ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ МУЧКАПСКОГО РАЙОНА
Мишина Ю.В.
Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина
uraevairinavic_1608@mail.ru
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно - методическими документами.
Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением уничтожения.
Все документы, поступающие в архивный отдел администрации Мучкапского района проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.
В архивном отделе администрации Мучкапского района входящие документы регистрируются в журнале «Электронная почта» и в журнале «Входящие документы». В журнале «Электронная почта» регистрируются все входящие документы, которые отделу прислали по электронной почте. В журнале «Входящие документы» регистрируются документы, которые приходят письмом, по факсу или наручно, а также регистрируются документы на отпуск сотрудников, о принятии на работу.
В журнале письменных обращений граждан, жалоб и заявлений регистрируются все письменные заявления граждан.
Регистрационный номер складывается из порядкового номера документа и номера дела по номенклатуре [6, с.140]. Порядок регистрации документов в данной организации производится следующим путем: пишется автор запроса, адрес, телефон, дата запроса, содержание запроса, название выданного документа, №, дата выданного документа, расписка в получении или дата отправки.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел [2, с. 103]. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.
Формированием дела в организации занимаются лица, ответственные за документацию: начальник архивного отдела и главный специалист.
Контроль за формированием дел в данном структурном подразделении осуществляет начальник архивного отдела.
К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки [5, с. 87].
Дело, в которое подшиваются документы организации, представляет собой твердую папку, на обложке которой указываются:
—?название организации;
—?название структурного подразделения;
—?номер дела по номенклатуре дел;
—?заголовок дела по номенклатуре дел;
—?дата (год формирования дела);
—?количество листов (сведения заполняются в конце календарного года);
—?срок хранения документов (в соответствии со статьей перечня).
В дело работники архивного отдела не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см. Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. Если создается больше документов, относящихся к этому делу, заводится новый том с тем же заголовком [1, с. 190].
Оформление дел - это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.
Оформление дел проводится работниками архивного отдела. В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу [3, с. 176].
Полное оформление дел предусматривает оформление реквизитов обложки по установленной форме: нумерацию страниц, составление заверительной надписи, составление в необходимых случаях внутренней описи дела, подшивку или переплет, внесение необходимых изменений в обложку [6, с. 143].
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
Архивный отдел администрации Мучкапского района обеспечивает сохранность документов, хранящихся в данной организации.
Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием [4, с. 84].
Архивный отдел администрации Мучкапского района размещается в приспособленном для хранения архивных документов здании. Здание архивного отдела представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использования архивных документов. Расположение, оборудование помещения обеспечивает сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, техники безопасности и производственной санитарии.
Для обеспечения сохранности документов в архивном отделе осуществляются:
- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещение хранилищ, средства охраны, средства климатического контроля и т.д.);
- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный режим, световой, охранный режим и т.д.).
Постоянное хранение документов в архивном отделе осуществляется в темноте. Все виды работ с документами проводятся при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным. Естественное освещение в хранилище архивного отдела осуществляется окраской стекол. Для защиты документов в данном отделе применяют хранение в переплетах, папках, коробах, шкафах.
В помещении хранилища архивного отдела, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается оптимальный температурно-влажностный режим - температура 18-19?С, относительная влажность воздуха 50%.
В архивном отделе противопожарный режим в здании регламентируется соответствующими нормативными актами РФ в области противопожарной безопасности.
Охранный режим архивного отдела обеспечивается комплексом мер, а это: оборудование отдела средствами охранной сигнализации, опечатывание помещений, соблюдение пропускного режима.
Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение [7, с. 54]. Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для временной работы, как сотрудникам архивного отдела, так и сторонним организациям. При выдаче дел сотрудникам отдела с них берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок до одного месяца[5, с. 60].
На дело, выданное сотрудникам архивного отдела, заводят карту - заместитель дела. Она оформлена верно и содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.
За сохранность документов в архивном отделе несут ответственность его работники.
Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются в архивный отдел [1, с. 178].
В настоящее время различают два способа хранения дел: горизонтальный и вертикальный. В архивном отделе администрации Мучкапского района используется вертикальный способ хранения дел. Дела расставлены подобно книгам на полке. На корешках дел проставляют номера и индексы, что позволяет их находить сравнительно легко и быстро.
Выемка из дела какого-нибудь документа, как правило, не допускается. И лишь в исключительных случаях с устного или даже письменного разрешения руководителя такая выемка может быть произведена. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование по определенной форме. Этот акт вкладывают на место изъятого документа и хранят до возвращения последнего. При возвращении документа акт уничтожают.
Дела возвращаются в тот же день. Выносить их из здания предприятия или его структурного подразделения можно только с письменного разрешения начальника архивного отдела [4, с. 59].
Таким образом, в результате изучения и анализа формирования и хранения дел в архивном отделе администрации Мучкапского района Тамбовской области было выявлены недочеты в оформлении отдельных документов, что существенно затрудняет быстрый поиск документов, обеспечение сохранности документов и учет количества дел.
Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем и передачу документов в архив.
Учет архивных документов в архивном отделе администрации Мучкапского района осуществляется в полной мере в соответствии с требованиями современного законодательства.
Обеспечение сохранности в архивном отделе администрации Мучкапского района осуществляется в недолжной степени, так как в архивном отделе не создаются страховой фонд и фонд пользования. Также в архивном отделе не осуществляется такой вид обеспечения сохранности как реставрация и консервация, в совокупности это может привести к износу архивных документов, что в свою очередь - к потере архивных документов. А обеспечение сохранности архивных документов является одной из основных задач архивов.
Список использованных источников:
1. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - М.; Новосибирск, 2005. - 343 с.
2. Кирсанова М.Б. Современное делопроизводство / М.Б. Кирсанова. - М., 2009. - 246 с.
3. Кудряев В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. - ИНФРА-М., 2004. - 134 с.
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Т.В. Кузнецова. - М.: ЮНИТИ, 2003. – 543 с.
5. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. / М.В. Стенюков. -. — М.: ПРИОР, 2003. - 290 с.
6. Румынина Л.А. Делопроизводство / Л.А. Румынина. - М., 2007. – 267 с.
7. Чуковенков А.Ю. Оформление документов / А.Ю. Чуковенков - М., 2008. -134 с.
