ИЗ ОПЫТА РАБОТЫ АРХИВНОГО ОТДЕЛА КЛИНЦОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
Сердюкова Е.И.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Орловский государственный институт культуры»
ogiik.infokaf@rambler.ru
Архивный отдел входит в состав Клинцовской городской администрации Брянской области и выполняет функции муниципального архива. В систему архивного отдела включены архивохранилища документов по личному составу и управленческой документации[3].
Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации; Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»; законом Брянской области «Об архивном деле в Брянской области»; Положением Клинцовской городской администрации; постановлениями и решениями Клинцовской городской администрации и Положением «Об архивном отделе Клинцовской городской администрации»; Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов.
Основными направлениями деятельности архивного отдела являются: комплектование отдела документами, обеспечение сохранности и их учет; удовлетворение прав граждан на архивную информацию; исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан, организация использования архивных документов; осуществление методического руководства архивным делом в структурных подразделениях администрации, муниципальных предприятиях и учреждениях[5].
Одним из видов услуг, оказываемым архивным отделом Клинцовской городской администрации является исполнение запросов граждан социально правового характера и запросов организаций по документам архива. Означенные запросы исполняются на основании Административного регламента оказания муниципальной функции «Рассмотрение обращений граждан в администрации Клинцовского района» [4].
На хранении в архивном отделе Клинцовской городской администрации находятся 210 архивных фонда насчитывающих 21949 дела, в том числе дел постоянного хранения - 13170 и дел по личному составу - 8779, документы на электронных носителях и фотодокументы. 1943 годом датируются первые документы, которые поступили на хранение в городской архив.
Архивные фонды комплектуются в соответствии со списком учреждений-источников комплектования. Двадцать шесть организаций входят в список организаций-источников комплектования Клинцовской городской администрации.
В структуре архивного отдела, согласно штатному расписанию, предусмотрено шесть штатных единиц: начальник отдела, специалист 2 категории, 4 специалиста. Функционально, помимо общих задач отдела, сотрудники делятся на занимающихся обращениями граждан и на проводящих экспертизу ценности документов. Рабочие места всех сотрудников компьютеризированы. Работа выполняется как при помощи системного и прикладного программного обеспечения общего назначения, так и с использованием специализированного программного комплекса «Архивный фонд 4».
Обеспечение сохранности архивных документов в Архивном отделе Клинцовской городской администрации осуществляется в соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов[2].
Архивный отдел имеет свое помещение с отдельным входом в здании Клинцовской городской администрации, насчитывает 3 рабочих кабинета общей площадью 54 кв. метра и 3 архивохранилища общей площадью 311 квадратных метра. Данное помещение выделено в 2008 году, в нем произведен капитальный ремонт помещений, была заменена электропроводка, устройство пожарной и охранной сигнализации.
Помещения хранилищ безопасное в пожарном отношении, гарантировано от затопления, имеет запасной выход. Электропроводка в хранилищах скрыта, установлены штепсельные розетки. Общие и поэтажные рубильники расположены вне помещений хранилищ. Так же оборудована система кондиционирования воздуха, поддерживается оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов, контролируемый психрометром и гигрометром, который размещен в главном проходе на стеллаже. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
Наружные двери архивного отдела и хранилищ имеют металлическую облицовку и прочные запоры. Хранилища в рабочее время закрыты на ключ.
Хранилища оборудованы стационарными металлическими стеллажами общей протяженностью 885 погонных метров архивных полок, в качестве вспомогательных средств хранения применяются металлические сейфы. Стеллажи установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, установленные в соответствии с нормами. Документы размещены на стеллажах с использованием коробок, папок и оберточной бумаги.
Все помещения архивных хранилищ, а так же стеллажи, полки пронумерованы. Присутствуют постеллажные и пофондовые топографические указатели. Карточки постеллажного топографического указателя составлены на каждый стеллаж и располагается по порядку номеров стеллажей. Карточки пофондового топографического указателя составлены на каждый фонд и расположены в порядке номеров фондов.
В архивном отделе в начале и по окончании отопительного сезона обследуют помещения хранилищ и документов для своевременного обнаружения насекомых и плесени. Сотрудники архивного отдела проводят влажную уборку помещений. Так же в архивном отделе 1 раза в 5 лет проводится проверка наличия и состояния документов.
