Проблемы хранения электронных документов
Синельщикова Д.А.
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение города Москвы «Колледж сферы услуг № 3»
olga1-92@mail.ru
Так как электронные документы появились несколько десятилетий назад, то решения в области их архивного хранения еще далеки от совершенства.
Если говорить об опыте долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, то следует обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству (CfER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK).
Опыт хранения электронных документов в нашей стране гораздо меньше, и накапливаться он стал сравнительно недавно, 15–20 лет назад.[1]
В настоящее время любая крупная или средняя организации выделяют значительные средства на формирование и поддержание своих электронных информационных ресурсов. Но это электронные документы, которые имеют практическое значение для органов власти, ведомств и организаций. Те же базы данных, которые выходят из оперативного использования, как правило погибают.
Работы по обеспечению сохранности электронных документов можно разделить на три вида:
-обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами;
-обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;
-обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.
Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения: ОС, СУБД, браузеров, других прикладных приложений .[2]
Таким образом, для правильной организации архивного хранения электронных документов только важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны.
Список использованных источников:
1. Бурова Е.М. История и современные тенденции развития экспертизы ценности документов /Е.М. Бурова. - М., 2013.
2. Быкова Т.А. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: учеб.-метод. пособие / Т.А. Быкова. Е.М. Емышева, О.В. Мосягина. - М., 2013.
