РАЗРАБОТКА ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ВЫПУСКНИКОВ СУРГПУ
Дубкова О.А.
Сургутский государственный педагогический университет, г. Сургут
В современном обществе, в век компьютеризации информация стала важнейшим ресурсом. Любой человек ежедневно имеет дело с различными документами и информацией. Использование новейших информационных технологий оказывает непосредственное влияние на многие сферы жизни современного общества. Роль информации особенно велика в процессе управления, на всех его уровнях [2, с. 65].
Использование современных средств автоматизации является одним из приоритетных направлений повышения эффективности управления, что четко определяет суть использования современных компьютерных технологий (как технического, так и программного обеспечения).
Документы в бумажном виде сопровождают человека на протяжении всей его жизни. Чтобы облегчить работу с бумажными документами, которые имеют свойство приходить в несоответствующий вид, создаются электронные архивы.
Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций. С учетом этого рассматриваются в основном функции и работа такого архива.
Информационные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности, хотя и в разной степени [1]. Наиболее полно и результативно технологии используются в сфере научно-справочного аппарата и государственного учета, началось продвижение в области комплектования. Определенные шаги сделаны также в той части сферы обеспечения сохранности архивных документов, которая связана с информацией о состоянии документов.
Электронные архивы становятся необходимым условием эффективной работы современной организации. С каждым годом в различных организациях, а также вузах все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов.
Обратимся к опыту использования автоматизированных информационных систем в Сургутском государственном педагогическом университете. В СурГПУ используется автоматизированная система «Эврика» [3].
Данная система управления ВУЗом предназначена для управления учебным процессом государственного или негосударственного учебного заведения. Работа в системе не требует специальной подготовки, что позволяет сократить непроизводительные затраты рабочего времени, повысить исполнительную дисциплину, сократить количество несоответствий в документах.
В АИС предусмотрено автоматическое создание уникальных идентификаторов для каждого объекта, также реализован быстрый доступ к ним по их идентификаторам. На стандартных печатных формах, генерируемых АИС, присутствует штрих-код, содержащий этот идентификатор. Кроме того возможна печать дополнительных штрих-кодов для таких объектов как «Студент» и «Абитуриент».
В АИС «Эврика» прослеживается деятельность по внесению студентов-выпускников и выдачи им справок об обучении по требованию студента.
В связи с тем, что архив учебного отдела не позволяет хранить все личные дела студентов и поступлением запросов от работодателей о подтверждении выдачи дипломов, возникла необходимость создания справки на студентов и электронного архива выпускников с 1998 года.
Прежде чем вести разработки над созданием справки для студента-выпускника была проведена следующая работа:
- специалистом учебного отдела внесены данные о студенте (ФИО, дата рождения, специальность, срок обучения, полученная квалификация и данные о выданном дипломе: серия, номер и дата выдачи).
Затем специалистами центра информатизации вуза студенты приказом были внесены в АИС «Эврика». Дальше началась работа над созданием справки для студента-выпускника, в которой отображались бы самые нужные сведения, необходимые для ответа на запросы работодателей.
Справки формируются из карточки студента.
Работа над созданием справки осуществляется в несколько этапов:
1. Для начала в журнале регистрации выдаваемых справок присваивается регистрационный номер.
2. Осуществляем вход в систему «Эврика», используя имя пользователя и пароль.
3. Из главного меню выбираем вкладку «Студенты»
4. Затем из списка студентов в фильтре указываем ФИО и заходим в карточку студента
5. В нижнем меню нажимаем кнопку «Справки»
6. Создать новую запись.
7. Выбрать тип справки из справочника, выбрать нужную цепочку согласования и нажать кнопку «сохранить». После этого будет создан и отображен список параметров.
8. Заполнить доступные реквизиты и параметры (набор реквизитов и параметров зависит от типа справки и формируется на основе необходимости исходных данных для печати справки). Редактирование параметров производится по двойному щелчку мыши на нужном параметре и изменением его значения.
9. Сохранить справку нажатием кнопки «Сохранить».
10. Переместить справку в состояние «Распечатана» (при этом производится формирование справки и дается возможность вывода ее на принтер).
11. После всех проведенных операций – ИТОГ – распечатывается справка на подпись руководителю.
В результате проведенной работы над созданием архива выпускников и возможностью печати справки об обучении можно сделать следующие выводы:
- с помощью электронного архива легко найти в АИС студента, обучавшегося в нашем вузе;
- любой специалист легко создаст справку об обучении с любого компьютера (при наличии своего пароля);
- в справке указываются необходимые данные, запрашиваемые работодателями.
Следовательно, со временем данная система должна оправдать вложенные средства и внести свои коррективы в работу секретарей и специалистов, работающих непосредственно со студентами вуза (как обучающихся, так и обучавшихся).
Применение современных информационных технологий позволит повысить эффективность работы специалистов в отделе.
Можно приводить еще множество примеров возможностей использования новых автоматизированных технологий в архивном деле. Необходимость разворачивания работы в этом направлении очевидна и актуальна, так как информатизация архивного дела способствует развитию рациональной системы формирования, обеспечению сохранности, всестороннему использованию Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.
Список использованных источников:
1. Федеральный закон от 27 .07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 06.04.2011) [Электронный ресурс] / КонсультантПлюс – надежная правовая поддержка. – М. : КонсультантПлюс, 2012. - Режим доступа на 11.01.2012: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=112747, ограниченный. – Загл. с экрана.
2. Гололобов, Е.И. Зоткин, Р.А. Журнал «Делопроизводство» №3. Управленческий документ в условиях использования систем электронного документооборота. Опыт Сургутского государственного педагогического университета. [Статья]. – 2013. – 120 с.
3. Автоматизированная информационная система управления вузом (АИС СурГПУ). Руководство пользователя. Сургут, 2008.