ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ КАК СОВРЕМЕННАЯ ТЕНДЕНЦИЯ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В АРХИВНОМ ХРАНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ
Полотовская К.А.
ФГОУ ВО «Орловский государственный университет им. И.С. Тургенева»
sun0495@mail.ru
Сегодня в России наблюдается непрерывный рост интереса к системам электронного документооборота. Будучи неразрывно связанными с процедурами управления организацией, документооборот и его автоматизация в значительной степени позволяют структурировать не только управление, но и взаимоотношение с другими организациями. Этим обусловлена актуальность рассматриваемой темы курсовой работы, так как именно электронный архив представляет собой систему хранения документов с четкой структурной организацией, позволяющей обеспечить условия сохранности электронных документов.
Электронный архив – это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск. Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management).
Он представляет собой информационную систему, специальное программное обеспечение, призванное автоматизировать процедуры управления архивным фондом документов организации в соответствии с требованиями государственного нормативного регулирования и спецификой внутренних процессов компании.
Создание и использование архивов электронных документов (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях (это относится, прежде всего, к базам данных, учета ценных бумаг, паспортно-визового контроля, системы «Выборы», а также базам и банкам данных, создаваемым для обработки экономической, демографической, медицинской статистики, данных социологических опросов и др.) [2].
Электронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся в стадии становления. Их появление связано с всеобщей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 году на базе архива кино-, фото -, фонодокументов Москвы был создан Центральный архив документов на специальных носителях. В 1996 году была утверждена Программа информатизации архивного дела России (1997-2000), в соответствии с которой планировалось создать правовые, нормативные и методические документы, регулирующие вопросы применения автоматизированных технологий, статуса машиночитаемых документов, стандарты и нормативы описания документов, типовые решения (автоматизированные архивные технологии, общеотраслевые базы данных) и обеспечение их совместимости и преемственности[2].
Основными направлениями деятельности электронных архивов являются:
"Электронный архив" - это:
• Быстрый и легкий доступ к документам
• Длительное хранение без потери качества документов
• Обязательное соблюдение процедур внесения изменений
• Работа с документами, учитывающими все последние обновления и исправления [5].
Функции электронного архива:
Организация электронного архива документов состоит из 3-х основных этапов:
• Сканирование документов
• Ввод данных в карточки поиска
• Верификация и установка программного обеспечения
Зачем нужно создавать электронный архив на предприятии?
• При создании электронного архива документы систематизируются, что способствует стандартизации процессов работы с документами.
• Информация, хранящаяся в бумажном виде, имеет свойства приходить со временем в негодность.
• Документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян. Неупорядоченная информация, хранящаяся в электронном виде, также может быть потеряна или уничтожена.
Одна из самых важных причин создания электронного архива на предприятии - значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. При существенных размерах архива экономия времени может быть колоссальной [3].
С точки зрения безопасности, электронный архив — это надежное хранилище архивных документов и материалов. Информация находится не в общедоступной базе данных, а на выделенном сервере; передача данных осуществляется по защищенному протоколом SSL каналу. Пользователи работают с электронной копией документа, которую могут изменить или удалить, в то время как исходный документ останется в первоначальном виде.
С точки зрения удобства и комфортности использования, электронный архив — это:
• интуитивно понятный интерфейс, позволяющий осуществлять одновременный доступ к документу неограниченному количеству пользователей;
• возможность быстрого поиска необходимой информации;
• доступ с любого устройства, имеющего выход в Интернет;
• четкая иерархическая структура, автоматически обновляющаяся при добавлении, изменении или удалении документов.
В техническом плане электронный архив представляет собой аппаратный комплекс, в который входит центральный сервер, web-сервер, резервный сервер, компьютеры или мобильные устройства, с которых пользователи могут осуществлять доступ к документам, а также оборудование для ввода данных с бумажных носителей (например, сканер) и принтер для печати электронных документов.
В последнее время, говоря об автоматизации работы архивной службы, часто употребляют термин «электронный архив».
Под электронным архивом понимаются база документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие осуществлять поиск необходимой информации.
В существовании электронных архивов есть ряд преимуществ. Отметим их:
• связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти;
• реализация концепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;
• распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным регламентам.
Электронные архивы позволяют:
• снизить затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена с помощью электронных образов документов, благодаря чему снижаются требования к помещениям, персоналу и другим ресурсам для работы архива;
• значительно сократить потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;
• снизить объём копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов;
• значительно упростить перенос документов из оперативного хранения в архивное;
• контролировать цепочку запросов и получения информации, предотвращая несанкционированный доступ и копирование документов [1].
Таким образом, электронный архив представляет собой систему структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, быстрый и удобный поиск. С точки зрения безопасности — это надежное хранилище архивных документов и материалов. Электронные архивы имеют множество преимуществ, например, они снижают затраты на хранение, контролируют и предотвращают несанкционированный доступ и копирование документов, а также сокращают время обработки запросов и поиск информации.
Список использованных источников:
1. Алексей Рындин. Архив без пыльных полок или способы организации архива предприятия. – [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://citforum.ru. – Дата доступа: 17.11.2015.
2. Бурова Е.М. Архивоведение (теория и методика) / под ред. Е.М. Буровой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2012. - C. 260 - 261.
3. Сергей Мальцев. К электронному документообороту шаг за шагом. - [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://spbit.ru. – Дата доступа: 23.11.2015.
4. Электронный архив - [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://ensiklopedia.ru. - Дата доступа: 21.11.2015.
5. Электронный архив. - [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.archives.su. - Дата доступа: 10.12.2015.