Одним из основных направлений деятельности архивного отдела является исполнение запросов социально-правового характера, поэтому большое значение сотрудниками архивного отдела придается исполнению запросов граждан и организаций, выдаче архивных справок, копий, выписок.
Порядок обращений граждан производится личным приемом, почтой или электронной почтой. В специально установленные дни и часы производится прием посетителей лично. При невозможности личного посещения архива запрос можно отправить почтой, при этом необходимо приложить ксерокопии трудовой книжки. Работа по исполнению запросов производится только на основании письменных заявлений-анкет от граждан и организаций. На сайте предложены бланки типовых заявлений-анкет с учетом тематики запросов социально-правового характера, которые можно скачать и заполнить самостоятельно. Это такие заявления-анкеты как о заработной плате, о льготном стаже, о награждении, о трудовом стаже, о переименованиях организаций, об образовании, которые и поступают в Архивный отдел Клинцовской городской администрации.
Поступившие по почте заявления при приеме проверяют правильность адресования, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов, а также наличие всех сведений необходимых для исполнения запроса. Регистрация заявлений производится в журнале поступающих документов, в нижнем правом углу документа ставится штамп, в котором указываются дата поступления и регистрационный номер. Сотрудник отдела обращается к справочным документам, которые помогают определить, в каком фонде вести поиск запрашиваемых сведений. Запросы, требующие сведения о нескольких лицах, регистрируют отдельным запросом на каждого человека и на каждое лицо отдельно составляют архивные справки. Поступивший запрос проверяют по базе данных исполненных запросов или по журналам регистрации заявлений и писем граждан, организаций на повторяемость за текущий и два предыдущих года. Ответ на запрос составляют в двух экземплярах, один отправляют заявителю, а другой экземпляр подшивают вместе с запросом. Результаты работы над запросом в архивном отделе оформляют в виде архивных справок и по просьбе заявителя выдаются на руки или направляются по указанному в заявление-анкете адресу обычным письмом. Выдают архивные справки, архивные копии и архивные выписки при предъявлении паспорта или иного документа удостоверяющего личность [4].
Основная масса запросов в архивный отдел Клинцовской городской администрации поступают о заработной плате и трудовом стаже.
В 2015 году в архивный отдел поступило 1628 запросов от граждан и юридических лиц, в том числе: Тематических – 110; Социально-правовых : 1487 (о заработной плате –787; о трудовом стаже –412; о льготном стаже – 58; о награждениях – 43; о праве собственности на землю –187); Прочих – 31.
При рассмотрении запросов основными показателями качества в архивном отделе Клинцовской городской администрации являются: своевременно рассмотрение письменных запросов заявителей, предоставление заявителям полную и достоверную информацию о ходе рассмотрения запросов; удобство и доступность получения информации заявителями, что и является актуальными задачами архивного отдела.
Список использованных источников:
1. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 02.03.2016) "Об архивном деле в Российской Федерации" [Электронный ресурс] –Режим доступа: – https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/, свободный. –Загл. с титул. Экрана. – Яз. Рус.
2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19) [Электронный ресурс] – Режим доступа: – http://base.garant.ru/190736/#ixzz43FxnBCMn, свободный. –Загл. с титул. Экрана. – Яз. Рус.
3. Положение о Клинцовской городской администрации (утв. Постановлением Клинцовской городской администрации от 16.12.2009 № 1535 (в редакции Постановления Клинцовской городской администрации от 30.12.2011г. № 3706)) [Электронный ресурс] –Режим доступа: – http://www.klinci.ru/polojenie/, свободный. –Загл. с титул. Экрана. – Яз. Рус.
4. Административный регламент оказания муниципальной функции «Рассмотрение обращений граждан в администрации Клинцовского района» [Электронный ресурс] – Режим доступа: – http://www.klinrai.ru/documents/reglament-i-standarty-uslug/other/detail.php?ID=3144, свободный. – Загл. с титул. Экрана. – Яз. Рус.
5. Положение об архивном отделе Клинцовской городской администрации: (утв. Распоряжением Клинцовской городской администрации от 28.04.2012 № 257-р.) [Электронный ресурс] – Режим доступа: – http://pandia.ru/text/78/435/37945.php, свободный. – Загл. с титул. Экрана. – Яз. Рус.
