ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Мишина Ю.В.
Тамбовский государственный университет имени Г.Р.Державина
movlad2009@yandex.ru
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. С каждым годом электронные документы все больше превращаются в важнейшее средство закрепления, обмена и хранения информации о современном обществе.
Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).
Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные дела, электронные документы и описи электронных дел. Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра [5].
Экспертиза ценности электронных документов – определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости электронных документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.
Экспертиза ценности электронных документов организации проводится:
- при разработке номенклатуры дел организации;
- по истечении сроков временного хранения электронных документов [8].
Электронные документы по срокам хранения подразделяются на:
- электронные документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);
- электронные документы временных сроков хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу;
- электронные документы постоянного срока хранения.
Электронные документы постоянного и временных сроков хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав архивного фонда организации [1].
Электронное дело представляет собой отдельный электронный документ или комплект электронных документов и является единицей хранения электронных документов.
Электронное дело имеет следующую структуру:
- внутренняя опись электронных документов дела, которая заполняется исполнителем в момент помещения электронного документа в электронное дело, с указанием индекса дела и заголовка дела по номенклатуре дел;
- файл или файлы электронных подписей электронных документов или файл, содержащий расположенные в хронологической последовательности отметки о результатах проверок подлинности электронных подписей [3].
При подготовке электронных документов к передаче в архив каждое электронное дело, сформированное в соответствии с номенклатурой дел, записывается на физически обособленный материальный носитель однократной записи в двух экземплярах – основном и рабочем.
Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, когда необходимо создать копию рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного экземпляра. Рабочий экземпляр электронных документов в архиве организации является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются дополнительные рабочие экземпляры, в том числе для фонда пользования.
Обеспечение сохранности архивных документов — одно из главных направлений работы архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.
Сохранность электронных документов в архиве организации обеспечивается:
- созданием оптимальных условий хранения носителей электронных документов;
- рациональным размещением электронных носителей в архивохранилище;
- проверкой наличия и состояния электронных документов;
- контролем физического и технического состояния носителей и электронных документов.
Для обеспечения сохранности электронных документов в архиве организации необходимо выполнять мероприятия по информационной безопасности:
- защиту электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ;
- защиту электронных документов от несанкционированного доступа к ним.
Защита электронных документов обеспечивается за счет соблюдения:
1) светового режима хранения;
2) температурно-влажностного режима хранения;
3) санитарно-гигиенического режима хранения [4].
Электронные документы на обособленных носителях в помещениях для их хранения размещаются в соответствии с учетными документами архива, что обеспечивает их оперативный поиск [2].
Основной и рабочий экземпляры единиц хранения электронных документов рекомендуется хранить раздельно. Основной экземпляр единиц хранения предпочтительнее размещать в хранилище архива организации отдельно от места хранения рабочих экземпляров электронных документов.
Каждый обособленный электронный носитель должен иметь негерметичный индивидуальный футляр, при этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра, падение и существенное отклонение от вертикали, для чего футляры должны иметь фиксаторы или перетягиваться специальными резинками.
Футляры с электронными носителями размещаются вертикально в контейнерах в специализированных шкафах, на полках стеллажей, шкафов.
В ходе проверки наличия и состояния электронных архивных документов в архиве организации осуществляются следующие мероприятия:
- установление фактического наличия единиц хранения электронных документов и единиц учета электронных документов, находящихся на хранении;
- выявление и устранение недостатков в учете единиц хранения электронных документов;
- контроль физического и технического состояния единиц хранения электронных документов.
Проверка наличия и состояния электронных документов проводится не реже одного раза в 5 лет, а также при перемещении архива в другое помещение, при смене руководителя архива и перед передачей документов на хранение в государственный или муниципальный архив [7].
Проверка наличия и состояния электронных документов осуществляется в несколько этапов:
- предварительная проверка наличия единиц хранения электронных документов фонда;
- оценка физического состояния электронных носителей;
- оценка технического состояния единиц хранения;
- проверка наличия единиц учета электронных документов;
- оценка технического состояния и воспроизводимости электронных документов;
- заключительная проверка наличия единиц хранения [6].
Электронные дела постоянного и временного сроков хранения передаются в архив организации ежегодно не позднее чем через 3 года после завершения работы с документами.
Прием электронных документов в архив оформляется составлением итоговой записи в конце каждого экземпляра сдаточной описи, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных носителей, их объем в байтах, номера отсутствующих электронных носителей, дата приема–передачи, подтверждаемой подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные документы.
Таким образом, автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.
Учитывая определенные затраты на создание системы, можно выделить основные достоинства электронного архива.
Во-первых, повышение полноты и оперативности отработки запросов к архиву.
Во-вторых, компактность и надежность хранения. Можно отказаться от дорогостоящих хранилищ документов, сокращать издержки и занимаемые площади. Сужение круга допущенных лиц, контроль и учет доступа к системе позволит повысить не только сохранность, но и безопасность конфиденциальной информации.
Таким образом, можно констатировать наличие достаточной нормативной базы для практического использования электронных документов, что и происходит на практике, и вместе с тем, нерешенность таких актуальных проблем, как использование аналогов собственноручной подписи, факсограмм, электронной почты и все возникающих новых способов записи и передачи информации.
Список использованных источников:
1. Делопроизводство : учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2005.- 243 с.
2. Елизаветина Т.М. Делопроизводство на компьютере: 2-е издание / Т.М. Елизаветина, М.В. Денисова. – М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2002. – 304 с.
3. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005.- 215с.
4. Кузнецов С.Л. Обеспечение сохранности документов в электронной форме. //Секретарское дело. – 2004. - №10. – С. 27.
5. Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, ведение учета, организация работы. – М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2001. – 256 с.
6. Максимович Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней. //Секретарское дело. – 2005. - №1. – С. 34.
7. Тихонов В.И. Современные концепции электронных архивов / В.И.Тихонов, И.Ф. Юшин // Отеч. архивы. – 1999. - №1. – С.21.
8. Тихонов В.И. Методология экспертизы ценности электронных документов нуждается в развитии // Отеч. архивы. - 2003. - №5. - С. 33.
