СОЗДАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ

СОЗДАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ 

Сапунова О.А.

Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина

sapunova-93@mail.ru

Проблема накопления объёмов документации сегодня беспокоит любую компанию. Сложность доступа к архивам значительно увеличивает время, затрачиваемое на поиск необходимого документа и, как следствие, приводит к потерям эффективности рабочего времени. Самым лучшим решением проблемы на сегодня можно назвать сканирование документации и создание электронных архивов. Именно электронный архив документов становится необходимым условием для более плодотворной деятельности современного предприятия.

Главной задачей электронных архивов является обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с максимально удобным и простым доступом,   как с ло­кальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации [2, c. 260].

В электронном архиве обеспечивается защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений; возможность предоставления пользователям доступа к документам, в том числе в виде бумажной копии; возможность подтверждения подлинности документов.

В каждой организации система электронного архива построена по-разному, в связи с этим архивы делятся на три основные группы:

1. Электронный архив небольшой организации, с небольшим объемом документопотока и минимальным количеством технических средств. В качестве места для хранения документов такого архива используется жёсткий диск компьютера.
2. Электронный архив малых и средних организаций, создаваемый при наличии в организации системы управления документооборотом, включающей функцию организации архивного хранения. В таких системах учет и копирование введенных документов производится автоматически, а также предоставляются более совершенные возможности поиска информации, защиты информации и разграничения прав доступа.
3. Корпоративный электронный архив - это целый класс систем, которые используются в крупных организациях для долговременного хранения и систематизированного доступа к большим объемам корпоративной информации [5, с. 34].

Система электронного архива обладает рядом преимуществ:

1. Возможностью управления документами и структурой архива;
2. Возможностью поточного ввода информации, что позволяет значительно ускорить процесс наполнения;
3. Быстрым поиском по заданным параметрам;
4. Возможностью обмена мнениями пользователей, например для согласования руководством внутренних распоряжений;
5. Возможностью назначать задачи и контролировать степень их выполнения [1].

Выделяют следующие этапы создания электронных архивов:

1. Собирается общая информация о структуре компании, документах для архивации. Определяется степень подготовленности сотрудников и уровень их доступа к документам. Определяется будущая структура архива и степень взаимосвязи документов в нем.

2. Устанавливается и настраивается система электронного архива. Настраивается специальное оборудование для ввода и защищенного хранения: сканеры, серверы, рабочие станции обработки документов и т.д.

3. Система наполняется. Это самый трудоемкий этап, требующий максимальных временных затрат. Включающий в себя: сканирование документов с последующей обработкой; ввод информации в систему; создание карточки документа, позволяющей быстро его найти [3].

Для создания архива электронных документов используются различные технологии. Существует специальная система оптического распознавания текстов (OCR - Optical Character Recognition), когда вводимые символы читаются и оцифровываются оптическим сканером. Как правило, системы OCR состоят из нескольких блоков, предполагающих аппаратную или программную реализацию: оптический сканер; блок локализации и выделения элементов текста; блок предобработки изображений; блок выделения признаков; блок распознавания; блок постобработки результатов распознавания.

Электронные документы, принимаемые в архив,   проходят экспертизу ценности, состоящую из экспертизы их содержания и технического состояния. Предпочтение отдается электронным документам, не имеющим бумажных аналогов. Другим критерием является их читабельность.

При подготовке электронных документов для передачи в архив проверяется их техническое состояние; проводится описание; на единицах хранения проставляются архивные шифры; подготавливается сопроводительная документация, в которой отражаются название документа, дата его создания, характеристика содержания, электронный формат, физическая и логическая структура, объем.

Электронные архивы в России находятся в стадии становления. Так, в 2000 году было принято решение о создании Центрального электронного архива ЦБ РФ, для чего была выбрана система LanDocs, разработанная компанией ЛАНИТ [6, c.112].

В деятельности ВНИИДАД используется электронный архив научно-технической документации, который функционирует на платформе «АС-архив». Данная платформа позволяет осуществить следующие действия:

1. осуществить перевод всей НТД предприятия в электронный вид;
2. обеспечить построение централизованной системы сбора, регистрации, учёта и хранения НТД;
3. организовать учёт документов, порождаемых на всех стадиях жизненного цикла проектных разработок;
4. подготовить регламенты и механизмы хранения НТД, а также обмена документацией с заказчиками;
5. минимизировать риски безвозвратной потери НТД или иной важной технической информации [4].

Подобными системами пользуются и другие крупные организации: Газпромбанк,  НПО «Аврора»  и  др.

Таким образом, электронные архивы создаются главным образом в негосударственных организациях, могут выглядеть по-разному, но однозначно облегчают работу с документами.

Список использованных источников:

1. 1.                Академик [Электронный ресурс]. – Режим доступа:  http://dic.academic.ru/dic.nsf/ruwiki/1333742, свободный.
2. Алексеева Е.В. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский центр «Академия» , 2005.- 272с.
3. Архивный центр A-CENTR [Электронный ресурс]. – Режим доступа:  http://www.a-centr.ru/u92/u94/, свободный.
4. ВНИИДАД: офиц. сайт [Электронный ресурс]. – Режим доступа:  http://vniidad.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=1456&Itemid=766, свободный.
5. Кукарина Ю.М. Концепция и понятие корпоративного электронного архива // Делопроизводство.- 2000. - №1.- С. .34-36
6. Тельчаров А.Д. Архивоведение : конспект лекций / А.Д.Тельчаров. – М.: Приор-издат, 2004.