АВТОМАТИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Старостин С.В.
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение города Москвы «Колледж сферы услуг № 3»
olga1-92@mail.ru
С развитием рыночной экономики современные системы автоматизации позволяют значительно облегчить труд сотрудников кадровых служб и упорядочить все учетные и расчетные процессы, связанные с персоналом. Благодаря таким возможностям обеспечиваются следующие преимущества в работе кадрового делопроизводства:
– ускоряется документооборот;
– осуществляется автоматический контроль правильности составления и заполнения кадровой документации;
– производится подготовка данных для автоматизированного расчета заработной платы и т.п.
За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса [3]. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин:
– практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве;
– за счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления.
Программные средства, используемые для автоматизации документооборота, достаточно условно можно разделить на четыре категории:
1. Системы Workflow;
2. Системы коллективной работы пользователей над документами;
3. Системы, предназначенные для хранения и поиска документов;
4. Системы электронной почты.
Системы Workflow - это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил.
Системы коллективной работы решают все требуемые задачи по организации совместной работы пользователей над документами, чем значительно сокращает сроки реализации проектов.
Внедрение системы коллективной работы позволяет, с одной стороны, исключить риски утери важных документов и их версий при подготовке к исполнению – поскольку все версии документов хранятся в архиве, а с другой – обеспечить прозрачность процесса подготовки документов и неформального их согласования, а также обеспечить возможность внесения изменений и правок в электронные документы. Контроль исполнения документов ведется в режиме реального времени, что особенно ценно для руководителя: появляется возможность оценки состояния дел по проекту в любой момент времени. И, наконец, существенно уменьшается количество бумажных документов за счет совместной работы над их электронными версиями.
Системы, предназначенные для хранения больших объемов информации и обеспечивающие удобный доступ к ней, принято называть электронными архивами. В рамках отрасли или корпорации речь идет даже не о традиционной автоматизации каталогов библиотек, а о построении интегрированной системы глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объемов документов в электронном виде. Причем, технология должна включать как средства создания и наполнения банка данных, так и средства обеспечения его должного функционирования и развития .
Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба внедряемой системы. Стоимость системы складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения – работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также потребуют средств, причем сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Следующим весьма важным фактором, влияющим на конечную стоимость системы, является величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку системы.
При внедрении систем электронного документооборота сокращается время на выполнения рутинных операций по работе с документами, сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.
Список использованных источников:
