АВТОМАТИЗАЦИЯ В АРХИВАХ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Половнёва М.С.
Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина
uraevairinavic_1608@mail.ru
Автоматизация архивного дела – процесс создания и внедрения автоматизированных систем с целью обеспечения быстрого поиска ретроспективной информации, государственного учёта, а также удалённого доступа к ней. Автоматизация архивов позволит снизить трудоёмкость процесса работы с документами на любом этапе их использования. Вместе с этим, повышается качество работы архивистов, снижается влияние «человеческого фактора», который влияет на оперативность получения информации и за её полноту. Этот фактор зависит от опыта работы архивиста, от его физического состояния и других условий, которые влияют на его работу.
Объектами автоматизации являются функции и направления работы архива, которые изменяются в результате разработки современных информационных технологий.
Как и любая другая сфера, автоматизация архивов имеет свою нормативно – правовую базу, в которую входят как федеральные законы, так и другие документы. Основным документом, регламентирующим архивное дело в целом, является Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» [4]. Ещё одним важным документом является ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Он регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, при применении информационных технологий и в сфере защиты информации [5].
В 1997 г. Росархивом был утверждён и действует в настоящее время Регламент государственного учёта Архивного фонда РФ. Он распространяет своё действие, как на ведение традиционного учёта, так и на учёт в автоматизированном режиме [6]. В 2009 г. приказом Росархива был утверждён Порядок организации и проведения работ по государственному учету и регистрации баз и банков данных, создаваемых в федеральных государственных архивных учреждениях. Он был разработан с целью определение единых требований к проведению работ по государственному учёту и регистрации баз данных и банков данных [1].
В 2012 г. появилась «Концепция развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 г.». Данная Концепция главной целью развития архивного дела считает достижение архивами того уровня, который будет отвечать потребностям современного информационного общества [3]. В 2014 г. был разработан проект «Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог»» [2].
Все эти нормативно – правовые документы нацелены на всестороннее развитие автоматизации в архивах.
Трехзвенность системы архивных учреждений страны обусловила необходимость разработки трех учетно-поисковых программных комплексов (ПК), каждый из которых соответствует определенному уровню архивного учреждения:
При этом программные комплексы первых двух уровней – «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» являются типовыми программными продуктами с возможностями их тиражирования.
Программа «Архивный фонд» представляет собой автоматизированный информационный массив о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда и описи, позволяет автоматически формировать паспорт архива, составлять тексты путеводителей по фондам архива, статистические отчеты, осуществлять контроль за хранением документов, развитием и совершенствованием научно-справочного аппарата. Программа ведёт учёт не только документов на бумажном носителе, но и видео-, кино-, аудиоматериалов на электронных носителях. Есть возможность работы с документами, как в электронном формате, так и в необходимых случаях распечатывать на бумажный носитель. В программу вносятся сведения обо всех описях и делах архива [8].
В заполнении баз данных (БД) «Архивный фонд», «Фондовый каталог» есть свои лидеры - регионы, в которых государственные архивы ввели основную информацию обо всех фондах и описях.
Примером может послужить Краснодарский край. Работа по внедрению ПК «Архивный фонд» началась в 1999 г., но в связи с недостатком технического оснащения архивов этот процесс протекал очень медленно. Перелом произошёл в 2005 г., когда все архивы были оснащены достаточным количеством техники. Это позволило внедрить ПК «Архивный фонд» во все архивы края. Уже к 2010 г. в базу данных была внесена информация о 100% фондов государственных архивов.
К числу таких субъектов также относятся: Удмуртская Республика, Алтайский край, Калининградская, Нижегородская, Свердловская, Тюменская и Челябинская области, Ямало-Ненецкий автономный округ. В 17 субъектах РФ 100% данных введены только госархивами [7].
