Современные средства организации делопроизводства
Берлина М.Ю.
Государственная бюджетная организация среднего профессионального образования
Колледж сферы № 3, г. Москва
olga1-92@mail.ru
Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации. Эту функцию выполняют или специальные структурные подразделения (управления делами, общие отделы, секретариаты, канцелярии) в крупных учреждениях или секретари там, где управленческий аппарат не велик.
Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных.
В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.
В основном все документы подготавливаются с помощью текстовых и графических редакторов, возможности которых рассмотрены ниже, и затем уже в печатном варианте передаются исполнителям.
Таким образом, осуществить контроль за их исполнением становится достаточно сложно. Чтобы упростить задачу контроля, програмистами разработана система автоматизированной регистрации и контроля исполнения документов на базе программы -Outlook. Введение компьютеризированной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу.
Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной техники. Развитие техники и новых информационных технологий позволяет для решения одной из основных задач делопроизводства - создания документов - использовать различные текстовые редакторы.
Эта среда дает возможность оперативного редактирования документов, использования готовых форм (шаблонов) при составлении основных видов документов, многократного тиражирования созданных документов и многое другое.
Список использованных источников:
1. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере / Д.В. Васильев. – М.: Стрикс, ПРИОР, 2009, - 512 с.
2. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: учеб. пособие для студентов вузов / И.Н. Васильева. – М.: Финансы и статистика, 2010, - 376 с.