ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ СОТРУДНИКОВ В СИСТЕМЕ ФУНКЦИЙ СПЕЦИАЛИСТОВ СЛУЖБ ПЕРСОНАЛА
Ишмаметьева Е.Г.
ФГБОУ ВПО Магнитогорский государственный технический университет
star024@mail.ru
Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:
- отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;
- нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;
- неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;
- неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
- организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.
Особое значение имеют документы, содержащиеся в личных делах сотрудников. Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже [2].
Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может дополниться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.
Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.
За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию.
Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:
- внутренняя опись документов дела;
- дополнение к анкете;
- заявление о приеме на работу;
- анкета с фотокарточкой;
- трудовой договор;
- приказ о приеме на работу (копия);
- документы об образовании (копия);
- характеристики или рекомендательные письма.
В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС, аттестатные листы, копии актов ревизий и т.п.).
Т.к. изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются.
Не подлежат приобщению справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья.
На документы личного дела составляется внутренняя опись.
Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения.
Личное дело ведется в одном экземпляре.
Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:
- вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.;
- приобщать к делу полученные документы.
Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:
- о служебном положении – приказ руководителя организации о переводе;
- об образовании – документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);
- об изменении фамилии, имени, отчества – приказ по личному составу изданный на основании документов органов ЗАГС.
Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.
Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.
При увольнении работника в личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.
Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнал должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.
На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке Т-2 проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.
Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт. Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.
Выдача личного дела во временное пользование осуществляется по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В контрольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения и она вкладывается в дело.
Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.
Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел [3].
При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строго алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.
Следует учесть, что в последствии при обращении к архивному личному делу предоставление пользователям архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также для получения льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации относится к бесплатным услугам, предоставляемым федеральными государственными архивами [3-МАК, с. 90].
Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала.
Список использованных источников:
1. Макарова А.К. Маркетинг архивной информации в России и Франции: приемы и инновационные технологии рынка информационных услуг в области архивного дела / А.К. Макарова // Инновационный вестник Регион. ? 2013. ? №4. ? С.89-93.
2. Мигель, И. Н. Документирование управленческой деятельности : курс лекций / И. Н. Мигель. – М.: Флинта : МПСИ, 2006. – 200 с.
3. Янкович, Ш. А. Делопроизводство в кадровой службе: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 062100 «Управление персоналом» / Ш. А. Янкович. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – 160 с.