ВОЗМОЖНОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ОБУЧАЮЩИХСЯ В ВУЗЕ (НА ПРИМЕРЕ ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ОБУЧАЮЩИХСЯ ЧУВАШСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА ИМЕНИ И.Н.УЛЬЯНОВА)
Гаврилова Ю.В., Багаутдинова Л.Р.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Чувашский государственный университет имени И.Н. Ульянова»
pet316@yandex.ru
Развитие электронных форм учетной документации (единая электронная карта, карта электронной регистратуры и т.д.) является, на наш взгляд, неотъемлемой частью современного процесса развития информационных технологий в документоведении. Качественно новым в данном контексте становится применение уже существующих форм студенческой документации в форме пластиковых карт в документационном обеспечении отдельного структурного подразделения и ВУЗа в целом.
В большинстве высших учебных заведений такой форм может стать карта первичной профсоюзной организации обучающихся, которая бесплатно выдается в Чувашском государственном университете имени И.Н. Ульянова всем студентам очного отделения. Неоспоримым преимуществом ее в практике применение информационных технологий является система кодирования, которая позволит использовать ее в различных аспектах жизни университета. Она может быть объединена с абонементом в библиотеке, также это может быть и студенческий билет и карта профсоюза.
К тому же, стремление руководства высших учебных заведений сделать прозрачнее процесс работы со студенческими массами находит все большую поддержку и в практике деятельности первичных профсоюзных организаций обучающихся. В контексте этих нововведений стала актуальной форма общения студентов и руководителей подобных организаций посредством достижения информационных и компьютерных технологий, а именно создание Интернет-приемных или личных кабинетов.
Планы создания подобного рода информационно-документационных подразделений в рамках деятельности федеральных органов исполнительной власти еще несколько лет назад были включены в федеральные целевые программы[1]. Однако поле для широкого внедрения данной формы появилось с принятием Федерального закона от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации»[2]. Именно этот закон в настоящее время является основным при регламентации работы Интернет-приемной организации любой формы собственности.
В частности, проект открытого кабинета руководителя Профкома обучающихся ЧГУ им. И.Н. Ульянова, который в настоящее время апробируется в вузе, призван решить две основных задачи:
- исполнение функции, связанной с приемом и обработкой социально-правовых и информационных запросов граждан (студентов и иных категорий обучающихся);
- размещение информационно-справочной документации.
Основным функциональным требованием к разработке открытого кабинета руководителя Профкома обучающихся ЧГУ им. И.Н. Ульянова стало обеспечение защиты персональных данных пользователей этого кабинета, а также предотвращение подачи ошибочных и некорректных обращений. Для этого был использован протокол SSL для обмена информацией между сайтом организации и посетителем открытого кабинета. Этот протокол обеспечивает надежное шифрование передаваемой конфиденциальной информации благодаря использованию современных средств криптографии. К тому же, был использован метод протоколирования работы данного кабинета и создание отчетов (сводок) о принятых и отклоненных обращениях (в первую очередь для разрешения претензий по качеству его работы или срокам исполнения запросов).
Условно всю систему работы открытого кабинета можно разделить на несколько модулей (подсистем): «Путевки в профилакторий», «Стипендии», «Социальные выплаты», «Студенческая наука» и др. Модели кабинета определены по узловым и ключевым направлениям работы Профкома со студентами в Чувашском госуниверситете. Оперативное решение именно этих организационных вопросов позволило бы качественно и количественно улучшить взаимодействие со студенческим активом университета.
Разрабатывая регистрационную форму был выдвинут критерий максимальной защиты от возможности ее некорректного заполнения, в том числе:
- проверка на заполненность обязательных полей;
- проверка на соответствие введенных данных формату. Например: адрес электронной почты должен содержать символ «@» и точку;
- почтовый индекс должен состоять из 6 цифр;
- в имени, фамилии и отчестве могут быть только буквы;
- проверка на отсутствие в обращении ненормативной лексики.
Не прошедшие контроль формы отвергаются, а обращения по ним – не создаются. При этом пользователю сообщается причина отказа, чтобы он смог исправить неосознанно допущенные ошибки.
Предусмотрена возможность прикрепления заявителем к своему обращению файлов для направления более полной информации по вопросу. К тексту обращения можно приложить фотографии, отсканированные образцы документов или иные графические изображения, документы.
Если обращение принято, то пользователю выводится на экран подтверждение, содержащее регистрационный или ссылочный номер. По нему в дальнейшем пользователю может предоставляться информация о ходе исполнения запроса и обращения. Если обращение не принято, то пользователю сообщается причина отказа.
