ПРОБЛЕМЫ И ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ В ДЕПАРТАМЕНТЕ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА
ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Дерябиной О.С.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Орловский государственный институт искусств и культуры»
ogiik.infokaf@rambler.ru
В настоящее время во многих учреждениях и организациях различной формы собственности существует проблема организации и хранения документов по личному составу. Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. К таким документам, относятся:
-распорядительные документы (приказы; распоряжения)
-личные карточки работников (форма Т-2; Т-2ГС(МС);
- личные дела;
- трудовые книжки;
- лицевые счета работников по заработной плате; - расчетные ведомости по заработной плате;
- книги регистрации приказов по личному составу.
Проблемы относительно документов по личному составу, их оформления, использования и хранения встречаются во всех организациях, в том числе и в Департаменте сельского хозяйства Орловской области.
Департамент сельского хозяйства Орловской области является органом исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области, осуществляющем функции по выработке региональной политики, нормативного правового регулирования, правоприменительные функции в сфере агропромышленного комплекса, включая животноводство, ветеринарию, растениеводство, плодородие почв, регулирование рынка сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия, пищевую и перерабатывающую промышленность, устойчивое развитие сельскохозяйственных территорий, в сфере промышленного рыболовства, земельных отношений, государственного надзора за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники.
Вследствие того, что в данном учреждении отсутствует отдел кадров как подразделение, организация работы с документами по личному составу возложена на помощника руководителя и специалиста второй категории приемной руководителя Департамента сельского хозяйства Орловской области, на них возложена обязанность по оформлению всех распорядительных документов по личному составу. К ним относятся приказы по личному составу (приказы о премировании, приказы по командировкам).
Отдел кадров Департамента сельского хозяйства располагается в Аппарате Губернатора и Правительства Орловской области, поэтому большая часть документов по личному составу сосредоточена именно там. К ним относятся такие документы, как: личные дела, трудовые книжки, личные карточки работников, лицевые счета.
Таким образом, можно говорить о том, что организация работы с документами по личному составу, формирование дел, их разрозненное хранение является особенностью Департамента сельского хозяйства. При том количестве работников, которые в данный момент являются сотрудниками данного учреждения, а также для повышения качества работы с кадровыми документами целесообразно создание отдела кадров или подразделения, занимающегося работой с документами по личному составу, непосредственно в Департаменте сельского хозяйства.
Как и в любой другой организации, в Департаменте сельского хозяйства Орловской области формирование документального фонда происходит в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел организации определяет порядок формирования дел, систематизацию и группировку исполненных документов в дела, индексацию и сроки хранения документов; она является основой для составления описей дел постоянного и временного сроков хранения.
Основными нормативными актами, в которых установлены общие требования по организации работы с документами, как на стадии делопроизводства, так и на стадии подготовки их к дальнейшему хранению, являются:
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68;
- Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02.
Формирование дел, определение мест их хранения (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен исполненный документ) осуществляют сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за правильным формированием дел, наличием и состоянием дел осуществляет экспертная комиссия Департамента сельского хозяйства Орловской области.
Стоит отметить, что собственный ведомственный архив в данном учреждении отсутствует. Все документы по личному составу хранятся в Объединенном архиве организаций по сельскому хозяйству. В нем хранятся приказы по личному составу работников Департамента сельского хозяйства Орловской области, личные карточки формы Т-2 на уволенных работников, личные дела и счета или ведомости по начислению заработной платы работникам Департамента. Обращение к данным документам происходит со значительными временными и трудовыми затратами, это приводит к снижению качества и оперативности ведения кадрового делопроизводства в
Департаменте сельского хозяйства Орловской области. Создание ведомственного архива позволит решить данную проблему и обеспечить более качественное хранение документов по личному составу, а также быстрый доступ к ним при необходимости.
Таким образом, можно выделить основные проблемы организации и хранения документов по личному составу в Департаменте сельского хозяйства Орловской области:
- отсутствие отдела кадров;
- отсутствие ведомственного архива как структурного подразделения.
Устранение данных проблем позволит повысить качество и оперативность ведения текущего кадрового делопроизводства, а также упорядочить хранение и обращение к архивным документам по личному составу.
Список использованных источников:
1. Нормативно - методический документ «Положение о Департаменте сельского хозяйства Орловской области», которое является приложением к Постановлению Правительства Орловской области от 30.04.2009 года №21 «Об утверждении положения о Департаменте сельского хозяйства Орловской области».
2. Нормативно-методический документ «Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти Орловской области», которая является приложением к Распоряжению Правительства Орловской области от 12.05. 2011 года №197-р
3. Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления
4. http://www.rusarchives.ru/ - сайт Архивы Росси
5. http://www.bibliotekar.ru/ - сайт Библиотерь.Ру
