СЛОЖНОСТИ РАБОТЫ ГБУТО «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ» С КОММЕРЧЕСКИМИ ОРГНИЗАЦИЯМИ КАК ЕГО ИСТОЧНИКАМИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ
Пожидаева В.В.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Тюменский государственный университет»
555w.w333@mail.ru
Согласно архивному законодательству источниками комплектования государственного архива могут быть как государственные, так и
негосударственные (коммерческие) организации. Если в ходе работы
с государственными организациями не возникает много вопросов, то при работе с коммерческими организациями можно натолкнуться на множество «подводных камней».
Определенно, при включении организации в Список организаций-источников комплектования государственного архива (далее – список источников) соблюдается определенный алгоритм. С государственными органами и органами местного самоуправления все довольно просто – они включаются в список источников на основании закона – в обязательном порядке (если они соответствуют критериям по отнесению организаций
к источникам комплектования). [1]
Работа государственного архива с коммерческими организациями осуществляется на основании договора о взаимоотношениях в области архивного дела и делопроизводства. [2] Но перед тем как заключить договор,сотрудники государственного архива осуществляют следующую работу:
- анализвсего комплекса нормативных, распорядительных, организационных документов организации, в ходе которого уточняются функции организации, ее структура, наличие вышестоящих и подчиненных (подведомственных) организаций;
- ознакомление с постановкой делопроизводства для установления полноты и качества документирования деятельности (анализ инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, который позволяет раскрыть состав образующихся в организации документов). [3]
Вся аналитическая работа проводится только с согласия руководства организации и без ответного желания руководителя входить в список источников, получить это согласие довольно сложно. Для этого специалистам государственного архива необходимо представить все плюсы сотрудничества организации с государственным архивом и правильно их аргументировать.
Если организация подходит по всем критериям, то в ее адрес направляется письмо с предложением о сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела и включении в список источников.
В случае положительного письменного ответа организации, разрабатывается проект соответствующего договора.
В договорах оговариваются:
• возможность изменения состава принимаемых документов (управленческая, специальная или научно-техническая документация будет приниматься на госхранение);
• форма передачи документов (безвозмездно);
• срок передачи документов (непосредственно после утверждения описи дел или по истечении определенного срока от 1 года до 10 лет с учетом практического использования документов собственником, отсутствия условий хранения документов, возможности архива на прием документов);
• условия в области использования документов (право ограничения доступа к документам без согласия организации, установлении срока использования документов – по истечению 10, 20, 30 лет со времени создания документов или после передачи их в госархив, право на первую публикацию и др.);
• отсутствие (снятие) грифа «коммерческой тайны»;
• порядок упорядочения документов (экспертиза ценности и упорядочение документов проводится организацией или работниками госархивов
по договору);
• вид носителя принимаемых документов.[4]
Особую роль при заключении договора с коммерческой организацией занимает обсуждение критериев доступа к документам, которые будут передаваться на госхранение и сроков хранения документов непосредственно
в организации. Часто организация, которая подходит по всем критериям для включения в список источников, отказывается от сотрудничества
с государственным архивом, боясь нарушить авторское право своих разработчиков и создать прецедент разглашения коммерческой тайны,
так как согласно архивному законодательству документы, поступившие на госхранение, являются общедоступными для пользователей.
Также, исходя из наработанной практики работы государственного архива
с коммерческими организациями, важно обговорить в договоре виды документов с грифом «коммерческая тайна» и срок его действия.
Если данный вопрос не будет урегулирован, то в ходе последующей работы
с организацией могут возникнуть сложности. Например, при передаче документов на госхранение организация передает документы не полным комплексом, ссылаясь на то, что данные документы являются конфиденциальными.
Часто данная проблема возникает при работе с крупными организациями, уже являющимися источниками комплектования госархива и имеющими свои разработки в области нефтяной и газовой промышленности, строительства и других технических разработок.
Ограничение доступа к документам так же влияет и на качество работы при составлении описей дел постоянного хранения и по личному составу. Ведь, как правило, работники, на которых возложены обязанности по ведению архивного делопроизводства, не имеют доступ к конфиденциальным документам, включая их в опись только исходя из слов других сотрудников, которые, в связи
со своей некомпетентностью в данном вопросе, могут ошибаться при формировании и оформлении дел.
