документооборота».В этом проекте последовательно и полно была представлена вся технология работы с документами, подготовка дел к сдаче в архив, архивное хранение. В советский периодэто была первая попытка создания комплексного нормативного документа, содержащего единые нормы организации и технологии делопроизводства[3].
В 1941 году на первом Межотраслевом совещании по оргтехнике был поднят вопрос по улучшению организации ведения делопроизводства. Главное архивное управление стало осуществлять методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях. Был разработан проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». Это положило начало в создании ведомственных инструкций по делопроизводству [3].
Т.В. Кузнецова в своих работах отмечает, что на протяжении 40-х годов проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования, но отсутствие организационно – методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общих норм в области делопроизводства, разобщенность организаций –все это отрицательно сказывалось на управлении и состоянии работы с документами [3].
В начале 60-х гг. возродился интерес к разработке проблем рационализации технологии и техники управления. В 1960 года в Москве по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата состоялось Всесоюзное совещание. Вновь подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства [3].
В 1961 г.постановлением Совета Министров была утверждена «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Основной акцент был сделан на унификации делопроизводственных работ: «Настоящая Инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в совнархозах, министерствах и ведомствах, Советах Министров автономных республик и исполкомах местных Советов депутатов трудящихся»[7].
В 1966 году учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку Единой государственной системы делопроизводства.В 1973 году «Основные положения ЕГСД» были одобрены Госкомитетом СМ СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования [3].
В 80-х годах, в связи с появление новых законодательный и нормативных актов, информационных технологий возникла потребность в переработке ЕГСД. В 1988 году была утверждена вторая редакция ЕГСД, названная Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на все системы документации, а также документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии. ЕГСДОУ являлась своего рода «инструкцией» по делопроизводству, с помощью которой регулировались вопросы по документированию и ведению делопроизводства в организациях [2].
Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденная распоряжением Правительства Российской Федерациив 1992 годусталановым этапом развития делопроизводства в России. Инструкция устанавливала общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственном аппарате с целью совершенствования управления документами на единой основе. Была расписана процедура регистрации документов, построения поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирования дел, составление описей, оперативного хранения дел и передачи их на архивное хранение [3].
В 2000 году была введена новая «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Инструкция устанавливала порядок подготовки и оформления:проектов законодательных актов Российской Федерации;проектов актов президента Российской Федерации;проектов актов Правительства Российской Федерации;проектов нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти;особенности подготовки отдельных видов документов: приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций, протоколов. В инструкции была расписана процедура организации документооборота и исполнения документов, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел,построение поисковых систем для справочной работы, формирование дел, составление описей дел, оперативное хранение дел и архивное хранение. В приложении были даны образцы бланков отдельных видов документов: приказ, распоряжение, бланк письма, протокол, формы номенклатуры дел, описей, акты [8].
В 2009 г. Постановлением Правительства РФ утверждены«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». В правилах предусмотрено, что каждый федеральный орган исполнительной власти с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела [9].
На основе сравнительного анализа инструкций и правил по делопроизводству, следует отметить, что они имеют достаточно единообразную структуру и название разделов. В одних разделы подразделяются на процессы работы с документацией, а в других они несут более общее направление работы с документами. Например, в инструкции 1992 года выделены разделы: составление номенклатуры дел, оформление дел, экспертиза ценности и составление описей дел. В инструкции 2000 года данные разделы включены в более крупные этапы работы с документами: организация документов в делопроизводстве и порядок передачи документов на хранение в архив. Но в целом, инструкции содержат хорошо структурированную информацию делопроизводственных технологий.
Таким образом, инструкция по делопроизводству обобщила многолетний опыт специалистов всех времен. Начиная с Генерального регламента, отмечается важность организации делопроизводства на пути развития государства. Создание правил, сводов законов и других различных проектов в данной области привели к формированию на государственном уровне единой системы организации документационного обеспечения управления.
Список использованных источников:
1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. СИБИД. Управление документами. Общие требования [Электронный ресурс] –Режим доступа: http://base.garant.ru/199686/. – 02.03.2016.
2. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения [Электронный ресурс] –Режим доступа: –http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_94185/. – 19.12.2015.
3. Делопроизводство: учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой – Москва: МЦФЭР, 2004. – 544 с.
4. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: учебное пособие / М.П. Илюшенко. – Москва: РГГУ, 1993. – 79 с.
5. Манифест об «Общем учреждении министерств» [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.hist.msu.ru/ER/Etext/ministry.htm. – 10.03.2016.
6. О форме бланков государственных учреждений [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://istmat.info/node/28976. – 10.03.2016.
7. Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.bestpravo.ru/sssr/eh-gosudarstvo/x5a.htm. – 10.03.2016.
8. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.bestpravo.ru/federalnoje/ew-gosudarstvo/d3p.htm. – 10.03.2016.
9. Янковая В.Ф. Основные виды организационно-распорядительных документов. Инструкция / В.Ф. Янковая // Справ. секретаря и офис – менеджера [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/discuss/138757/. – 20.12.2015.