Данная система позволяет использовать уже имеющуюся электронную карту обучающегося профсоюзной организации в информационно-документационной среде университета в целом. Во-первых, хочется рассмотреть «недокументационные» особенности применения данной формы документа. В настоящее время, на фоне политической обстановке в мире актуальным становится обеспечения безопасности. Во многих организациях, учебных заведениях осуществляются меры по организации контрольно – пропускного режима. Его основная цель – обеспечение нормативных, организационных и материальных гарантий выявления, предупреждения и пресечения посягательств на законные права организации, безопасность сотрудников, производственную дисциплину и охраняемую информацию
Мы предлагаем на входе установить контрольно – пропускную систему и обеспечить ее работу следующими способами. При проходе в учебные корпуса вы прикладываете карточку к сканеру и система зафиксирует вас. Если вы передадите свою карточку постороннему человеку, она даст сигнал, что ее владелец уже находится в университете, и доступ будет закрыт. Проще говоря, пока владелец не покинет территорию учебных корпусов, второй раз пропуск не сработает. К нарушителям контрольно-пропускного режима будут приниматься меры административного наказания в рамках действующего законодательства.
Кроме того, на входе могут сидеть дежурные, которые будут обеспечивать дисциплину и очередность прохода. Пропускная способность одного турникета составляет 30-50 человек в минуту. Поэтому пробок на входе в университет опасаться не стоит.
Как известно «профкомовский» билет содержит данные о студенте, его документах. Мы предлагаем, чтобы каждый студент имел возможность заходить на сайт университета, в свой личный кабинет и мог видеть, контролировать свои данные, изменять их и дополнять. Специальное диалоговое окно позволит в режиме «он-лайн» получать консультацию представителя Профкома обучающихся о процессе использования личного кабинета.
Идея объединения нескольких документов в один, как нам кажется, приведет к созданию огромной базы данных университета, в которой будет храниться вся информация о студенте. Доступ к этой базе можно разрешить самому студенту и преподавателю оперативно получать данные о студенте (номер его группы, персональные данные и т.д.). Уже сейчас, в практике деятельности Профсоюзной организации обучающихся на платформе программного продукта «1С: Предприятие» используется локальная информационно-поисковая база на всех обучающихся очной формы. Это позволяет оптимизировать процессы анализа учебной активности студентов, их общественную нагрузку, социально-финансовое состояние. Особо стоит отметить на то, что использование автоматизированной системы также позволяет повысить оперативность принятия управленческого решения о выдвижения на соответствующе стипендии, конкурсы и т.д.
Стоит также отметить, что в новых образовательных стандартах системы «3+» уже закладывается использование электронного портфолио обучающегося ВУЗа как одного из критериев аккредитации высшего учебного заведения. Это, на наш взгляд, дает возможность скоординировать работу ректората университета с практикой информационно-электронных технологий Профкома обучающихся в Чувашском госуниверситете.
В Чувашском государственном университете внедрена и используется с 2009 г. система электронных читательских билетов, в которых уже указаны основные данные студента. Так, при сдаче и получении книги, на экране компьютера в библиотеке выходят данные о студенте, его группа, курс, фамилия и имя. Кроме того, на экране монитора показана его фотография. Объединив читательский билет с картой профкома, мы получим единый документ, который несет в себе всю информацию о студенте. Его можно использовать и как пропуск, для входа в университет, продолжить его использование в библиотеке, и, наконец, использовать штрих-код, для входа в личный кабинет на интернет-странице университета. «Профкомовский билет» содержит данные о студенте, его документах, поэтому, его можно привязать и к сайту университета.
Для внедрения данной системы не нужно разрабатывать новую базу данных, она уже сформирована в библиотечном корпусе. Все, чего требует данная система – это ее доработка и добавление незначительного числа данных. Самое главное, система обеспечит безопасность студентов, и работников учреждения, путем установки турникетов. Здесь появляются небольшие трудности, а именно:
1) установка оборудования влечет за собой определенные затраты;
2) привлечение новых работников и обслуживающего персонала.
Несмотря на все недостатки, мы придерживаемся мнения о том, что создание новых электронных форм студенческой документации необходимо в нашем вузе. Это позволит решить некоторые проблемы, связанные с безопасностью, а также сделает возможным упростить доступ студентов и преподавателей к своим персональным данным, затратив при этом минимум времени.
Таким образом, внедрение электронной карты обучающегося в сферу информационно-документационного управления высшего учебного заведения (на примере ЧГУ им. И.Н. Ульянова) позволяет качественно изменить не только организацию и технологию бумажного документооборота, но и достаточно мобильно и эффективно решать корпоративные и индивидуальные потребности.
Список использованных источников:
