ИНФОРМАТИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА В РОССИИ В XX ВЕКЕ

ИНФОРМАТИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА В РОССИИ В XX ВЕКЕ 

Половнёва М.С.

Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина

movlad2009@yandex.ru

История информатизации архивного дела тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. С начала 20 века до 1950-х гг. в архивах использовались матричные носители информации, такие как ручные перфокартотеки, перфоленты, кодексы.

Период с 1950-х до середины 1970-х гг. был связан с развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, а также с накоплением теоретических основ создания информационных систем в архивах. Хотя в этот период автоматизация не оказала значительного влияния на развитие архивного дела [1].

Во второй половине 1970-х гг. вместо перфолент, перфокарт и т.д. в архивах начали использовать микроплёнки, диски и другие, т. е. более современные носители. Происходило постепенное усовершенствование технического и программного обеспечения архивов. Появились и начали использоваться электронно-перфорационные машины и специальные пакеты прикладных программ. В конце 70-х гг. начались работы по автоматизации средств поиска архивной информации. В связи с этим была разработана концепция, включившая в себя следующие положения:

- компьютеризация поиска информации должна касаться лишь тех архивных документов, которые имеют особо важное общественное, политическое и народнохозяйственное значение, а также тех документов, которые наиболее часто запрашиваются исследователями;

- ввод в систему информации обо всех документах является трудоёмким и требует больших денежных затрат, поэтому наиболее целесообразно создавать межархивные базы данных (БД) [2].

В соответствии с этой концепцией стали создаваться автоматизированные информационно-поисковые системы для ряда тематических комплексов архивных документов для оперативного обслуживания потребителей архивной информации. Было реализовано три межархивных проекта: АИПС «Победа Великой Октябрьской революции и борьба за установление и упрочение советской власти. 25 октября 1917 - июнь 1918 г.», «История памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и пригородов» и общеотраслевой автоматизированной системы научно-технической информации (АСНТИ) на основе Центрального фондового каталога (ЦФК) государственного архивного фонда СССР. Первые два проекта функционируют до сих пор, а последний учёные пытаются воссоздать. Создание таких БД имело большое значение для архивного дела. Они позволили накопить большой массив документов в электронном формате. Был приобретён большой опыт ведения тезаурусов, составленных их лексических единиц описываемых документов, опыт классификации элементов тезаурусов, составления их иерархии [1].  

Со второй половины 1980-х гг. началась стихийная компьютеризация архивов. Первыми в этот процесс вступили московские, более крупные архивы (например, ВНИИДАД, ЦХИДК), затем и местные. Появление персональных компьютеров изменило отношение к информатизации в архивном деле. Они предоставили возможность внедрять автоматизированные технологии во многие виды архивных работ, выполнять их более качественно и эффективно, с наименьшими затратами времени и финансов. Основными направлениями внедрения автоматизированных технологий стало: комплектование архивов, проведение экспертизы ценности документов, учет архивных документов, создание научно-справочного аппарата [1].

Но основным достижением является разработка единого программного обеспечения для автоматизации всех направлений деятельности архивов. В 1990-х гг. законодательными актами было введено более 20 автоматизированных систем делопроизводства и документации, что подразумевает создание больших массивов электронных документов. Такие массивы создавались ещё путём оцифровки архивной информации на традиционных носителях. Кроме того, компьютерные технологии сделали возможным реставрацию ветхих документов и создание их страховых фондов, что позволило продлить жизнь ценным источникам информации [1].

В 1995 году была разработана Концепция информатизации архивного дела России для совершенствования работы в области информатизации архивных учреждений. В соответствии с Концепцией главной целью информатизации архивного дела было развитие системы формирования, сохранности и использования Архивного фонда России, а также преодоления расхождений во внедрении архивных технологий в архивы различных уровней [5].

В конце XX века использование архивных материалов было затруднено из-за отдалённости многих архивов и из-за невысокого уровня научного описания  документов. В соответствии с Концепцией требовалось создание информационно-поисковых баз данных и электронных копий документов, занесённых в БД, автоматизированных научно-справочных аппаратов, которые позволили расширить доступ к архивной информации. Был поставлен вопрос о развитии телекоммуникационных систем, с помощью которых стало возможным более оперативно решать вопросы обмена между архивными учреждениями и что поспособствовало укреплению связей архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти. Внедрение информационных технологий были направлены так же на упрощение работы архивиста, вследствие избавления его от выполнения «рутинных операций» [2].

