ПОИСК ДОКУМЕНТОВ В СФЕРЕ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
Норватова А.В.
Волгоградский филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения инклюзивного высшего образования «Московский государственный гуманитарно-экономический университет»
v-filial@mail.ru
Каждая организация независимо от своей формы, структуры и вида деятельности ежедневно сталкивается с массивами документов, как созданными самой организацией, так и полученными ею от различных корреспондентов. Для эффективной работы с документами необходима их систематизация, осуществлять которую можно с помощью информационно-поисковой системы по документам.
Информационно-поисковая система по документам состоит из трех основных элементов: регистрации и индексирования документов, создания информационно-поисковых массивов данных и оперативного хранения документов. Без информационно-поисковой системы невозможно обеспечить управление документами, предполагающеереализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации [1].
Регистрация и индексирование документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса (индивидуального номера) с последующей записью необходимых сведений о нем в журналах учета и в иных учетно-регистрационных документах организации. Главное назначение регистрации и индексирования – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления [2].
Регистрационный индекс означает принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри нее. Порядковый регистрационный номер является обязательным элементом индекса в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.
В пределах одной организации должна быть разработана единообразная и стабильная система индексирования. Независимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или структурных подразделениях), индексы должны оформляться по единым требованиям:
- расположение составных частей индекса должно быть постоянным;
- система индексов, применяемая в организации, должна оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.
В качестве условных обозначений рекомендуется использовать цифры, в отдельных случаях к ним добавляются буквенные литеры, индексы могут быть смешанные, то есть цифры и буквы могут использоваться вместе.
Например, буквенные индексы позволяют отделить приказы по личному составу от приказов по основной деятельности. Приказы по личному составу обозначаются с помощью букв к, о или обозначения л/с: 9 л/с, 9-к, 9-о,9 л/с. Приказы по основной деятельности индексируются следующим образом: 9-осн., 18-од.
Также буквенная индексация используется для обозначения различных видов документов: постановления 52-п, распоряжения 29-р, приказа 244-п, справки 21-с. В некоторых организациях (например, в налоговой службе) буквенная индексация используется для обозначения ограниченного доступа к документу. Например: 128 ДСП.
Цифровые индексы чаще всего используются в справках, письмах, записках. Наиболее распространенным является индекс по номенклатуре дел. Например: № 354/09-41, где 354 – это порядковый номер документа, 09 – номер отдела, где находится документ, 41 – номер папки, в которой он хранится.
Нередко индекс включает не только обозначения по номенклатуре дел, но и другие индексы, использующиеся в организации. Например:07-01/24-4, 38/6/6-7232, 2212/08/11, 1580/12/40/34.
Такие обозначения говорят о том, что в организации используются различные классификаторы:
- классификатор структурных подразделений (например: 01 – дирекция, 02 – бухгалтерия, 03 – отдел кадров и т.д.);
- классификатор корреспондентов (01 – ЗАО «Ромашка», 02 – ОАО «Звезда», 03 – ООО «ДИО» и т.д.);
- классификатор видов деятельности;
- классификатор видов документов;
- классификатор исполнителей [3, с. 128].
Смешанный индекс реже используется в организации, он предполагает буквенные и цифровые обозначения. Например, индекс обращений граждан Л-04-10/825, где
Л – обозначает фамилию заявителя (Ломов),
04-10 – номенклатуру дел,
825 – порядковый номер.
Отдельные индексы свидетельствуют о сложной информационно- поисковой системе, выстроенной в организации. Например: 21-3-05/АН-037, ПВ-6-19/178, КФК-и/185, Р-17-22-15/15-3824/. Например, налоговая инспекция использует сложную индексацию для обозначения документов в электронной системе документооборота: 19-12/464СЭД@.
Соотношение индексов документов в организациях представлено на диаграмме (рис.1).
Как видим, в большинстве случаев (45%) в различных организациях используется цифровая индексация, при этом преобладает индекс по номенклатуре дел. В меньшей степени используется буквенная индексация (35%), на последнем месте по использованию – смешанная индексация (20%). Причиной этому сложность таких индексов, для «расшифровки» которых необходимо обращаться к различным классификаторам.
Подводя итог, можно отметить: индексация активно используется в различных организациях для обозначения места создания и хранения документов. Индексируются такие документы, как приказы, распоряжения, постановления, справки, записки, письма. Причем буквенная индексация чаще используется в распорядительных документах, цифровая индексация, преимущественно по номенклатуре дел, используется при переписке. Также для писем характерно применение смешанных индексов.
Таким образом, индексация – это необходимый элемент для организации информационно-справочной работы в делопроизводстве, система поиска документов является основой деятельности, обеспечивающей реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
Список использованных источников:
1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [Электронный ресурс]. – Доступ из информ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
2. Коваленко А.Н. Информационно-поисковые системы по документам: элементы, современное состояние [Электронный ресурс] // Материалы XIV Международной научно-практической конференции студентов и молодых ученых «Энергия молодых – экономике России», Томск, 2013. – http://www.lib.tpu.ru/fulltext/c/2013/C23/V2/103.pdf.
3. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. – М.: Издательский центр «Академия», 2008.