ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
Бочкарева В.А.
Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования
«Дубовский педагогический колледж»,
bo4kareva.viktorya
Архив (греч. ???????) – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Проверка наличия и состояния документов является одним из основных видов работ в архивах. Это самый эффективный, хотя и очень трудоемкий вид деятельности по совершенствованию организации хранения и учета дел. Результаты проверки наличия, обеспечивающие получение достоверных данных об объеме и состоянии дел, позволяют наиболее рационально планировать всю дальнейшую работу по обеспечению сохранности документов.
В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:
- центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
- центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
- объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
- архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:
- архив управленческой документации;
- научно-технический архив;
- аудиовизуальный архив;
- архив документации на электронных носителях.
Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.
Учет документов в архиве организации – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.
Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.
Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы хранения.
Номер архивного фонда присваивается государственным архивам после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.
Проверка наличия и состояние документов проводится в целях установления:
- фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по описям (книгам учета и описания);
- выявления документов, подлежащих различным видам реставрационной и технической обработки.
К ее целевому назначению относятся:
Проверку наличия и состояния документов проводит обычно группа специалистов, но в отдельных случаях допускается осуществление проверки одним сотрудником.
В результате проверки наличия и состояния дел в конце описи (книги учета и описания) проставляется штамп «Проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку. При необходимости пересоставляется итоговая запись описи.
Дела, найденные в ходе розыска, подкладываются на место постоянного хранения, о чем в картотеке необнаруженных документов делается соответствующая отметка.
Документы, отсутствие которых документально подтверждено, снимаются с учета в установленном порядке. В этом случае также делается отметка в картотеке необнаруженных документов.
Проверка наличия и состояние документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