Для процесса внедрения данных продуктов требуются большие финансовые затраты. Эта проблема решается в рамках федеральных целевых программ «Культура России 2006–2011 годы» и «Культура России 2012–2018 годы». В 2006–2011 гг. для нужд федеральных и ряда региональных государственных архивов (Удмуртской Республики, Алтайского края, Амурской, Брянской, Волгоградской, Иркутской, Липецкой, Ростовской обл. и др.) было закуплено свыше 340 компьютеров. Осуществлен перевод в электронный формат почти 3,5 млн. заголовков дел из описей ГАРФ, РГАЭ, РГАЛИ и РГАВМФ, что обеспечивает возможность включения этой информации в БД «Архивный фонд». Аналогичная работа ведется в регионах за счет средств субъектов Российской Федерации [7].
Использование автоматизированных систем в архивах позволит улучшить информационное обслуживание пользователей и укрепит межрегиональные и межотраслевые связи самих архивов. Для решения данной задачи архивы создают базы данных, которые разнообразны по своей тематике и предназначению.
Помимо ПК «Архивный фонд» зачастую в архивах используются собственные программы. Они создаются с целью уменьшения затрат. Но большое количество таких программ, в какой-то степени, затрудняют работу архивиста. Не все программы имеют функцию перевода информации в другие базы данных. В связи с этим возникает необходимость многократного ввода информации в разные программы.
Таким образом, главный результат автоматизации в архивах заключается в приобретении достаточно широкого опыта работы с базами данных. Среди архивистов возросла компьютерная грамотность, компьютеры стали теперь одним из необходимых средств повседневной работы.
Список использованных источников:
1. Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах [Электронный ресурс]: приказ Росархива от 23.10.2000 № 64 // СПС КонсультантПлюс. – Электрон. текстовые дан. – Режим доступа: компьютер. локал. сеть каб. 414 Фак-та культуры и искусств Тамб. гос. ун-та им. Г. Р. Державина. –Загл. с титул. экрана.
2. Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог» [Электронный ресурс]: письмо Федерального архивного агентства от 05.03.2014 № 4/242-Н // СПС КонсультантПлюс. – Электрон. текстовые дан. – Режим доступа: компьютер. локал. сеть каб. 414 Фак-та культуры и искусств Тамб. гос. ун-та им. Г. Р. Державина. – Загл. с титул. экрана.
3. Концепция развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 г. // Федеральное архивное агентство [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.archives.ru, свободный. – Загл. с экрана. – Яз.рус.
4. Об архивном деле в Российской Федерации [Электронный ресурс]: федеральный закон от 22.10.2004 // СПС КонсультантПлюс. – Электрон.текстовые дан. – Режим доступа: компьютер.локал. сеть каб. 414 Фак-та культуры и искусств Тамб. гос. ун-та им. Г. Р. Державина. – Загл. с титул.экрана.
5. Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Электронный ресурс]: федеральный закон от 27.07.2006№ 125 – ФЗ // СПС КонсультантПлюс. – Электрон.текстовые дан. – Режим доступа: компьютер. локал. сеть каб. 414 Фак-та культуры и искусств Тамб. гос. ун-та им. Г. Р. Державина. – Загл. с титул.экрана.
6. Регламент Государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации [Электронный ресурс]: приказ Росархива от 11.03.1997 № 11 // СПС КонсультантПлюс. – Электрон. текстовые дан. – Режим доступа: компьютер. локал. сеть каб. 414 Фак-та культуры и искусств Тамб. гос. ун-та им. Г. Р. Державина. – Загл. с титул.экрана.
7. Справка об опыте работы архивных учреждений РФ по созданию и развитию системы автоматизированного государственного учёта Архивного фонда Российской Федерации // Архивы России [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://rusarchives.ru, свободный. – Загл. с экрана. – Яз.рус.
8. Шабанова Т.Е. О некоторых актуальных проблемах сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации // Архивы России [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://rusarchives.ru, свободный. – Загл. с экрана. – Яз.рус.
