ИСПОЛЬЗОВАНИЕ GOOGLE APPS В ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Хайруллина Р.А.
Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Стерлитамакский многопрофильный профессиональный колледж
khairullina0@gmail.com
Для облегчения работы с документами в документационном обеспечении управления многие государственные учреждения, органы власти и другие организации начали внедрять системы электронного документооборота. С их помощью юридические лица повышают эффективность своей деятельности и на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.
Система электронного документооборота (СЭД) – организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
В настоящее время существует много систем электронного документооборота. В них есть свои плюсы и минусы, но один их общий минус – это большая стоимость лицензий на пользование услуг. Поэтому мы хотели бы познакомить вас с еще одной малоизвестной системой электронного документооборота – Google Apps. Google Apps – это бизнес-приложение с полной интеграцией, новый уровень корпоративных коммуникаций и совместной работы в любое время в любом месте и с любого устройства.
Google Apps for Work – пакет облачных служб и программного обеспечения для совместной работы, предлагаемый компанией Google по подписке. В пакет входят популярные веб-приложения Google, в том числе Gmail, Google Диск, Google Hangouts, Google Календарь и Google Документы. В сервисах Google Apps for Work есть те же функции, что и в бесплатных версиях продуктов. Помимо этого, они предоставляют дополнительные возможности для корпоративных клиентов, такие как адреса электронной почты в домене компании, 30 ГБ и более для хранения писем и документов, а также круглосуточная поддержка по телефону и электронной почте. Это облачное решение, поэтому, в отличие от стандартного специализированного ПО, все пользовательские данные в нем хранятся в защищенных дата-центрах Google.
Стоимость Google Apps составляет 5 долларов США за пользователя в месяц или 50 долларов США за пользователя в год независимо от размера компании. Дополнительные пользовательские лицензии можно приобрести в любое время. Плата взимается ежемесячно пропорционально стоимости годового обслуживания.
Прежде чем подробно расписывать каждый продукт Google Apps объясним процесс регистрации. Для начала нужно создать аккаунт «Google». Следующий процесс – это процесс регистрации своего домена. Самый простой способ регистрации – это приобретение доменного имени у регистратора доменов. Обратите внимание лишь на то, что для разворачивания Google Apps не подойдет кириллический домен.
После регистрации своего доменного имени нужно перейти на страницу Google Appsи начать процесс регистрации. Все поля формы регистрации просты для заполнения. На следующем шаге нужно ввести зарегистрированное доменное имя, ввести код подтверждения, ознакомиться с лицензионным соглашением и подтвердить согласие на создание домена [1, с. 14].
После регистрации и входа в аккаунт пользователь попадает в Консоль администратора (Рис. 1). С её помощью, даже не имеющий специальной подготовки человек может выполнять основные операции по администрированию домена: создавать аккаунты пользователей, распределять пользователей по структурным подразделениям организации, подключать основные и вспомогательные службы Google Apps, предоставлять пользователям доступ к сервисам внутри домена [1, с. 16].
Рисунок 1. Консоль администратора
Остановимся на добавлении новых пользователей. В отличие от публичных аккаунтов Google, аккаунты в Google Apps создают не сами пользователи, а администратор домена. По мере того, как количество пользователей увеличивается, у администратора возникает необходимость организовать их, объединить в коллективы и общности, которыми легко управлять и которым можно делегировать те или иные функции.
Следующий шаг – это настройка профиля компании. В консоли администрирования выбираем раздел «Профиль компании». Профиль компании должен содержать реквизиты, физические и юридический адреса компании, контактные данные и прочую информацию, касающуюся её деятельности.
После настройки у пользователей появляется возможность проводить совместную работу со всеми приложениями Google Apps. Рассмотрим их.
