ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ОРЛОВСКОМ ГОРОДСКОМ СОВЕТЕ НАРОДНЫХ ДЕПУТАТОВ
Антонова Т.В.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Орловский государственный институт искусств и культуры»
ogiik.infokaf@rambler.ru
В городе Орле «представительным органом местного самоуправления с 16 марта 1997 г. является городской Совет народных депутатов» (городской Совет) [5]. Его документальный фонд объединяет в своём составе: документы текущего управления; документы, отобранные для постоянного или длительного хранения.
«В настоящее время даже традиционный (бумажный) управленческий документооборот немыслим без автоматизации» - это мнение, высказанное М. П. Бобылёвой актуально практически для всех организаций [6, с. 9]. Городской Совет не является исключением, помимо документов на бумажной основе, в нём имеются документы в электронной форме, создаваемые сотрудниками организации на компьютерах, полученные по электронной почте. Но вопрос об их упорядочении и организации хранения ещё до конца не решен.
Таким образом, документальный массив городского Совета весьма разнообразен, самую многочисленную группу документов в нём составляют обращения физических и юридических лиц. По данным статистики, за период с января по декабрь 2011 г. поступило 392 письменных обращения от граждан и 2159 обращений юридических лиц; за 2012 г. - 556 письменных обращений от граждан, из них 168 коллективных обращений и 202 от юридических лиц [9].
У. В. Павлова отмечает, что «работа по обеспечению сохранности документов организации базируется на современной законодательно-нормативной базе» [8, с. 106]. Действительно, важность обеспечения сохранности документов закреплена в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации»: «… органы местного самоуправлении, … обязаны обеспечивать сохранность архивных документов …» [1]. «Другими словами закон гласит: организации могут хранить свои архивные документы в любой форме, но главное - документы должны быть сохранены и сохранены должным образом», - так считает Е. М. Бурова [7, с. 87].
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» обеспечение сохранности документов - это «комплекс мероприятий по созданию и соблюдению условий, режимов надлежащей организации хранения архивных документов» [2]. Следовательно, под обеспечением сохранности документов следует понимать совокупность методов и инструментов для обеспечения сохранности документов.
Исследователи под созданием оптимальных условий хранения документов и дел понимают соблюдение следующих режимов хранения документов: светового; температурно-влажностного; санитарно-гигиенического; охранного; противопожарного [4]. Рассмотрим теоретическую и практическую (на базе городского Совета) реализацию этих режимов.
1) Световой режим. Для материалов опасен как естественный, так и искусственный свет. Бумага под действием света желтеет и теряет механическую прочность, а большинство текстов выцветает [4]. В городском Совете для защиты документов от света применяется хранение в папках, коробках, шкафах, но так как документов много, поэтому документы приходится размещать на столах. Для искусственного освещения в помещениях применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. В связи с тем, что свет является одним из факторов, губительно действующих на основу бумаги и красители, городскому Совету рекомендуется ставить шкафы таким образом, чтобы документы были освещены минимально или затемнять прозрачные стёкла шкафов. Мерами, препятствующими старению бумаги и выцветанию текстов, являются вставка светорассеивающих стекол или применение штор из плотной тёмной ткани.
2) Температурно-влажностный режим. В помещениях, в которых хранятся документы, должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику[4]. В городском Совете этот режим поддерживается путём рационального проветривания и отопления помещений. Для поддержания данного режима в организации рекомендуется измерять температуру и влажность при помощи специальных приборов и записывать данные в журнал.
3)Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой «комплекс требований направленных на поддержание чистоты, исключающей появление плесени, грибка, пыли и особенно насекомых и грызунов» [4]. В помещениях городского Совета неплохо предохраняют документы от пыли папки, картонные коробки, ящики. Кроме того, для поддержания санитарно-гигиенического режима регулярно удаляют пыль со шкафов.
4) Охранный режим. Данный режим безоговорочно выполняется городским Советом при помощи автоматической видеозаписи в организации и системы телевизионного контроля при входе в здание, однако, доступ к документам в отделах не контролируется, так как документы хранятся в шкафах в отделах, в том числе и вышедшие из оперативного оборота. Поэтому рекомендуется внести изменения в систему хранения архивных документов городского Совета. Для этого необходимо выделить отдельное помещение для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения, и выделить ответственное лицо, которое будет следить за режимом доступа сотрудников к вышеуказанным документам.
5) Противопожарный режим. В любой организации должны строго соблюдаться меры противопожарной безопасности. Все помещения городского Совета оборудованы автоматической пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения.
Так как, городской Совет является органом исполнительной власти, то согласно «Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» «дела с момента заведения и до передачи в архив…или на уничтожение хранятся по месту их формирования» [3]. В ходе исследования, выяснено: хранение документов текущего и пяти предыдущих лет осуществляется децентрализовано, то есть по месту их формирования в структурных подразделениях городского Совета. В целях обеспечения правильного хранения документов в городском Совете рекомендуется провести ряд мероприятий: создать оптимальные технические (физические) условия хранения документов и дел; обеспечить сохранность электронных документов.
Выделение под архив помещения, отвечающего по всем параметрам требованиям, которые зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в «Основных правилах работы архивов организаций», разработка положения об этом архиве, создание научно-справочного аппарата к нему и введение штатной единицы, ответственной за ведение этого архива во многом решило бы проблему обеспечения сохранности документов в городском Совете.
Список использованных источников:
- Российская Федерация. Законы. Об архивном деле в Российской Федерации [Электронный ресурс]: федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013 г. N 10-ФЗ). – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.edou.ru/enc/docs. - Загл. с экрана.
- ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. – Режим доступа: http://files.stroyinf.ru/Index/56/56742.htm. - Загл. с экрана.
- 3. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [Электронный ресурс] (утверждены Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477) (в ред. от 07.09.2011 г. N 751). - Электрон. дан. – Режим доступа: http://archives.ru. - Загл. с экрана.
- 4. Основные правила работы архивов организаций [Текст] (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002). – М: Росархив, ВНИИДАД, 2006. – 152 с.
- Историческая справка к фонду № 136 «Орловский городской Совет народных депутатов» [Текст].
- Бобылёва, М. П. Некоторые вопросы применения смешанного электронно-бумажного документооборота [Текст] // Делопроизводство. – 2014. – № 1. – С. 9-14.
- Бурова, Е. М. Архивное законодательство и его применение в практической деятельности архивов организаций [Текст] // Делопроизводство. – 2013. – № 1. – С. 85-90.