СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛА
Зинакова О.С.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Орловский государственный институт искусств и культуры»
ogiik.infokaf@rambler.ru
Документационное обеспечение как одна из составляющих функций управления присутствует во всех системах управления предприятием, в том числе в системе управления персоналом. ДОУ - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [1]. Основной целью совершенствования ДОУ является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления[4].
Управление персоналом в силу своей специфики обусловленной, в частности, вовлечением в процесс управления значительного числа участников, определенной последовательностью подготовки, принятия и реализации управленческих решений, наконец, тщательной регламентацией рассматриваемого вида деятельности нуждается как в документировании, так и в соответствующем управлении документами. Документационное обеспечение управления персоналом включает полный цикл - создание (документирование), обработку и движение документов в организации с момента их создания работниками кадровой службы или поступления до завершения исполнения или передачи в другие подразделения. Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет и исполняет документацию в соответствии со своим функциональным назначением, порядок работы с которой определяется внутренними положениями, правилами и инструкциями.
В состав свойств системы документационного обеспечения управления персонала входят:
1) наличие существенного количества составных элементов, которые связаны между собой информационными каналами передачи данных;
2) наличие одной общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, которые подчинены общей цели;
3) разделение системы любого уровня на отдельные элементы, цели и задачи которых подчинены целям и задачам системы управления данного уровня.[3].
Российская телевизионная и радиовещательная сеть г. Брянска в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, постановлениями, распоряжениями Правительства РФ, Президента РФ, министерств и ведомств, Гражданским, Трудовым и Пенсионным кодексами РФ, приказами Дирекции предприятия, правилами, инструкциями и положениями, разработанными на предприятии.
ДОУ персоналом в Российской телевизионной и радиовещательной сети г. Брянска осуществляет служба по персоналу. Управление персоналом в унитарном предприятии Российская телевизионная и радиовещательная сеть предполагает организацию найма, отбора, приема персонала, его деловую оценку, профориентацию и адаптацию, обучение, управление его деловой карьерой и служебно-профессиональным продвижением, мотивацию и организацию труда, управление конфликтами и стрессами, обеспечение социального развития организации, высвобождение персонала и др. Сюда же следует отнести вопросы взаимодействия руководителя организации со службами занятости, управления безопасностью персонала. Согласно трудовому законодательству регулирование трудовых отношений в Российской телевизионной и радиовещательной сети осуществляется за счёт заключения, изменения и дополнения работником и работодателем коллективных договоров, соглашений и трудовых договоров. Основными руководящими документами в области управления персонала на предприятии Российская телевизионная и радиовещательная сеть являются:
- Постановление Минтруда РФ от 14 марта 1997 г. N 12 «О проведении аттестации рабочих мест по условиям труда»;
- Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 31 августа 2007 г. N 569 «Об утверждении Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда»;
- Комментарий к приказу Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 N 569 «Об утверждении Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда»;
На предприятии находятся в наличии нормативно-правовые документы, которые регламентируют документационное обеспечение управления на предприятии.
В ходе анализа организации ДОУ было выявлено, что для оформления документов в Российской телевизионной и радиовещательной сети используют устаревшую инструкцию «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации: зарегистрирована Минюстом России от 05 августа 1993 №321». Проверка правильности оформления документов за 2013 год показала, что 25 документов оформлены с нарушением положений ГОСДОУ, ГОСТ Р. 6. 30 – 2003. Например, за провинность работнику сделали строгий выговор, но подпись (ознакомлен) должностного лица на документе отсутствовала, также к этому документу не были прикреплены объяснительные. Это считается нарушением ст. 1131 положения Государственного Общероссийского стандарта документационного обеспечения управления (ГОСДОУ).
Для автоматизации ДОУ персонала наиболее распространенное решение заключается в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или помощника руководителя. Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур.
Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи:
1) Совершенствования всей работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
2) Выбор правильной стратегии автоматизации.
Для решения первой задачи необходимо руководствоваться существующими положениями ГОСТ, нормативными документами, ФЗ:
Нельзя сегодня базироваться на типовой инструкции по делопроизводству, необходимо создание своей инструкции с учетом специфики документооборота на предприятии.
Для решения второй задачи важно обратить внимание на технологии, предлагаемые различными компаниями по автоматизации ДОУ. Для данного предприятия наиболее подходящей является автоматизированная система управления документами «Дело», модуль «Кадры», так как это оперативное принятие решений по документам и эффективное средство контроля их исполнения, так же профессиональное решение для ведения как традиционного так и электронного документооборота.
Таким образом, для любого предприятия жизненно важно постоянное совершенствование документационного обеспечения управления, так как это влияет на качество кадровой политики, кадрового менеджмента.
Список использованных источников:
