СОДЕРЖАНИЕ ТЕРМИНА «ДОКУМЕНТ»: РАЗЛИЧНЫЕ ДЕФИНИЦИИ В СОВРЕМЕННОМ ОБЩЕСТВЕ
Бурмистрова Е.С., Чудинова К.А.
Сургутский государственный педагогический университет
Burmistrova2@yandex.ru
Термин «документ» используется во всех сферах человеческой деятельности. Трактовка термина по-разному варьируется в каждой из научных дисциплин, которые его используют. Разбирая слово по составляющим изначального понимания, мы получаем информацию, что «документ» (documentum) – от латинского слова «docere» - учить, извещать. Из латинского языка данный термин, с течением времени, распространился во все европейские языки. В русском языке вышеуказанный термин появился в начале XVIII века.
Среди исследователей нет единого подхода к определению понятия «документ». «До настоящего времени – отмечает М.В. Ларин – в документоведении и архивоведении не выработано чёткого, однозначного и общепринятого термина «документ». Вместе с тем такая дефиниция необходима для развития теории документоведения» [3].
В. Ф. Янковая предлагает определение термина как языковой единицы, являющейся названием специального понятия какой-либо сферы научной или профессиональной деятельности. Автор выделяет важнейшее свойство термина - конвенциональность: т. е. термин всегда является «результатом особой сознательной коллективной договоренности», выражая через свое определение наиболее существенные признаки соответствующего понятия [5]
Н.С. Ларьков предложил следующую трактовку понятия: «документ» – это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме, созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени [4].
Для определения понятия «документ» используются и общетеоретические положения, разработанные философией, логикой, документоведением, информатикой, а также положения, содержащиеся в нормативно-правовых актах [1].
Длительный путь трансформации понятия «документ» при разработке нормативных правовых актов в области документоведения и делопроизводства, прослеживается, на том как понятие, в его историческом развитии, сформулированное в ГОСТ Р 51141-98, определяется в ранее действующих нормативных правовых актах. Так ГОСТ 16487-70 трактует это понятие как средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной деятельности и мысленной деятельности человека, а ГОСТ 16487-83 - как материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве [4].
В делопроизводстве термин «документ» и его определение стандартизованы, и согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», термин документ формулируется как документированная информация, зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [2]. Исходя из этого определения, можно сделать вывод, что документ - сложный объект, состоящий из родовых и видовых понятий. К родовым понятиям относятся:
- документированная информация;
- материальный носитель;
- реквизиты;
- идентификация.
Видовые понятия, в свою очередь, будут раскрывать родовые, например: виды материальных носителей, какие реквизиты используются в том или ином документе, каким образом была зафиксирована информация и т.д.
Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано с предметом их исследований.
Для историка документ ценен прежде всего той информацией о прошлом, которую он заключает в себе, причем не только в содержании, но и во внешнем виде - почерке, химическом составе бумаги, водяных знаках и т. п. Таким образом в его случае «документ» можно толковать прежде всего как материальный носитель с зафиксированной на нем информацией о прошлом.
В делопроизводстве нужно обеспечивать быстрый поиск документа, а также проследить за его движением в документообороте, начиная с момента его создания и заканчивая отправлением на хранения. Кроме того, важно быть уверенным в подлинности документа. Отсюда особое внимание к официальным реквизитам: бланку установленного образца, подписи, печати, регистрационным номерам, дате. В этом случае документ понимается в первую очередь как официальная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и учитывать.
У архивиста основные задачи - сохранить документы в целости для дальнейшего использования и обеспечить их учет. Содержание документа и его внешняя форма интересуют архивиста лишь постольку, поскольку они представляют ценность для его клиентов. Функция учета объединяет архивиста с делопроизводителем, но в другом их миссии различаются: архивист обязан сохранить и сам документ, и реквизиты неизменными в том виде, в каком они поступили в архив. Поэтому он склонен трактовать документ как помещенный на хранение материальный носитель с идентифицируемой информацией, имеющей потребительскую ценность.
Юристу, для осуществления своей деятельности, необходимы документы, находящиеся как в делопроизводстве, так и хранимые в архиве. Его они интересуют в случае конфликта, участники которого преследуют противоположные интересы. В этом случае критическое значение приобретает вопрос о подлинности. Поэтому юридическая ценность документа тем выше, чем труднее его подделать или исказить. Сам документ для юриста - это, прежде всего, информация, подлинность которой удостоверена и не может быть оспорена.
Кроме того, общество не стоит на месте, развиваются и технологии создания документов. Специалисты все чаще используют автоматизированные средства для создания, обработки и хранения документов. Сегодня документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени. Поэтому, возможно, и в понятие «документ» в скором времени будут добавлены и другие родовые признаки, которые будут определять понятие в целом совсем по-другому, нежели сегодня.
Список использованных источников:
- Арасланова,В.А., Вестник СурГПУ Сборник научных трудов. Вып.3(10). - Сургут: РИО Сур ГПУ, 2010. - С. 44.
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (введен в действие 1 января 1999 г.). – М.: ИПК Издательство стандартов, 2003. – С. 2.
- Ларин, М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. № 1. – С.5.
- Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – С. 42, 49.
- Янковая В. Ф. Терминология в области управления документами // Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2011. - № 9 [Электронный ресурс]. Режим доступа26.03.2013: https://www.mcfr.ru/journals.htm, свободный. – Загл. с экрана.