УСЛОВИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ Г. СУРГУТА
Гриценко С.Р.
Сургутский государственный педагогический университет
history@surgpu.ru
На современном этапе значительно выросла потребность в архивных документах, что обусловлено рядом причин: во-первых, в рамках социальной поддержки населения права на льготы подтверждаются архивными документами; во-вторых, стабильный рост объемов документов, поступающих на постоянное хранение в архив; в-третьих, повысился интерес к региональной истории; в-четвертых, активизировалась работа по включению архивных материалов в информационное пространство.
Основным законодательным актом, является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». В нем определены основные направления деятельности архивов, их содержание, разграничены полномочия и ответственность исполнительной власти на разных уровнях по развитию архивного дела [1].
Архивный отдел в г. Сургуте является структурным подразделением Администрации города без наделения правом юридического лица [4]. Особенность архивов муниципального уровня состоит в том, что помимо юридических документов федерального уровня в своей деятельности они опираются на акты субъекта РФ и муниципалитета. В законодательных актах вопросы содержания архивов обозначены как одна из функций муниципальных властей. Это связано с тем, что архивы активно участвуют в решении социальных задач посредством накопления социально-значимых документов.
Использование архивных документов - это целый комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.
Основные направления в использования архивных документов прописаны в законодательстве: в упомянутом выше ФЗ (гл.6), в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук [2, раздел V].
Анализ деятельности архивного отдела Администрации г. Сургута в этом направлении показал, что приоритетным является исполнение функции по удовлетворению социально-правовых запросов. Длительное время сохраняется тенденция увеличения их количества (2010 г. – 21.926, 2011 г. – 24.439, 2012 г. – 17.080)в связи с введением различных льгот, требующих подтверждения архивными документами [5]. Для осуществления данной функции в архивном отделе имеется все необходимое: помещения, где гражданин может обратиться лично; информационное обеспечение – телефонная связь, Internet; материально-техническое оснащение – персональные компьютеры, многофункциональные устройства, программное обеспечение; квалифицированные специалисты, которые периодически повышают свою квалификацию. При исполнении обращений сотрудники архива опираются на «Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера», разработанные сотрудниками ВНИИДАД [3].
На современном этапе актуальным является предоставление муниципальных услуг в электронном виде. Сургутский архив активно воспринимает нововведения, однако следует отметить, что услуга носит ограниченный характер, поскольку прием запросов осуществляется в электронном виде, а выдача необходимых документов - посредством личного приглашения гражданина или по почте. Связано это с тем, что электронный формат документов на сегодняшний день не имеет юридической силы.
Архивный отдел объединяет фонды двух муниципальных образований городского округа город Сургут, который остается крупнейшим муниципалитетом Югры, и Сургутского района, что напрямую определяет и рост запросов, и их количество по сравнению с другими муниципальными образованиями округа.
На сегодняшний день сотрудники архива успешно справляются с исполнением запросов, в то же время все остальные направления использования архивных документов развиваются в меньшей степени. Возможным повышением эффективности и максимальным включением всего массива архивных источников в оборот станет введение дополнительной кадровой единицы – специалиста или научного сотрудника.
Еще одно направление, связанное с использованием архивных материалов, - это сотрудничество с организациями города. Взаимодействие с образовательными учреждениями и культурно-просветительскими г. Сургута позволяет шире представить историю и культуру, духовное богатство округа и города, историческое наследие, вклад выдающихся людей, вписавших свое имя в историю региона. Для школьников проводятся экскурсии в архиве, для студентов архив является базой для прохождения практики, в рамках которой они не только приобретают профессиональные навыки, но и активно участвуют в разработке тематических электронных баз данных, проектов нормативных документов, необходимых для архивного отдела.
Сотрудники готовят выставки, массив экспонируемых архивных документов посвящен значительным ежегодным событиям города и района. В настоящее время архив не имеет собственного сайта, поэтому виртуальные выставки размещаются на сайте Службы по делам архивов ХМАО - Югры - www.arhivugra.admhmao.ru.
Публикационная деятельность архивного отдела ограничивается размещением в СМИ объявлений о выставках архивных документов, статьями в газетах, посвященных юбилейным мероприятиям архива.
Архивный отдел предоставляет документы пользователям в читальный зал. Необходимо обратить внимание на то, что интерес к региональной истории возрастает, что влияет на количество обращений непосредственно к архивному массиву исторических документов (количество исследователей/посещений в году: 2010 г. – 48/98; 2011 г. – 56/138; 2012 г. – 64/130) [5]. Для предоставления услуги архив обладает электронным каталогом по фондам архива, базами данных, фотокаталогом.
Однако есть условия, которые не позволяют в полной мере качественно оказывать эту услугу. Во-первых, нет утвержденного регламента, юридически оформляющего услугу; во-вторых, нет специализированного читального зала, а имеющиеся приспособленные помещения не дают возможности в полной мере работать с посетителями. В-третьих, отсутствуют компьютеры для просмотра имеющихся электронных ресурсов архива пользователями. В-четвертых, информационный стенд читального зала требует доработки.
Таким образом, к условиям, позволяющим использовать архивные документы, можно отнести наличие современной материально-технической базы, электронных ресурсов архива, квалификацию специалистов, которые имеют профильное образование и повышают профессионализм.
Среди условий, не позволяющих в полной мере использовать документы архива, можно выделить ограниченность имеющихся у архива площадей, отсутствие сайта архивного отдела, необходимость расширения материально-технического оснащения, пробелы в разработанности нормативно-методической базы.
Возможным решением вопросов станет строительство специализированного здания архива, разработка собственного сайта и нормативно-методической базы, что позволит сохранить значение архива как социального и культурно-просветительного центра.
Список использованных источников:
- Об архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ // Собр. законодательства РФ. – 2004. - № 43. - Ст. 4169.
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. – 2007. - № 20.
- Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера / сост. И.А. Дегтярева, З.П. Иноземцева. - М.: СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, 2011. – 275 с.
- Распоряжение Администрации города от 30.03.2012 № 773 «Об утверждении положения об архивном отделе Администрации города» (с изменениями от 14.11.2012 № 3542, от 29.03.2013 № 1113) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.admsurgut.ru, свободный
- Годовые отчеты архивного отдела Администрации г. Сургута за 2010 – 2012 гг.