РАЗВИТИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ
Стахорская В.Г.
Орловский государственный институт культуры
viktoriya.kostikova@mail.ru
На современном этапе развития общества предприятия любых маcштабов, от крупной организации до маленькой фирмы, используют в своей деятельности, автоматизированные информационные системы (системы управления документами, системы электронного документооборота, система автоматизации делопроизводства, система автоматизации документооборота).
Системы электронного документооборота используются для создания различных документов, их обработки, пересылки адресату, анализа жизненного цикла документа, искать по заданным параметрам необходимые данные и т.д. Из вышесказанного следует, что система электронного документооборота – это ведение документации, где весь массив документов поддерживается с помощью компьютеров, которые объединены в сетевую структуру с возможностью формирования и ведения распределенной базы данных.
Система электронного документооборота (СЭД) – это организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения документов в компьютерных сетях и обеспечивающая контроль над потоками документов в учреждении или организации. Общепринятой аббревиатурой считается СЭД, но наравне с ней используется также: САД (система автоматизации делопроизводства), САДО (система автоматизации документооборота) и СЭДО (система электронного документооборота).
Изначально СЭД рассматривались как инструмент автоматизации задач делопроизводства, но в последствие стали охватывать более широкий спектр задач. Сегодня системы электронного документооборота (СЭД) направлены не только на работу с организационно-распорядительной документами и корреспонденцией, но и внутренними документами организации (документы по кадровой деятельности, договора, справочной документацией и др.).
Рассмотрев трансформацию информационных систем, можно определить некоторые направления, которые влияют на развитие систем электронного документооборота (СЭД):
1. Популярность компьютеров, планшетов, компьютеров, которые способствуют видоизменению системы электронного документооборота (СЭД), таким образом, что бы с их помощью получить доступ к ресурсам из любой точки земного шара[7];
2. «Облачные технологии» - это среда для хранения и обработки информации, объединяющая аппаратные средства, лицензионное программное обеспечение, каналы связи и техническую поддержку пользователей. Термин «облако» используется в данном случае как метафора из сети Интернет. Таким образом, информация хранится на сервере в сети интернет и кэшируется на клиентской стороне [8].
Деятельность разработчиков систем электронного документооборота (СЭД) практически не регулируется. Разработчики программных продуктов, реализуя проекты по внедрению, ориентируются на:
1. Федеральный закон «Об электронной подписи»[3];
2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации[1]»;
3. Федеральный закон «О персональных данных»[2];
4. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[4];
5. ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[5];
6. Постановление Правительства «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» [6].
Рынок систем электронного документооборота в последнее время динамично развивается. В основном, потребителями СЭД являются государственные сектора. Более 30% проектов приходится на государственные учреждения, именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка систем электронного документооборота, даже в условиях кризиса.[9].
Вместе с тем для развертывания полноценной системы управления электронным документооборотом необходимы выделенные серверы, соответствующая инфраструктура и кадры, что может оказаться также дорого для компаний. Альтернативным решением автоматизации для таких организаций является разработка электронной базы данных документов средствами СУБД MS Access. Данный выбор обусловлен тем, что: во-первых, в настоящее время пакет MS Office получил наибольшую популярность;
1. во-вторых, СУБД MS Access хорошо известен практически каждому работнику организации;
2. в-третьих, имеет удобный интерфейс;
3. в-четвертых, процесс создания базы данных в СУБД MS Access относительно несложен, так как практически для любых работ с базами данных в приложении имеется свой мастер, который помогает их выполнять.
СУБД MS Access позволяет создавать приложения, работающие не только с его реляционной базой данных, но и с другими наиболее распространенными базами данных. Созданное приложение может работать непосредственно с файлами dBase, с базами данных Paradox и любой базой данных, поддерживающей ODBC. Можно также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессов и электронных таблиц (и экспортировать данные в них) [10].
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что современные системы электронного документооборота (СЭД) постоянно модернизируются, но при этом представленное на рынке программное обеспечение имеет почти одинаковый набор возможностей и функций. При этом не все организации могут себе позволить приобрести систему электронного документооборота. Поэтому СУБД MS Access может быть альтернативой для небольших компаний и организаций.
Список использованных источников:
