АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ
Константинова О.А.
Государственная бюджетная организация Среднего профессионального образования Колледж сферы № 3, г. Москва
olga1-92@mail.ru
Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер, который ведется с использованием особого класса информационных систем - систем электронного документооборота.
Проблемой, требующей пристального внимания в документоведении, является документная коммуникация, которая вплоть до последнего времени изучалась главным образом в рамках отдельных направлений и этапов работы с документами. Между тем глобализация информационных процессов требует более пристального внимания к исследованию документных потоков, документных каналов, коммуникационных барьеров, к выяснению места и роли документной коммуникации в общей системе социальной коммуникации.
Увеличение объемов информации стало предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации. В настоящее время состояние информационных технологий в документационном обеспечении управления можно охарактеризовать:
-наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;
-созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;
-расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;
-включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств [1].
В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой качественного улучшения автоматизированной системы документационного обеспечения управления, так как постоянно растущие объемы дополнительной информации требуют необходимость принятия незамедлительных управленческих решений.
Автоматизации процессов документооборота становится все более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес-процессов и внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами в определении методики и выборе программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса.
На рынке сложилась некоторая диспропорция: поставщики программного обеспечения, пытаясь решать задачи, с которыми они сталкиваются на практике, усложняют программное обеспечение. Это приводит к дополнительным сложностям при его внедрении и, соответственно, увеличивает стоимость проекта [3].
Рынок систем автоматизации документооборота в настоящее время находится в стадии становления. Несмотря на весьма впечатляющий список производителей систем, в той или иной степени решающие задачи такого уровня, на рынке отсутствуют однозначные лидеры. Да и у потенциальных покупателей не всегда имеется четкое представление о том, что они хотят получить в результате, так как, как правило, не готовые к такому уровню сложности, стремятся получить более легкое решение за меньшую цену.
При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются только необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации.
К системам данного направления относятся русифицированные версии популярных западных систем: DocsOpen (PC DOCS), Link Works (DEC), Staff ware (Staff ware PLS), Lotus Notes (Lotus-IBM).
Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:
Собственные разработки российских компаний: система LanDocs; система Effect Office; система «Документ 2000»; система «Евфрат».
Результаты сравнения различных программных продуктов по автоматизации документационного обеспечения управления, конечно, относительны и не могут свидетельствовать об абсолютных преимуществах и недостатках той или иной системы. Поэтому при выборе системы автоматизации следует производить:
Организации может быть важна не вся совокупность потребительских свойств систем, а только некоторые из них. С одной стороны, именно присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны, разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием и в каждой из них могут появиться те или иные характеристики, отсутствовавшие в более ранних версиях.
Исходя из своих материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей каждая организация самостоятельно приобретает необходимую систему на рынке офисных программных продуктов и услуг.
Список использованных источников:
1. Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банк. технологии. - 2008. - №7. - С.57-59
2. Белая, Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. - 2013. - №3. - С.40-47
3. БОСС-Референт [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.boss-referent.ru/about/
4. Дело [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
