ДОКУМЕНТЫ ДЕПАРТАМЕНТА СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА КАК ИСТОЧНИК ИСТОРИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Котова Т.В.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Орловский государственный институт искусств и культуры»
ogiik.infokaf@rambler.ru
Департамент сельского хозяйства Орловской области (далее - Департамент) является органом исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области, осуществляющим функции по выработке региональной политики и нормативно-правового регулирования в сфере агропромышленного комплекса. [1]
Департамент сельского хозяйства Орловской области является одним из источников комплектования архивного фонда Орловской области, следовательно, сохранение сведений о деятельности сельскохозяйственных предприятий и отбор документов сельскохозяйственного профиля на постоянное хранение является одной из важнейших задач, стоящих, как перед самим Департаментом, так и перед Правительством Орловской области.
Документальный фонд Департамента составляют документы, созданные в Департаменте и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Формирование документального фонда учреждения осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи на архивное хранение.
Для составления номенклатуры дел и определения сроков хранения документов в Департаменте применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558.
На основании Номенклатуры дел Департамента, принятой в 2013 году, определены документы постоянного срока хранения. В состав таких документов входят: приказы и директивные указания Министерства сельского хозяйства РФ; постановления и распоряжения Правительства Орловской области, указы и распоряжения Губернатора области; приказы об основной деятельности Департамента; должностные регламенты специалистов Департамента; положения о Департаменте и его структурных подразделениях; сводный и годовые бухгалтерские отчеты; разрешения на проведение внутрихозяйственных работ, связанных с нарушением почвенного покрова; перспективные программы развития отраслей сельского хозяйства области; основные показатели развития сельского хозяйства в области; документы по объектам капитального строительства в рамках Федеральной целевой программы; основные показатели развития сельского хозяйства области; реестры получателей социальных выплат из федерального и областного бюджетов по ФЦП; отчеты о ходе реализации Федеральной целевой программы «Социальное развитие села до 2013 года»;информация о состоянии торговли на территории Орловской области; анализ результатов мониторинга средних цен на социально значимые продовольственные товары первой необходимости и т.д. [3]
Во избежание утраты исторических сведений, хранящихся в документах с постоянным сроком хранения Департамента необходимо, прежде всего, оформление дел в соответствии с Правилами оформления дел и подготовки их к передаче на архивное хранение.
При формировании дел в Департаменте соблюдают следующие правила:
а) помещать в дело исполненные документы, соответствующие
по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
б) помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
в) помещать приложения вместе с основными документами;
г) группировать в дело документы одного календарного года,
за исключением переходящих дел;
д) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
е) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
ж) по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине
не более4 см.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Дела со дня их заведения до передачи на архивное хранение или уничтожение хранятся по месту их формирования.[2]
Для учета, систематизации, раскрытия содержания и оперативного поиска единиц хранения архивного фонда используется архивный справочник в виде описи дел.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения.
Описательная статья описи дел постоянного срока хранения имеет
следующие элементы:
а) порядковый номер дела (тома, части) по описи;
б) индекс дела (тома, части);
в) заголовок дела (тома, части);
г) дата дела (тома, части);
д) количество листов в деле (томе, части);
е) срок хранения дела.
Перед внесение заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
а) заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
б) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);
в) порядок нумерации дел в описи - валовый;
г) порядок присвоения номеров описям структурных подразделений соответствует номенклатуре дел;
д) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
е) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
ж) многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».
Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, наличии копий и т. п.[4]
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел.
По правилам дела должны размещаться в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафы, сейфы и т. п. для обеспечения их сохранности и защиты от воздействия пыли и солнечного света, однако в Департаменте сельского хозяйства данные требования не выполнены.
Департамент сельского хозяйства Орловской области является одним из источников комплектования архивного фонда Орловской области, а дела с постоянным сроком хранения представляют особую ценность при изучении истории Орловского края, как аграрного. Сохранение документов Департамента задача первостепенной важности для обеспечения потомков сведениями о развитии Орловской области, так как Департамент сельского хозяйства регулирует широкий круг деятельности области.
Для обеспечения сохранности документов Департамента сельского хозяйства необходимо соблюдение ряда условий:
- выделение помещения под ведомственный архив учреждения;
- назначение ответственного лица, отвечающего за сохранность дел;
- оборудование помещения необходимой мебелью;
- создание условий для соблюдения температурно-влажностного и светового режима.
Список использованных источников:
1. Постановление Правительства Орловской области «Об утверждении положения о Департаменте сельского хозяйства Орловской области».- 2009.
2. Распоряжение Правительства Орловской области «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти Орловской области».- 12.05.2011.
3. Номенклатура дел. // Департамент сельского хозяйства. - 2013.
4. Полоса Е.Л. Составляем описи дел // Секретарь-референт.- 2013.-№3.
5. www.delo-veb.ru - все о делопроизводстве