Во многих организациях не предусмотрено отдельно выделенного лица, занимающегося только архивным делом, обычно на сотрудника возлагаются функции архивиста, и он, будучи бухгалтером, кадровиком или секретарем занимается архивным делом не систематически, не планомерно, как должно,
в авральном порядке.
Чаще всего сотрудники(а зачастую и сами руководители организаций), занимающиеся архивным делом в организации, не до конца осознают важность выполняемой им работы. Как правило, такие проблемы возникают
с небольшими организациями, имеющими штат менее 500 человек.
Узкий профиль специалистов, отвечающих за архивное делопроизводство,
а также специалистов отвечающих за делопроизводство в отделах является первопричиной такой проблемы как плохая сохранность документов. Частая смена работников, как правило, в коммерческих организациях (как в прочем и в государственных) не сопровождается проверкой наличия дел, акты приема–передачи документов не составляются, ознакомление сотрудника с фондом организации не происходит.
В связи с этим, продолжение сотрудничества государственного архива
с такой организацией теряет смысл, и организация исключается из списка источников, вне зависимости от сферы ее деятельности, так как документы постоянного хранения попросту не сохранятся до передачи их на госхранение.
При возникновении подобных проблем, со стороны государственного архива пишется письмо-предупреждение с указанием всех недостатков
и нарушениях архивного делопроизводства, в котором указываются условия дальнейшего сотрудничества. Если организация не выполняет данные условия, без веских на то причин, то она исключается из списка источников по инициативе государственного архива (после согласования с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации).
Справедливо заметить, что со стороны коммерческой организации также может поступить предложение о расторжении договора. Обычно причинами расторжения договора по инициативе организации является ее ликвидация или реорганизация с перемещением головного офиса в другой город.
Несмотря на то, что специалисты государственного архива систематически оказывают методическую и практическую помощь организациям – источникам комплектования: помогают при составлении номенклатур дел, описей дел постоянного хранения и по личному составу, инструкций по делопроизводству, положений об архиве, консультируют специалистов при формировании дел, при необходимости оказывают практическую помощь – с каждым годом, число коммерческих организаций в списке источников становится все меньше.
Так, в списке источников ГБУТО «Государственный архив Тюменской области»на 1999 год числилось 56 коммерческих организаций
из 286 источников,на 2005 год – 53 организации из 137 источников, в списке
на 2008 год – 42 организации из 134 источников. В 2010 году из списка были исключены сразу 20 коммерческих организаций, в результате список стал насчитывать22 организации из 127 источников комплектования,в 2014 году были исключены еще 4 коммерческие организации. Сегодня
в список источников включено 15 коммерческих организаций, одна из которых находится на стадии ликвидации. К сожалению, это очень маленькое число,
а значит, есть необходимость в активизации решения возникшей проблемы.[5]
На сегодняшний день одними из главных задач ГБУТО «Государственный архив Тюменской области» при работе с коммерческими организациями являются сохранение их в списке источников и его пополнение организациями, представляющими разные сферы деятельности региона для наиболее полного раскрытия производственного уровняи истории региона.
Список использованных источников:
1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук / М-во культуры и массовых коммуникаций РФ, Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД. - М. - 2007. - 187 с.
2. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2004. - № 43. - 4169 с.
3. Пожидаева В.В. Проблемы включения негосударственных организаций в список источников комплектования ГБУТО «Государственный архив Тюменской области» и пути их решения // Тюменский исторический сборник. Вып. ХVII. Тюмень. Издательство Тюменского государственного университета. - 2015. - С. 375-379
4. Методические рекомендации «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов», согласованные с ЦЭПК Росархива 30 октября 2012 г. // Архивы России
URL: http://archives.ru/ (дата обращения 03.01.2016)
5. Абайдулина И.В. О работе Государственного архива Тюменской области с негосударственными организациями - источниками комплектования: проблемы и перспективы / И.В. Абайдулина // Информационный бюллетень. Управление по делам архивов Тюменской области. - Тюмень. - 2015. - № 21. - С. 163-166