Говоря о техническом оснащении архивных учреждений того времени, можно отметить, что оснащённость техникой была неудовлетворительной, т.к. в государственных архивах более половины машин были устаревших моделей, а во многих региональных учреждениях они и вовсе отсутствовали. Проблема решалась путём приобретения современной техники за счёт бюджета местных администраций и установления договорных отношений с зарубежными партнёрами [4].

В целом, развитие информатизации в этот период было стихийным, что было связано с отсутствием программной базы для регулирования процессов информатизации. Отсутствовали типовое программное обеспечение, стандарты описаний архивных документов в электронном формате, единое лингвистическое обеспечение. Вопрос создания всех этих компонентов должны были решить Концепция и разработанная на её основе Программа информатизации архивного дела на 1997-2000 гг. [4]

Основными направлениями информатизации архивного дела стали:

1. обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации;
2. комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;
3. научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;
4. организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений [2].

Первоначальным направлением стала организация учёта документов АФ РФ. Для решения данного вопроса требовалось создание автоматизированного справочного аппарата, в котором будет использоваться информация, накопленная в процессе учёта документов. Второе направление было направлено на автоматизированное комплектование документов АФ РФ, к чему относится учёт учреждений – источников комплектования, определение состава документов. Третье направление решало вопросы дальнейшего использования материалов. Определились порядок поступления запросов, процессы поиска, выбора и выдачи информации, составления и выдачи архивных справок и т.д. Четвёртое направление было направлено на использование средств автоматизации для ведения научно – исследовательских работ. Пятым направлением стало использование автоматизированных технологий в обеспечение руководства архивами.

Реализация всех этих направлений осуществлялась в определённой последовательности, ведь они тесно связаны и зависят друг от друга [2].

Информационные технологии прошли в архивах тот же путь, что и в других учреждениях. Сначала компьютеры использовались для создания бумажных документов, затем, с появлением различной мультимедийной техники, стали использоваться отсканированные архивные документы. Отделы НСА создавали свои, простейшие, БД. Стали появляться электронные каталоги с возможностью поиска. Однако на серьёзные шаги по внедрению информационных технологий не хватало ни времени, ни средств, ни квалифицированных специалистов.

Успешному внедрению технологий в архивное дело мешали следующие факторы:

- низкая техническая оснащённость учреждений;

- отсутствие высококвалифицированного персонала;

- большой объём уже имеющихся документов на бумажных носителях, и большая стоимость их оцифровки [3].

Большое количество компьютерного оборудования в 2001 – 2003 гг. было приобретено на средства, выделенные по разделу «Информатизация» подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России (2001-2005 гг.)». Однако даже такого количества техники было недостаточно для ведения автоматизированного государственного учёта. Особенно остро эта проблема встала в муниципальных архивах.

Таким образом, к началу XXI века информатизация архивного дела прошла несколько этапов, но достигнуть выдающихся результатов еще не удалось.

Список использованных источников

1. Алексеева Е.В. Архивоведение / Е.В. Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова. М.: Академия, 2007. - 238с.
2. Концепция информатизации архивного дела России [Электронный ресурс] // Архивы России– Режим доступа: http://www.rusarchives.ru, свободный. – Загл. с экрана. – Яз. рус.
3. Кузнецов С.Л. Новая Концепция развития архивного дела в РФ [Электронный ресурс]  // PRO-Делопроизводство и СЭД. – Режим доступа: http://www.sekretariat.ru, свободный. – Загл. с экрана. – Яз. рус.
4. Программа информатизации архивного дела России
   (1997-2000 гг.) [Электронный ресурс] // Архивы России. – Режим доступа: http://www.rusarchives.ru, свободный. – Загл. с экрана. – Яз. рус.
5. Стрюкова Е. П. Пути и проблемы автоматизации архивного дела в России // Архивы России и Польши: история, проблемы и перспективы развития = Archiwa Rosji i Polski: historia, problemy i perspektywy rozwoju : сб. науч. тр. / под общ. ред. Л. Мазур и Я. Лосовски. — Екатеринбург , 2013. — С. 226-235.