УПРАВЛЕНИЕ СТАНДАРТИЗАЦИЕЙ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Цыганкова В.С.
Тамбовский государственный университет им.Г.Р. Державина
uraevairinavic_1608@mail.ru
Одним из знаковых явлений наступления информационной эры является переход всех мировых и многих российских учреждений и организаций к системам электронного документооборота. На сегодня традиционный бумажный документооборот существует у нас в стране параллельно с внедряемыми электронными системами.
Область работы с документами является одним из важных объектов стандартизации. Появление в обороте электронных документов помимо существующих, требует разработки новых стандартов. Стандартизация электронного документооборота является актуальной проблемой сегодняшних дней не только в РФ, но и в мире. Проблемами стандартизации и их решениями занимаются различные отечественные и интернациональные организации.
Для начала, определим, что такое стандартизация.
Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного применения. Одними из множества целей стандартизации являются достижение технической и информационной совместимости; единство измерений; безопасность здоровья, жизни и имущества.
Стандартизация, как и другие виды деятельности, подлежит обязательному документированию. К документам в области стандартизации, используемым на территории Российской Федерации, относятся национальные стандарты; правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты организаций; своды правил.
В Российской Федерации деятельность по стандартизации регулируется Федеральным законом «О стандартизации» (от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ ). В законе даются понятия документов по стандартизации, цели и принципы стандартизации, описан порядок разработки и утверждения национальных стандартов, участники стандартизации.
Международная стандартизация – стандартизация, участие в которой открыто для соответствующих органов всех стран; это совокупность международных организаций по стандартизации и продуктов их деятельности – стандартов, рекомендаций и другой научно-технической документации.
Существует три официальные международные организации по стандартизации:
- ISO (International Organization for Standartization) – Международная организация стандартизации;
- IEC (International Electrotechnical Commision) – Международная электротехническая комиссия;
- ITU (International Telecommunication Union) – Международный союз по телекоммуникации.
Именно эти организации обладают признанными всеми странами полномочиями издавать международные стандарты, называемые формальными стандартами. Таким образом, формальными стандартами являются международные стандарты ISO, IEC и рекомендации ITU. Эти организации тесно взаимосвязаны друг с другом посредством организационных и процедурных механизмов, образуя основу системы международной стандартизации. Благодаря согласованности их деятельности обеспечивается целостность системы международных стандартов.
Также, существуют региональные организации стандартизации информационных технологий.
По европейским законам в качестве официальных европейских организаций стандартизации признаны:
- CEN ( the European Committe for Standartization) – европейский комитет стандартизации широкого спектра товаров, услуг и технологий, в том числе связанных с областью информационных технологий – аналог ISO;
- CENELEC ( the European Committe for Electrotechnical Standartization) – европейский комитет стандартизации решений в электротехнике, в частности, стандартизации коммуникационных кабелей, волоконной оптики и электронных приборов – аналог IEC;
- IETSI (European Telecommunications Standards Institute) – европейский институт стандартизации в области сетевой инфраструктуры – аналог ITU.
Цель этих организаций – способствовать развитию процесса стандартизации в Европе, сотрудничеству с другими международными организациями стандартизации, проведению учитывающей европейские интересы технической политики в международной стандартизации, обеспечению нормативной базы для создания и эффективного функционирования общеевропейского рынка.
В Российской Федерации государственное управление деятельностью по стандартизации осуществляет Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии. На него возложена ответственность за нормативное закрепление в стандартах конкретных требований и ограничений к документам, их информационным элементам (например, ГОСТ Р 6.30.-2003), системам документации.
К задачам агентства относится также участие в международной унификации и стандартизации документов и их информационных элементов. Агентство разрабатывает стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-2001), на группы родственных документов (например, ГОСТ 6.10.6-87), на отдельные информационные элементы (например, ГОСТ 6.10.5-87), на методы работы с документами (например, ГОСТ 3.1105-84).
Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии имеет крупную научную систему подведомственных организаций: Академия стандартизации, метрологии и сертификации (учебная), ВНИИ классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству, ВНИИ метрологической службы и т.д. Однако непосредственная выработка единых требований или конкретных форм и систем документации производится специализированными организациями, например ВНИИ документоведения и архивного дела Росархива, а органы стандартизации осуществляют и организуют экспертизу подготовленных проектов стандартов и методик, их взаимоувязку, утверждение, регистрацию, тиражирование и распространение, а также последующий контроль за их соблюдением.
Таким образом, Росархив и Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии являются основными ведомствами России, регулирующими вопросы стандартизации электронных документов в общегосударственном масштабе.
Местные органы стандартизации России призваны осуществлять контроль за соблюдением стандартов, работа этих органов также стандартизирована. Стандартизация документооборота, в особенности электронного, является актуальной на сегодняшний день, и требует приведения национальных стандартов в соответствие с новыми технологиями и мировыми аналогами.
Список использованных источников:
1. ИСО - Международная организация по стандартизации [Электронный ресурс] . – Режим доступа: http://www.iso.org/iso/home.html
2. О стандартизации: Федеральный закон, принят 29.06.2015 // Российская газета. – 2015. – 3 июля.
3. Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии [Электронный ресурс]: официальный портал. – Режим доступа: http://www.gost.ru/wps/portal/