ПРАКТИКА ФОРМИРОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ СУРГПУ

ПРАКТИКА ФОРМИРОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ СУРГПУ 

Борис К.К.

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

«Сургутский Государственный педагогический университет»

f_soc_hum@surgpu.ru

Личное дело – это совокупность определенных документов, которые содержат сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Личное дело заводиться после издания приказа  о приеме на работу и первоначально в него помещаются документы необходимые при трудоустройстве.

В трудовом законодательстве Российской Федерации требований к формированию и ведению личных дел сотрудников нет, но в настоящее время в действующем законодательстве содержится ряд норм, согласно которым формирование и ведение личных дел обязательно в отношении государственных и муниципальных служащих [2,3].

В соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации сотрудники Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Сургутский государственный педагогический университет» (СурГПУ) не относятся к муниципальным и государственным служащим, то ведение личных дел сотрудников производиться на усмотрение администрации СурГПУ.

В связи с тем, что СурГПУ в своем развитии прошло несколько ступеней реорганизаций от училища до университета и с действующим на сегодняшний день пенсионным законодательством Российской Федерации существует необходимость в сохранности кадровой документации, следовательно, в формировании и ведении личных дел сотрудников СурГПУ [1,4,5].

При трудоустройстве в СурГПУ претендент на должность предоставляет определенный пакет документов, из которого в дальнейшем будет сформировано личное дело сотрудника.

Каждое личное дело формируется в отдельную папку-скоросшиватель и ведется в одном экземпляре. Обложка дела включает в себя:

-       наименование учреждения;

-       номер дела, который присваивается по журналу регистрации личных дел;

-       фамилию, имя, отчество работника;

-       дату начала личного дела;

-       место для даты окончания личного дела.

В процессе трудовой деятельности сотрудника в СурГПУ его личное дело пополняется различными документами, свидетель­ствующими об изменении уровня его образования, семейного положения, должности, количестве ставок и др.

В связи с тем, что штат сотрудников СурГПУ условно можно поделить на две группы: профессорско – преподавательский состав и остальные работники, то личные дела сотрудников в зависимости от их должности могут пополнять разными документами, так с преподавателями заключается срочный трудовой договор (каждые 5 лет они проходят конкурсную комиссию, по результатом которой происходит избрание и утверждение на должность), в таком случае личное дело сотрудника может включать в себя документы конкурсной комиссии, а именно:

1. Заявление о прохождении процедуры избрания на должность.
2. Представления претендента.
3. Список публикаций (научных трудов).
4. Отчет о проделанной работе.
5. Мотивированное заключение заседания кафедры.
6. Протокол конкурсной комиссии.
7. Бюллетени тайного голосования.
8. Трудовой договор.
9. Копия приказа об избрании и утверждении на должность.

Выше перечисленные документы занимают  большую часть личного дело сотрудника и каждые пять лет, личное дело пополняется новым пакетом таких документов, следовательно, оно становиться очень тяжелым и перестает помещаться в папку-скоросшиватель, чем доставляет неудобство специалисту отдела кадров при работе с ним.

Из перечисленных выше документов для постоянной работы специалисту по кадром  необходимы:

1. Заявление о прохождении процедуры избрания на должность.
2. Трудовой договор.
3. Копия приказа об избрании и утверждении на должность.

Все остальные документы конкурсной комиссии будет помещены в отдельную папку, которая будет внесена в номенклатуру дел. В конце каждого календарного года данная папка будет отправлена на текущее хранение.

Таким образом, мы можем выявить круг документов, которые должны находиться в личных делах сотрудников СурГПУ и необходимы для дальнейшей работы с ними специалисту отдела кадров. К таким документам относятся:

-       документы необходимые при трудоустройстве в СурГПУ;

-       документы, свидетель­ствующие об изменении уровня образования, семейного положения, должности и др.;

-       документы конкурсной комиссии (заявление, трудовой договор, копия приказа об избрании и утверждении на должность).

Изучив все выше изложенное можно прийти к выводу, что на сегодняшний день практика формирования и оформления личных дел сотрудников СурГПУ представлена не в полной мере, так как данные процессы проходят, не опираясь на нормативно-методическую базу, в связи с тем, что она в СурГПУ отсутствует. Таким образом, что бы привести в порядок работу с личными делами сотрудников необходимо разработать инструкцию по формированию и оформлению личных дел сотрудников СурГПУ, в которой, будет отражен весь процесс с момента заведения личного дела до его окончания.

Список использованных источников: 

1. Федеральный закон от 17.12.2001 N 173-ФЗ (ред. от 28.12.2013) "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" [Электронный ресурс] / КонсультантПлюс – надежная правовая поддержка. – М. : КонсультантПлюс, 2014. - Режим доступа на 14.03.2014: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=156911, свободный. – Загл. с экрана.

1. Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ (ред. от 28.12.2013) "О государственной гражданской службе Российской Федерации" [Электронный ресурс] / КонсультантПлюс – надежная правовая поддержка. – М. : КонсультантПлюс, 2014. - Режим доступа на 14.03.2014: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=149506, свободный. – Загл. с экрана.
2. Федеральный закон от 02.03.2007 N 25-ФЗ (ред. от 04.03.2014) О муниципальной службе в Российской Федерации" [Электронный ресурс] / КонсультантПлюс – надежная правовая поддержка. – М. : КонсультантПлюс, 2014. - Режим доступа на 14.03.2014: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=159779, свободный. – Загл. с экрана.
3. Методические рекомендации страхователю по организации заблаговременной работы в отношении застрахованных лиц, выходящих на пенсию [Текст] – 5 с.
4. Соглашение «Об организации и проведении работы по заблаговременной подготовке документов, необходимых для назначения трудовой пенсии по старости» от 23.04.2012 [Текст] – 3 с.