СОЗДАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ
Сапунова О.А.
Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина
sapunova-93@mail.ru
Проблема накопления объёмов документации сегодня беспокоит любую компанию. Сложность доступа к архивам значительно увеличивает время, затрачиваемое на поиск необходимого документа и, как следствие, приводит к потерям эффективности рабочего времени. Самым лучшим решением проблемы на сегодня можно назвать сканирование документации и создание электронных архивов. Именно электронный архив документов становится необходимым условием для более плодотворной деятельности современного предприятия.
Главной задачей электронных архивов является обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с максимально удобным и простым доступом, как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации [2, c. 260].
В электронном архиве обеспечивается защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений; возможность предоставления пользователям доступа к документам, в том числе в виде бумажной копии; возможность подтверждения подлинности документов.
В каждой организации система электронного архива построена по-разному, в связи с этим архивы делятся на три основные группы:
Система электронного архива обладает рядом преимуществ:
Выделяют следующие этапы создания электронных архивов:
1. Собирается общая информация о структуре компании, документах для архивации. Определяется степень подготовленности сотрудников и уровень их доступа к документам. Определяется будущая структура архива и степень взаимосвязи документов в нем.
2. Устанавливается и настраивается система электронного архива. Настраивается специальное оборудование для ввода и защищенного хранения: сканеры, серверы, рабочие станции обработки документов и т.д.
3. Система наполняется. Это самый трудоемкий этап, требующий максимальных временных затрат. Включающий в себя: сканирование документов с последующей обработкой; ввод информации в систему; создание карточки документа, позволяющей быстро его найти [3].
Для создания архива электронных документов используются различные технологии. Существует специальная система оптического распознавания текстов (OCR - Optical Character Recognition), когда вводимые символы читаются и оцифровываются оптическим сканером. Как правило, системы OCR состоят из нескольких блоков, предполагающих аппаратную или программную реализацию: оптический сканер; блок локализации и выделения элементов текста; блок предобработки изображений; блок выделения признаков; блок распознавания; блок постобработки результатов распознавания.
Электронные документы, принимаемые в архив, проходят экспертизу ценности, состоящую из экспертизы их содержания и технического состояния. Предпочтение отдается электронным документам, не имеющим бумажных аналогов. Другим критерием является их читабельность.
При подготовке электронных документов для передачи в архив проверяется их техническое состояние; проводится описание; на единицах хранения проставляются архивные шифры; подготавливается сопроводительная документация, в которой отражаются название документа, дата его создания, характеристика содержания, электронный формат, физическая и логическая структура, объем.
Электронные архивы в России находятся в стадии становления. Так, в 2000 году было принято решение о создании Центрального электронного архива ЦБ РФ, для чего была выбрана система LanDocs, разработанная компанией ЛАНИТ [6, c.112].
В деятельности ВНИИДАД используется электронный архив научно-технической документации, который функционирует на платформе «АС-архив». Данная платформа позволяет осуществить следующие действия:
Подобными системами пользуются и другие крупные организации: Газпромбанк, НПО «Аврора» и др.
Таким образом, электронные архивы создаются главным образом в негосударственных организациях, могут выглядеть по-разному, но однозначно облегчают работу с документами.
Список использованных источников:
