ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТАХ
Макаркина М.А., Караваева Е.В.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Вятский государственный гуманитарный университет»
kat.caravaeva@yandex.ru, maria071080@mail.ru
В практике кадрового делопроизводства работодатель (ответственное лицо за ведение кадровой документации) нередко совершает в кадровых документах различного рода ошибки (неумышленные ошибки, опечатки, ошибки вследствие введения в заблуждения), которые приводят к неблагоприятным последствиям. В данной статье проанализируем типичные ошибки в ведении обязательных кадровых документов с тем, чтобы оптимизировать кадровый учёт, т. е. предотвратить совершение ошибок в документах, а значит, и наступление негативных последствий от неверного ведения и оформления данных документов. Рассмотрим распространённые ошибки в следующих организационно-правовых кадровых документах: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков [3].
В практике применения штатного расписания юристы выделяют ряд типичных ошибок работодателя, а именно:
1. Установление по одной и той же должности разных окладов. В данном случае не соблюдается требование статьи 22 ТК РФ о необходимости установления равной оплаты за равный труд. Если работодатель назначает разный оклад по одинаковым должностям, то необходимо или в должностных инструкциях одной и той же должности указать различный объём работ, или присвоить должностям разряды (классы, категории и т. д.), или регулировать заработную плату с помощью надбавок.
2. Установление окладов на период испытательного срока ниже, чем по другим аналогичным позициям. Данное действие работодателя неправомерно, т. к. противоречит статье 70 ТК РФ, согласно которой в период испытания на работника распространяются все права и гарантии, предусмотренные для остальных работников.
3. Несоответствие наименования должностей, профессий, специальностей, с выполнением работ по которым связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, а также несоответствие наименования квалификационных требований к данным профессиям, должностям, специальностям наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Данное нарушение приводит к такому негативному последствию для работника, как непредоставление ему полагающихся льгот. Так, юрист Г. А. Соколова приводит пример действия данной ошибки, в котором вследствие неверного указания в трудовой книжке музыкального работника его должности он был лишён права на досрочную трудовую пенсию.
Немало нарушений допускает работодатель в отношении требований ТК РФ к составлению правил внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР). Специалист по кадровой работе Л. Е. Галайда выделяет комплекс типичных ошибок, связанных с разработкой данного документа [2].
1. Отсутствие в организации ПВТР. Ст. 189 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя «создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда», иными словами, сформировать трудовой распорядок в организации. В ст. 189 ТК РФ написано: «Трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка». Поэтому разработка ПВТР является для работодателя обязательной. Отсутствие в организации ПВТР может быть связано не только с незнанием требования ТК РФ о его обязательности, но и с незнанием порядка разработки данного документа. Например, случай, в котором работодатель, ошибочно полагает, что отсутствие представительного органа работников лишает его права принимать ПВТР. Если отсутствует представительный орган работников, то работодатель должен организовать разработку ПВТР путём издания приказа, исполнительный орган работодателя утверждает ПВТР.
2. Нарушение порядка утверждения правил, проявляющееся, например, в следующем: при разработке ПВТР в качестве приложения к коллективному договору работодатель ошибочно руководствуется процедурой, предусмотренной ст. 372 ТК РФ, хотя, если ПВТР разрабатываются совместно с проектом коллективного договора, являются его приложением (т. е. неотъемлемой частью), необходимо соблюдать процедуру, установленную ТК РФ для принятия коллективного договора.
3. Непризнание значимости работодателем данного документа, проявляющееся в поверхностном, нечётким образом прописанном содержании ПВТР. Однако подобный формальный подход к его составлению может привести не только к бесполезности данного документа, но и к конфликтам между работниками и работодателем. Поэтому в ПВТР должна быть отражена специфика конкретной организации.
