ФОРМИРОВАНИЕ, ВЕДЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ МУЧКАПСКОГО РАЙОНА ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Мусорина О.А.
Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина
omusorina@mail.ru
В администрации Мучкапского района кадровыми вопросами занимается отдел информатизации организационно-правовой работы и информатизации администрации района. Основным законом, на который опирается администрация Мучкапского района, является
ФЗ от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе РФ».
В процессе своей деятельности отдел информатизации организационно-правовой работы и информатизации администрации Мучкапского района занимается подбором личных дел муниципальных служащих.
Личное дело - это совокупность документов, которые содержат наиболее полные сведения о муниципальном служащем и о прохождении им муниципальной службы. Оно оформляется после издания распоряжения о назначении на должность (приеме на работу). Распоряжение составляется на основании личного заявления работника и заключенного трудового договора, подписывается главой администрации Мучкапского района и подается на ознакомление и подпись работнику.
Все документы личного дела помещаются в обложку дела, на которой проставляется регистрационный номер, а также фамилия, имя, отчество муниципального служащего, на которого заводится дело.
Сначала в личное дело группируются документы, оформленные в процессе приема на работу, далее – все остальные документы, которые будут отражать трудовую деятельность служащего администрации Мучкапского района.
В личное дело включают следующие документы:
Заявление работника о приеме на работу, пишется разборчиво от руки самим работником. В верхнем правом углу указывается адресат, т.е. кому адресовано заявление (глава Мучкапского района), Ф.И.О., адрес места жительства, контактные данные сотрудника, поступающего на муниципальную службу. Затем пишется текс заявления (с изложением просьбы о приеме на работу, указанием наименования должности, наименования структурного подразделения), ставится дата и подпись сотрудника. На заявлении проставляются соответствующие визы согласования и резолюция руководителя администрации Мучкапского района.
При заполнении анкеты необходимо использовать паспорт (или другой документ, удостоверяющий личность), трудовую книжку, военный билет, документ об образовании и т.д.
В личное дело помещается заключенный трудовой договор между муниципальным служащим с одной стороны и главой Мучкапского района с другой стороны. До основного текста в трудовом договоре прописываются следующие реквизиты: наименование вида документа (ТРУДОВОЙ ДОГОВОР) и регистрационный номер. Далее указываются сведения о работодателе и работнике.
Трудовой договор состоит из следующих разделов:
После ознакомления с трудовым договором обе стороны проставляют подписи, которые подтверждаются печатью администрации Мучкапского района.
Отдел организационно-правовой работы и информатизации администрации Мучкапского района на каждого муниципального служащего в администрации в первый день его работы заводит личную карточку (форма №Т-2 ГС (МС)).
Личная карточка муниципального служащего состоит из следующих разделов:
1. «Общие сведения». В данном разделе представлена информация о муниципальном служащем, а именно: Ф.И.О., дата рождения, место рождения (код по ОКАТО), гражданство (код по ОКИН), знание иностранного языка (код по ОКИН), сведения об образовании (код по ОКИН), стаже работы, семейном положении, адрес места жительства и телефон.
2. «Сведения о воинском учете», являются:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
3. В раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» вносятся сведения по мере работы муниципального служащего в администрации.
4. Раздел «Присвоение квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания» содержит информацию о присвоении квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинском звании, а также сведения о надбавках.
5. В раздел «Аттестация» вносятся данные о прохождении муниципальным служащим процедуры аттестации.
6. В разделе «Повышение квалификации» отмечаются сведения о дате начала обучения и окончания, виде повышения квалификации, наименовании образовательного учреждения и месте его нахождения, основании.
7. Раздел «Профессиональная переподготовка» содержит информацию о дате начала и окончания переподготовки, специальности (направлении), документе (дипломе, свидетельстве), его наименовании, номере и дате, основании.
8. В разделе «Государственные и ведомственные награды, почетные звания» указывается наименование награды (поощрения), документ (наименование, номер и дата).
9. В раздел «Отпуск» вносится сведения о виде отпуска (ежегодном, учебном, без сохранения заработной платы и др.), о количестве календарных дней отпуска, о дате начала и окончания и основании.
10. «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством» - вписываются сведения о наименовании льготы, документе (номере и дате выдачи) и основании.
11. Раздел «Дополнительные сведения» может содержать информацию, которую муниципальный служащий самостоятельно сообщает о себе (например, сведения о наличии водительского удостоверения).
12. «Основания прекращения трудового договоров (увольнения)». В этом разделе указывается формулировка причины увольнения работника на основании соответствующей статьи ТК РФ, которая полностью должна повторять запись в трудовой книжке.
Лист ознакомления муниципального служащегос нормативно-правовыми актами подшивается в конце личного дела, включает сведения о том, что муниципальный служащий ознакомлен со следующими документами:
- правилами внутреннего трудового распорядка администрации Мучкапского района.
- штатным расписанием.
- коллективным договором.
- должностной инструкцией.
- положением об отделе.
- положением о премировании и оплате труда.
Передача личного дела в архивный отдел администрации Мучкапского района для хранения производится при увольнении работника с муниципальной службы. Документы хранятся в специализированных шкафах, которые располагаются в архивном отделе администрации Мучкапского района.
Таким образом, работа с кадровыми документами в администрации Мучкапского района ведется отделом организационно-правовой работы и информатизации администрации Мучкапского района. Личные дела муниципальных служащих оформляются после издания распоряжения о назначении на должность. Распоряжение составляется на основании личного заявления работника, подается на ознакомление и подпись работнику. Распоряжение подписывает глава Мучкапского района. Личные дела хранятся в архивном отделе администрации Мучкапского района в специализированных шкафах и не выдаются на руки муниципальным служащим, на которых они ведутся.