Почта Gmail. Главными преимуществами этой почты является умение эффективно бороться со спамом, импортировать контакты с других почтовых ящиков, 30 ГБ для хранения писем; совместимость с Microsoft Outlook и другими почтовыми клиентами; отсутствие рекламы, круглосуточная поддержка и многое другое. Возможности Gmail: прикрепление документов, вставка графических файлов, форматирование текста писем всего в несколько кликов; просмотр документов в окне “Входящие”; редактирование документов в Google Docs; автоматическое сохранение всех сообщений без угрозы потерь; возможность использования Google Hangouts для бесплатных видеозвонков.
Менеджер контактов – это сервис, позволяющий каждому пользователю организовать контакты с другими людьми. Этот сервис позволяет создать адресную книгу, с помощью которой всегда можно связаться с человеком, который нам нужен [1, с. 45]. Google Контакты позволяют хранить и упорядочивать контактные данные людей, с которыми вы общаетесь. Контакт может содержать основные сведения, такие как имя, адрес электронной почты и номер телефона, а также расширенную информацию, например, почтовый адрес, название компании, отдел и должность.
Календарь Google – это средство планирования, составления графиков выполнения работы и расписаний, оповещения коллег о происходящих и запланированных мероприятиях. Пользуясь Календарем Google Apps, вы всегда будете в курсе всех событий. Чем меньше времени вы тратите на планирование, тем больше его остается на работу. Общие календари, совместимые с Gmail, Диском, Контактами, Сайтами и Hangouts, помогут эффективнее организовать рабочий день [1, с. 111]. Возможности Google Календаря: предоставление доступа к своему календарю другим пользователям, чтобы они могли узнать, когда вы свободны, или даже посмотреть информацию об уже запланированных вами встречах; Google Calendar и Gmail объединены, поэтому в Google Calendar используется тот же список контактов, что и в аккаунте Gmail; возможность просматривать и редактировать с веб-браузера мобильного телефона; отслеживание ответов других пользователей, независимо от того, используют ли они Google Календарь.
Диск Google (Google Drive) – облачный сервис хранения данных. На Google Диске даже самые важные файлы будут в безопасности. Вы сможете работать с ними на всех своих устройствах в любое время. Возможности, которые появятся у пользователя, при использовании Диск Google: мгновенное создание новых документов и совместная работа в них с другими пользователями; интеграция с почтой Gmail и социальной сетью Google+, прикреплять документы и загружать фотографии стало ещё проще; эффективный поиск файлов на Диске и распознание текста в отсканированных страницах; удобный просмотр файлов в окне браузера; совместная работа с другими веб-приложениями; управление доступом к файлам (разрешение просмотра, комментирования и даже редактирования); отслеживание вносимых изменений в файлах и хранение в архиве предыдущих копий за последние 30 дней.
В Google Диск входят Google Документы, Таблицы и Презентации – набор офисных приложений для совместной работы над текстовыми документами, электронными таблицами, презентациями, чертежами, веб-формами и другими файлами.
Для создания нового документа любого типа на Диске Google нажмите на красную кнопку «СОЗДАТЬ» и выберите из раскрывающегося списка нужный пункт меню.
Коллективный доступ к документам и папкам позволяет организовать работу в них всех сотрудников или членов коллектива. Просматривать документ и вносить в него изменения могут сразу несколько человек как одновременно, так и асинхронно [1, с. 53]. Каждый пользователь сам организует свои файлы и папки на Диске Google, создавая понятную ему структуру документов.
Таким образом, нами были рассмотрены основные аспекты применения Google Apps в документационном обеспечении управления. К сожалению, формат статьи не позволяет в полной мере раскрыть все возможности данного сервиса, однако, позволяет прийти к выводу о том, что Google Apps является полноценной действующей системой электронного документооборота, позволяющей оптимизировать и интенсифицировать деятельность организации.
Список использованных источников:
1. Ярмахов Б. Google Apps для образования / Б. Ярмахов, Л. Рождественская. - СПб.: Питер, 2015 – 224 с.