4. Нарушение норм трудового законодательства в содержании ПВТР. Так, в ПВТР зачастую указываются неправомерные положения, согласно которым ПВТР не распространяется на работников на период испытательного срока (противоречие статье 70 ТК РФ), а также на работников, не являющихся гражданами РФ (несоответствие статье 11 ТК РФ). Кроме того, в ПВТР работодатель формулирует требования, которые ущемляют права работников. Например, на практике имели место случаи, когда Правила содержали прямое право работодателя принимать меры, направленные на недопущение создания на предприятии профсоюзной организации. В некоторых организациях Правила ограничивают право работников работать в конкурирующих организациях на каких-либо условиях, в т. ч. по совместительству. Данные условия работодатель не вправе включать в ПВТР, т. к. они нарушают права работников, закреплённые в статье 21 ТК РФ.
Рассмотрим ошибки работодателя, совершаемые при ведении графика отпусков.
1. В графике отпусков не отражаются происходящие изменения в сроке отпусков. Если работнику нужно перенести отпуск, ему нужно получить согласие работодателя; если договорённость достигнута, то издаётся приказ о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, на основании которого вносятся данные в график отпусков.
2. Работодатель отказывается перенести отпуск работникам, имеющим право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время. Например, к данным работникам относятся сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ); женщины перед отпуском по беременности и родам или после него (ст. 122, 260 ТК РФ); совместители (им дни отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. 1-ая ст. 286 ТК РФ) и др. Кроме того, ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению с работником должен быть продлён или перенесён на другой срок в случаях, когда сотрудник заболел или выполнял во время отпуска государственные обязанности (ст. 124 ТК РФ). По желанию работника и на основании его письменного заявления работодатель обязан перенести отпуск на другой срок, если отпуск работника своевременно не оплатили или работника предупредили о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала (ст. 124 ТК РФ).
3. Работник отказывается идти в отпуск по графику: работники отказываются идти в отпуск, ссылаясь на то, что у них много работы и их заменить некем. Например, если руководящий работник отказывается идти в отпуск, необходимо при составлении графика собрать с руководящих работников служебные записки, в которых должны быть указаны периоды, в которые они хотели бы отдохнуть (одна из частей отпуска не должна быть меньше 14 дней); затем не позднее чем за две недели до начала отпуска издать приказ и ознакомить с ним работника под роспись.
4. Работника лишают отпуска, если его по каким-то причинам не включили в график отпусков. В данном случае отпуск предоставляется по соглашению между работником и работодателем на основании личного заявления сотрудника.
5. В графике отпусков допущены неточности. Исправление в графике отпусков как первичном учётном документе производится в том же порядке, что и при исправлении в бухгалтерском учёте. Исправление содержит дату внесения корректировок, подписи лиц, составивших документ.
6. Отпуск делится на части без согласия работника: в ПВТР устанавливается обязательное разделение отпуска на части, на основании данного положения кадровики составляют график отпусков. Данный порядок определения срока отпусков является нарушением трудового законодательства, т. к. он ухудшает положение работников по сравнению с трудовым законодательством. Допускается разделение отпуска на части, если оно оформлено в виде заявления работника, на котором проставляется виза уполномоченного лица, или уведомления работодателя с обязательной записью работника «С уведомлением ознакомлен и согласен», его подписью и расшифровкой [1].
Рассмотренные типичные ошибки в обязательных организационно-правовых документах позволяют заключить, что они, с одной стороны, вызваны незнанием основ трудового права; с другой стороны, - формальным отношением к данным документам. Подобные ошибки, в первую очередь, ухудшают положение работников – ущемляют их права, поэтому в случае обнаружения нарушений в штатном расписании, ПВТР, графике отпусков в ходе проверки инспекцией по труду работодатель (должностное лицо) привлекается к административной ответственности в виде штрафа или дисквалификации (в случае повторного нарушения трудового законодательства).
Список использованных источников:
1. Васильева Т. График отпусков: работа над ошибками / Т. Васильева, Н. Корзукова, М. Лапина // Кадровое дело. – 2012. - № 9. - С. 64-70.
2. Галайда Л. Е. Правила внутреннего трудового распорядка: разбираем типичные ошибки [Электронный ресурс]: Электронные текстовые данные – 2008. -Режим доступа: http://www.kadrovik.ru/modules
3. Документационное обеспечение управленческой деятельности: теория и практика: учеб. пособие / Е. А. Юшина, Е. В. Караваева, М. А. Макаркина. Киров, 2012. - 196 с.
