КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТАМИ ЦЕНТРА ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ДОЛЖАНСКОГО РАЙОНА: ПРОБЛЕМЫ, ПЕРСПЕКТИВЫ
Головина Е.С.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Орловский государственный институт культуры»
ogiik.infokaf@rambler.ru
Архивы как главный источник ретроспективной информации концентрируют в себе сведения о различных сторонах жизни общества, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов России. Роль архивов в современном обществе зависит от состава и содержания хранящихся в них документов, а также от выполнения задач и функций, возложенных на них государством. Правильная организация основное условие воссоздания истории с достаточной объективностью и полнотой.
Одними из наиболее приоритетных и важнейших направлений деятельности государственных архивов являются комплектование Архивного фонда Российской Федерации и экспертиза ценности документов.
Комплектование архива представляет собой систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. [1]
Включению в списки организаций источников комплектования подлежат большинство государственных органов и органов местного самоуправления, а также негосударственные организации, хранящие документы, относящиеся к государственной или муниципальной собственности, образовавшиеся в процессе деятельности их предшественников, являвшихся до приватизации источниками комплектования соответствующих архивов. Все остальные организации включаются в списки источников комплектования на основании соответствующих критериев. При этом негосударственные организации включаются в списки источников комплектования на договорной основе.[2]
Одним из источников комплектования муниципального архива Должанского района Орловской области является казенное учреждение Орловской области «Центра занятости населения Должанского района».
Казенное учреждение Орловской области «Центр занятости населения Должанского района» является некоммерческой организацией, созданной Орловской областью для оказания услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов государственной власти Орловской области в сфере занятости населения.
Основными целями деятельности ЦЗН Должанского района являются:
- обеспечение государственных гарантий в области занятости населения;
- оказание в соответствии с законодательством Российской Федерации Орловской области государственных услуг в области содействия занятости населения и защиты от безработицы, трудовой миграции.
Служба занятости была призвана не только оказывать содействие в трудоустройстве, но и поддерживать материально безработных граждан с помощью пособия, давать возможность повысить квалификацию, получить новую специальность, востребованную на рынке труда. В самые сложные годы служба занятости смягчила социальную напряженность в обществе.[3]
С каждым годом усложнялись задачи, стоящие перед службой, накапливались новые знания и опыт. Результаты деятельности службы занятости показали ее растущее значение в регулировании рынка труда. Служба занятости активно взаимодействует с органами исполнительной власти, работодателями, отделом образования, здравоохранения, сельского хозяйства, социальной защиты населения, отделом по делам несовершеннолетних граждан, военным комиссариатом, отделом внутренних дел, что способствует успешной реализации государственной политики содействия занятости населения.
Организация временного трудоустройства безработных граждан, испытывающих трудности в поиске работы, является одним из направлений программы активной политики занятости.
Проводимый анализ документов, характеризующих деятельность населения, показывает, что для некоторых групп документов можно изменить сроки хранения в сторону увеличения. Так:
- документы с программными показателями по организации содействия трудоустройству безработных граждан хранятся до минования надобности (ДМН), однако состав показателей представляет интерес для демографических исследований в будущем. Поэтому предлагается срок хранения изменить на постоянный;
- отчеты о временном трудоустройстве незанятых безработных граждан и отчеты о распределении безработных по отраслям и профессиям имеют срок хранения 1 год, отчеты характеризуют виды занятости безработных граждан. Эти документы могут служить источником по распределению рабочей силы по отраслям хозяйствования в Должанском районе. Срок хранения необходимо изменить с одного года на постоянный срок хранения.
Такие же выводы можно сделать и по отношению к отчетам о привлечении и использовании иностранной рабочей силы и отчетов о профориентации, соцадаптации и психоподдержке.
Особый интерес представляет статистические отчеты о содействии занятости граждан, обратившихся в центр занятости и приложения к ним, так как по этим документам можно провести анализ и сделать выводы о совпадении прогнозов и действительной занятости населения, поэтому предлагается пятилетний срок хранения увеличить, хранить эти дела «постоянно».
Предлагается изменить в сторону увеличения срок хранения дела сведения о потребности в работниках, наличии свободных мест (вакантных должностей), потому что в концентрированном виде эти сведения найти будет затруднительно.
Эту информацию подкрепляет договоры с предприятиями и организациями об организации оплачиваемых общественных работ, договоры с предприятиями и организациями об организации временного трудоустройства несовершеннолетних граждан, договоры с предприятиями и организациями об организации трудоустройства безработных граждан в возрасте от 18 до 20 из числа выпускников образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, ищущих работу впервые и договоры с предприятиями и организациями об организации временного трудоустройства граждан, особо нуждающихся в социальной защите. Так как это фактические данные и договоры можно оставить на постоянное хранение (в процентном отношении), как образец фактического взаимодействия организации и гражданина.
Интерес представляют и договоры о предоставлении субсидий и субвенций на организацию самозанятости безработных граждан, документы к ним, так как это новая форма взаимодействия гражданина и государства. Этот вид документов так же можно оставить на постоянный срок хранения.
И конечно, интерес представляют личные дела граждан, признанных безработными. Состав документов этих дел раскрывает сущность явления, почему эти граждане не безработные, хотя работы лишились.
Карточки персонального учета граждан, обратившихся за консультацией, содержат обширную информацию, об обратившихся за консультацией. Предлагается эти карточки хранить 75 лет.
Обращения граждан – это документы, характеризующие обращения граждан с самыми насущными проблемами в центр занятости населения. И здесь требуется очень тщательно и дифференцированно рассматривать эти документы, часть из которых в повествовательной форме свидетельствуют об общественных процессах. Наиболее показательные можно хранить «постоянно».
Так же интерес представляют журнал регистрации безработных граждан, направленных на профобучение. В данных документах можно проследить какое количество безработных граждан нуждалось в профобучение и по каким специальностям они обучались. Поэтому здесь так же рекомендуется увеличить срок хранения дел с пяти лет на постоянный срок хранения.
Так же рекомендуется изменить срок хранения списков участников программ по социальной адаптации и социально-психологических тренингов. С помощью этих данных можно узнать, какое количество граждан, признанных безработными нуждалось в социальной адаптации и социально-психологическом тренинге. Поэтому следует данные дела следует хранить 75 лет.
Таким образом, можно сказать, что для создания источниковой базы о работе центра занятости населения в Должанском районе необходимо увеличить сроки хранения вышеперечисленных документов. Расширение сведений о занятости населения значительно пополнит исторические сведения о демографических процессах, происходивших в Орловской области в начале XXI века.
Список использованных источников:
1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук: утв. приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16 февраля 2009 г. № 68. URL:http://www.rusarchives.ru/lows/pohkuidaf.shtml.
2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук: утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19. URL:http://www.rusarchives.ru/lows/pohkuidaf.shtml.
3. Устав Казенного учреждения Орловской области «Центр занятости населения Должанского района»: утв. приказом Управления труда и занятости Орловской области от 11 января 2011 г. №1
4. Номенклатура дел Казенного учреждения Орловской области «Центр занятости населения Должанского района»: утв. Директором Казенного учреждения Орловской области «Центр занятости населения Должанского района» 15 декабря 2011 года.
5. Ермолаева А.В. Документационное обеспечение услуг в сфере занятости населения / А.В. Ермолаева // Делопроизводство. ? 2014. ? №3. URL: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?348
6. Янковая В.Ф. Формирование документального фонда организации: Номенклатура дел / В.Ф. Янковая // Справ. секретаря и офис-менеджера. ? 2012. ? № 8. ? С. 35-39.
