ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА ВОСПИТАННИКА
Жупикова Л.Е.
Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина
uraevairinavic_1608@mail.ru
Личное дело - документ ребёнка-сироты, ведение которого обязательно для каждого воспитанника-сироты на всём протяжении пребывания его в школе-интернате. Данный документ ведётся социальным педагогом школы-интерната. Согласно Правилам ведения личных дел, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 18.05.2009 г. № 423 «Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан», в личном деле воспитанника хранятся все жизненно важные документы, подтверждающие статус воспитанника, его диагноз, переписку с различными организациями и учреждениями по вопросам защиты прав и законных интересов ребенка.
Личное дело комплектуется основными обязательными документами, подтверждающими личность воспитанника, его социально-правовой статус, законность пребывания в организации, имущественные и жилищные права несовершеннолетнего. Оно ведётся с момента определения ребёнка в детский дом и до достижения им совершеннолетия. После проведенного анализа личного дела воспитанника формируются запросы в соответствующие инстанции о выдаче необходимых документов.
Документы в личном деле располагаются по мере их поступления. Делопроизводство ведется на русском языке.
Документы личного дела воспитанников формируются в отдельной папке с титульным листом установленного образца. На титульный лист личного дела приклеивается фотография ребенка-сироты размером 3 Х 4. На обратной стороне фотографии указывается фамилия, имя, отчество, дата рождения, возраст ребенка, соответствующий его возрасту на фотографии.
Фотография воспитанника меняется ежегодно. Вновь прибывшие дети, не имевшие фотографии в личном деле, обязаны предоставить её в течение двух недель со дня прибытия.
На титульном листе личного дела указывается: полное наименование учреждения, индекс дела, фамилия, имя, отчество воспитанника, дата рождения, дата начала и окончания ведения личного дела.
В соответствие с Постановлением Правительства РФ от 18 мая 2009 г. № 423 “Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан” в личное дело воспитанника включаются подлинники документов, повторно выданные документы (дубликаты), копии документов, в том числе в случае, установленном законом, - нотариально заверенные копии документов.
В случае поступления информации, относящейся к воспитаннику и влекущей необходимость внесения изменений в сведения, содержащиеся в личном деле, соответствующие документы приобщаются к личному делу и изменения производятся в течение дня, следующего за днем поступления указанной информации.
Личные дела хранятся в сейфе в кабинете социального педагога, который является ответственным за их хранение. Личные дела располагаются в сейфе в алфавитном порядке.
Доступ к документам личного дела воспитанников имеют сотрудники детского дома, с которыми заключены Соглашения о неразглашении персональных данных воспитанника. Изучение личного дела воспитанника происходит в кабинете социального педагога, в её присутствии. Выдача личных дел воспитанников сотрудникам не осуществляется. Раз в несколько лет проводится проверка личных дел воспитанников. Контроль состояния личных дел осуществляется заместителем директора по учебной работе и директором учреждения. В случае необходимости, проверка осуществляется внепланово, оперативно. Данные проверки проводятся с целью контроля правильности оформления личных дел воспитанников. Если в личном деле были обнаружены ошибки лицо, осуществляющее проверку, готовит справку с указанием ФИО педагога, замечаний. По итогам справки, директор вправе издать приказ с указанием санкций за ведение личного дела. За ответственное, добросовестное и аккуратное ведение личных дел воспитанников социальному педагогу может быть выражена благодарность.
Если при проведении проверки было получено не более двух замечаний, директором назначается повторная проверка. За систематические грубые нарушения ведения личных дел воспитанников директор, согласно ст.192 ТК РФ, вправе применить к педагогу дисциплинарное взыскание. По итогам проверки, социальный педагог обязан предоставить объяснительные о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел воспитанников и об исправлении замечаний.
При переводе воспитанника в иное образовательное учреждение составляется опись документов, хранящихся в личном деле, и акт передачи личного дела воспитанника, подписанный руководителем, далее личное дело передается руководителю указанной организации под роспись о получении.
По завершении пребывания воспитанников в учреждении для детей - сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, его личное дело направляется в орган опеки и попечительства по месту жительства и дальнейшей учебы выпускника, передается под подпись о получении и по акту.
В соответствии с «Правилами ведения личных дел несовершеннолетних подопечных» (в ред. Постановлений Правительства РФ от 26 июля 2010 г. № 559, от 14 февраля 2013 г. № 118, от 10 февраля 2014 г. № 93) личное дело воспитанника должно включать следующие документы: свидетельство о рождении, а при его отсутствии - заключение медицинской экспертизы, удостоверяющее возраст подопечного, паспорт (для подопечных старше 14 лет); акт органа опеки и попечительства о назначении опекуна или попечителя либо о направлении несовершеннолетнего гражданина в организацию для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей; документы, подтверждающие отсутствие родителей (единственного родителя) или невозможность воспитания ими несовершеннолетних; медицинские документы, в том числе заключение экспертной медицинской комиссии органа управления здравоохранением субъекта Российской Федерации о состоянии здоровья, физическом и умственном развитии подопечного, а также заключение психолого-медико-педагогической комиссии (для подопечных с ограниченными возможностями здоровья); справка о состоянии здоровья матери и течении родов (в случае передачи подопечного из родильного дома, родильного отделения медицинской организации); документы об образовании (для подопечных школьного возраста).
Ведение личных дел воспитанников также регламентируется Положением организации. Нормативной базой для ведения личного дела воспитанника ТОГБОУ «Сосновской школы-интерната» является Положение о ведении личных дел воспитанников из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, утверждённое приказом директора ТОГБОУ «Сосновской школы-интерната» № 10 от 13.01.2012 года. Данное Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей школы-интерната и определяет порядок действий в работе с вышеназванной документацией.
Ведение документации — одна из немаловажных составляющих организации работы социального педагога.
Данному специалисту необходимо владеть определенным запасом знаний и методик для грамотного осуществления делопроизводства. Так как социально-педагогическая работа затрагивает юридические, медицинские, психологические, педагогические, экономические, социальные, экологические и другие аспекты, социальному педагогу приходится работать со специфическими видами и формами документов. Поэтому от социального педагога требуется достаточная компетентность по большому спектру вопросов, а также умение работать с документами.
Аккуратное и грамотное ведение документации усиливает профессиональную успешность специалиста и делает их менее уязвимыми при анализе их работы.
Особое место в документации социального педагога занимает такой вид документа, как личное дело воспитанника. Данный документ содержит документацию по различным направлениям жизнедеятельности воспитанника за весь срок пребывания его в воспитательном учреждении. Поэтому формированию и оформлению данного документа стоит уделять особое внимание.
