РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ БАЗ ДАННЫХ СТУДЕНТАМИ СурГПУ, КАК ОДНО ИЗ ПРИОРИТЕТНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ ОПТИМИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СУРГУТСКОГО АРХИВА
Бурмистрова Е.С., Минеева М.Л.
Сургутский государственный педагогический университет
Burmistrova2@yandex.ru
Архивный отдел Администрации г. Сургута является одним из самых крупных архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. Его фонды включают управленческую документацию, а также документы, отражающие социально-экономическое, политическое и культурное развитие г. Сургута и Сургутского района с1863 г. Официально Сургутский архив образован в1937 г., когда в стране шла организация архивных учреждений районного звена. В 1940 – 1950-е гг. в архиве собиралось до 1,5 тысяч дел, которые затем обрабатывались и отправлялись в окружной и областной архивы на постоянное хранение. Только с1968 г. решением Тюменского областного исполнительного комитета Сургутский архив стал учреждением с постоянным хранением документов на месте. В1992 г. в связи с реорганизацией Сургутского городского исполнительного комитета в городскую администрацию архив передан в штаты управления делами администрации города [2].
Сегодня Архивный отдел является структурным подразделением исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления городской округ город Сургут – Администрации города Сургута и уполномоченным органом по осуществлению отдельных государственных полномочий Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.
Отдел сотрудничает более чем с 200 предприятиями, учреждениями, организациями города и района. Желающим наладить делопроизводство, архив оказывает методическую и консультативную помощь в организации этой работы. Специалисты отдела консультируют по самому широкому кругу вопросов: начиная с ознакомления с нормативными актами, ГОСТами, правилами оформления документов и заканчивая тем, как правильно подготовить дела на передачу в архив, на ведомственное хранение, каковы должны быть условия сохранности документов. Основу работы архивного отдела по совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений составляет проведение комплексных и тематических проверок, в ходе которых не только и не столько дается оценка состояния делопроизводства и архива, сколько оказывается практическая помощь [3].
Главной целью любого архива является выявление и сохранение документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.
В настоящее время в архив приняты на хранение дела (документы по личному составу) от 800 ликвидированных организаций. Такие документы хранятся 75 лет и служат основанием для социально-правовой защиты граждан. Тематика обращений в архивный отдел Администрации г. Сургута широка: от жизни и деятельности отдельных лиц, изучения своей родословной до организации различных служб города и района; истории образования, культуры, здравоохранения, транспорта, местной промышленности, вопросы юридического и социально-правового характера [1].
Одним из приоритетных направлений деятельности отдела является информатизация архивного дела, а именно процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путём внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.
Так, в архиве используются следующие информационные продукты:
1. Общеотраслевой автоматизированный программный комплекс «Архивный фонд».
2. Электронный фонд пользования документов Администрации города Сургута. Электронный фонд пользования представляет собой совокупность электронных копий документов (особо ценных и наиболее востребованных архивных документов, описей к документам) Архивного фонда, записанную на цифровые носители, и предназначенную для использования вместо подлинников документов.
3. Программные продукты компании ООО «Архивные Информационные Технологии»: «Учёт обращений граждан и организаций», «Фотокаталог» [4].
4. База данных «Учет архивных документов фондов личного происхождения в архивном отделе Администрации города Сургута».
Кроме того, ещё одним информационным продуктом, используемым отделом, является база данных «Сведения о юридических лицах, зарегистрированных на территории г. Сургута с 1991 по 2002 гг.», созданная в рамках сотрудничества архивного отдела Администрации города Сургута и государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Сургутский государственный педагогический университет». База разработана с использованием прикладной программы Microsoft Access 2007, предназначенной для создания баз данных, обеспечивающих удобное и надежное управление информацией, хранящейся в таблицах.
База данных «Сведения о юридических лицах, зарегистрированных на территории г. Сургута с 1991 по 2002 гг.» содержит данные фонда № 33 «Департамент по экономической политике администрации муниципального образования город Сургут», который обеспечивает процесс регистрации юридических лиц, филиалов, представительств, индивидуальных предпринимателей на территории города [5].
Сегодня при исполнении социально-правовых запросов, обеспечивающих права граждан, специалистами активно используется информация данного фонда, а база, в свою очередь, используется как информационно-поисковая система юридических лиц, позволяющая:
– осуществлять быстрый поиск по наименованию организаций;
– вводить информацию об организациях.
Для осуществления быстрого поиска необходимых данных, нами был создан запрос, представленный в виде всплывающего поискового окна с просьбой внести наименование организации, в котором, после внесения появляются, запрашиваемой информации, появляются данные в виде таблицы со столбцами (название организации, форма собственности, председатель, дата создания, дата ликвидации, основание и примечания).
Для пополнения базы данных информацией об организациях, нами создана форма «Ввод информации об организациях», в которой предусмотрены следующие графы: название, форма собственности, председатель, дата создания, дата ликвидации, фонд, опись, дело, лист, примечание.
Таким образом, база данных «Сведения о юридических лицах, зарегистрированных на территории г. Сургута с 1991 по 2002 гг.» и другие информационные продукты, разработанные студентами-докуметоведами, позволяют:
- существенно сократить временные затраты и улучшить качество работы специалистов архивного учреждения,
- обеспечить соблюдение архивного законодательства в части оперативного обеспечения граждан необходимой социально-правовой или культурно-просветительской информацией.
Список использованных источников:
