РАЗВИТИЕ СЛУЖЕБНОЙ ПЕРЕПИСКИ В РОССИЙСКОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Плынская А.Б.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Орловский государственный университет»
documentoved-orel@mail.ru
Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, формуляры, разновидности официальной корреспонденции, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, свидетельствуют о том, что уже в X веке в Древнерусском государстве существовала культура написания деловых и частных писем.
Во все периоды деятельности государственного аппарата деловому письму уделялось должное внимание: на правительственном уровне принимались решения по вопросам документирования и обработки этих документов. Большое значение в развитии отечественного делового письма имел период XVI-XVIII в.в., когда деловое письмо приобрело такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, опредёленное расположение материала, стабильный состав реквизитов.
В XIX веке Россия стала империей деловой переписки. Деловые письма этого периода обладали такими чертами как: профессионально-производственная специфичность, этикетность, многотемность, ориентированность на личность, диалогичность и т.п. Порядок составления деловых писем и оформление реквизитов каждой их разновидности зависел не столько от назначения документа, сколько от инстанции государственного управления, куда он посылался. Поэтому одна и та же разновидность документа имела разные варианты оформления реквизитов. Однако состав реквизитов бланков писем XIX - начала XX в.в. во многом схож с современными деловыми письмами.
Октябрьский переворот 1917г. кардинально изменил, сложившуюся на протяжении веков, технологию делового письма. Уровень делового письма резко понизился. Советская деловая переписка не всегда оформлялась на бланках формата А4, иногда в качестве материала для написания письма использовались тетрадные листы в клеточку, калька и даже оборотная сторона листков отрывного календаря. Тексты деловых писем в значительной мере освободились от специфических канцелярских клише и громоздких синтаксических оборотов. Для языка советских деловых писем было характерно наличие образно-экспрессивных средств. Зачастую они носили агитационно-пропагандистскую направленность, составлялись от первого лица и выражали личное отношение автора к фиксируемым событиям.
При сопоставлении деловых писем различных исторических периодов и современных аналогов можно обнаружить существенные отличия. Это связано с тем, что традиции составления деловых писем менялись с течением времени. Эти изменения затрагивали оформление, реквизитный состав и расположение реквизитов на листе бумаги, а также языковые параметры документов. Однако отмеченные изменения не носят глобального характера, и деловые письма, разделённые десятилетиями, во многом похожи, что свидетельствует о преемственности в создании деловых писем, наличии национальных традиций, постоянстве целевых интересов и функциональных условий.
В настоящее время деловая письменная речь стала доступнее и обыденнее, однако письмо как искусство не стало цениться меньше. В повседневной жизни человек, виртуозно владеющий письменным словом, обладает активом, который может помочь ему, его близким, его организации красиво решить многие вопросы.
Письмо – это своего рода презентация, но без оратора, без жеста и мимики, без слайдов и микрофона [3]. При этом адресат может сосредоточиться только на тексте, а грамотно составленный текст не оставит ни малейшего шанса для отрицательного решения вопроса.
К сожалению, у большинства людей деловое письмо сегодня ассоциируется с тоскливым, неизбежным, отнимающим кучу времени и по большому счету бесполезным занятием. При этом они забывают о том, что когда человек пишет, он материализует свою мысль, превращая ее в мощный инструмент воздействия на адресата послания. С помощью письма можно изменить окружающий мир, добиться необходимых решений, создать у окружающих выгодное представление о себе и своих делах. Однако многие люди не делают этого, потому что не привыкли, не умеют, не всегда знают как правильно оформить такого рода документ.
Исходя из вышеизложенного, становится очевидной необходимость владениями навыками делового письма для современного специалиста - документоведа. Ведь именно деловая переписка является важнейшим звеном современной деловой коммуникации, от которого зависит успех деятельности, имидж и репутация любой организации, учреждения или предприятия, а также отдельно взятого сотрудника или должностного лица.
Кроме того, очевидна необходимость серьезного и логически верного подхода к написанию делового письма. Невыполнение требований, предъявляемых к деловой корреспонденции может привести к затруднению работы с официальными документами, а также лишить письмо юридической и практической значимости.
Описание правил оформления, особенностей, структуры и содержания современных деловых писем можно найти во многих книгах и специализированных статьях по делопроизводству. В частности, этой проблемы касались такие современные авторы как М.Ю. Рогожин, М.В. Кирсанова, Н.Н. Анодина, Н.Е. Басовская, П.В. Веселов, Е.С. Игнатьева и многие другие. Наиболее важные сведения об основных правилах ведения деловой переписки и образующих ее документов изложены автором множества книг по делопроизводству и ведущим «Горячей линии» журнала «Кадровые решения» М. Ю. Рогожиным в работе "Документы делового общения" [5]. В данной книге даются практические рекомендации, касающиеся работы с различными видами деловой корреспонденции, в том числе с электронной перепиской.
Кроме того, нельзя не учитывать эффективность этикетных формул, арсенал которых в русском речевом этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех всего дела. Этикетным и речевым формулам, используемым при написании деловых писем, посвящено множество статей. В частности роли обращения в деловом письме посвящена статья кандидата филологических наук Е.Н. Басовской "«Разрешите обратиться…» (выбор формы обращения в деловой переписке)" [1, с.24-29], в которой рассматривает зависимость обращения от адресата, а также типология обращений со стилистическими комментариями специалистов.
К сожалению, многие составители деловых писем, не обращают внимание на трудности словоупотребления, использования грамматических форм современного русского языка, а также на правила орфографии и пунктуации, забывая о том, что это негативно отражается на имидже организации в целом, а также говорит адресату письма о низком уровне образования составителя документа.
Таким образом, владение искусством делового письма, а также знание норм и требований, предъявляемых к современной деловой переписке, помогут специалисту в области делопроизводства избежать казусов и не ударить в грязь лицом даже перед самым серьёзным адресатом.
Список использованных источников:
