ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МОБИЛЬНЫХ ПРИЛОЖЕНИЙ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ
Михайлова Е.Д.
Государственное автономное профессиональноеобразовательное учреждение Стерлитамакский многопрофильный профессиональный колледж
Долгое время для выполнения ежедневных задач секретаря требовалось большое количество дорогостоящей офисной техники. Секретарь, помощник руководителя был просто привязан к рабочему месту. Однако, современный специалист по документационному обеспечению управления имеет в своём арсенале широкий набор инструментов для выполнения текущих задач, одним из которых являются мобильные устройства.
Существует множество мобильных приложений, которые позволяют облегчить повседневную рутину и выполнять рабочие задачи вне зависимости от местонахождения сотрудника. Эти устройства и приложения позволяют сканировать и обрабатывать документы, планировать и распределять задачи и многое другое.
Таким образом, современные мобильные устройства и приложения, разработанные для них, заменяют собой периферийные устройства и являются, по сути, мобильным офисом. Эти положения обуславливают актуальность выбранной нами темы.
Бумажные документы уже уступили своё место USB-носителям и жёстким дискам. Однако, сегодня USB и HDD имеют альтернативу в виде таких мобильных приложений, как “InNote”, “Diaro”, “My Scans” и многих других. Рассмотрим эти приложения подробнее.
Часто помощнику руководителя приходится сканировать распечатанные и подписанные документы для дальнейшего хранения или отправки посредством электронной почты. Для выполнения этой операции требуется сканер, который не всегда под рукой. Удобным и бюджетным решением данного вопроса является использование специализированных мобильных приложений для оперативного сканирования документов без потери качества.
Рассмотрим наиболее удобное, на наш взгляд, приложение “My Scans”. “My Scans” — это приложение для сканирования и хранения документов. Достаточно сделать фотоснимок документа, фактуры, визитной карточки, счёта, контракта или записки и сохранить его. Приложение поможет определить границы и преобразовать фото в PDF-документ. Позже можно отправить его по электронной почте или распечатать.
Заходим в приложение “My Scans” и, нажав кнопку “Использовать здесь для добавления нового документа” (Рис. 1), добавляем нужный документ.
Рисунок 1. Добавление документа
Теперь мы можем выбрать, что мы будем делать: создавать файл, документ либо папку. Мы создаём папку (Рис. 2).
Рисунок 2. Создание папки
Создав папку мы можем переименовать её, используя различные цвета (Рис. 3). Цветовая дифференциация облегчает категоризацию и облегчает последующий поиск.
Рисунок 3. Переименование
Затем нажимаем “Ок”, имя папки сохраняется, после чего мы открываем созданную папку и выбираем “Сделать снимок” (Рис. 4).
Рисунок 4. Выбор
Выбрав документ для сканирования, мы его фотографируем (Рис. 5).
Рисунок 5. Сканирование
После фотографирования идёт обработка изображения (Рис. 6).
Рисунок 6. Обработка
Сфотографировав и обработав изображение, мы можем отредактировать его, обрезать лишнее и повернуть документ в нужном направлении (Рис. 7).
Рисунок 7. Редактирование
Отредактированный документ сохранить в созданной папке (Рис. 8).
Рисунок 8. Сохранение
В любой момент, когда вам будет нужен документ, вы можете зайти в приложение и открыть содержимое папки (Рис. 9).
Рисунок 9. Содержимое папки
Отсканированный документ можно тут же отправить по электронной почте или любому мессенджеру, а также отправить в корпоративное облако или виртуальный принтер для распечатки, если вы хотите создать копию документа.
Следующее устройство, которое мы рассмотрим это приложение “InNote”. Данное приложение позволяет создавать рукописные цифровые записи, имеет большой набор инструментов и красивый интерфейс. Приложение можно использовать для совещаний, либо для составления дел, например, составления актов, протоколов, приказов, распоряжений и т.д.
Заходим в приложение, создаем документ, переименовываем папку, выбираем обложку для документа и дизайн (Рис. 10).
Рисунок 10. Создание документа
Далее мы печатаем либо рисуем то, что нам нужно, выбираем цвета записи и сохраняем (Рис. 11).
Рисунок 11. Заполнение документа
Созданный документ с записью сохраняется в приложении (Рис. 12).
Рисунок 12. Созданный документ
И последнее приложение, которое мы рассмотрим “Diaro”. “Diaro” — это веб-сервис с мобильными клиентами для фиксации действий, мыслей и заметок в течение дня. Он умеет синхронизировать данные между устройствами, сортировать их в формате простого списка или при помощи календаря.
В этом приложении мы видим календарь, в котором нужно выбрать дату для записи (Рис. 13).
Рисунок 13. Календарь
Далее делаем запись и сохраняем всё в приложении (Рис. 14).
Рисунок 14. Запись
Если нам надо посмотреть запись, мы выбираем нужную дату и видим все записи (Рис. 15).
Рисунок 15. Все записи
Календарь позволяет осуществлять совместную работу, так как в нём можно оставить напоминание о событиях, например, совещаниях, встречах, конференциях и т.д. С наступлением этой даты на мобильный телефон приходит оповещение, в котором сервис напоминает о намеченном событии.
Формат статьи не позволяет описать все приложения, которые могут быть полезны в профессиональной деятельности специалиста по документационному обеспечению управления, с учётом того, что количество подобных приложений и возможности мобильных устройств растут с каждым днём. Тем не менее, в данной статье нам удалось представить возможности использования популярных мобильных приложений в документационном обеспечении управления, и доказать, что мобильные приложения в работе секретаря и помощника руководителя обеспечивают удобство, экономят время и средства. Отметим, что потенциал использования мобильных сервисов в профессиональной деятельности велик, с каждым днём это становится всё более очевидным.
