СОСТОЯНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «ГАЗПРОМНЕФТЬ-ЯМАЛ» Г.ТЮМЕНЬ
Чернова Д.Г.
ФГБОУ ВО «Тюменский государственный университет»,
dashka-9393@mail.ru
Уже довольно давно организации любых форм собственности общаются путем обмена электронными документами. Прежде всего, это касается взаимодействия с налоговыми и другими государственными органами. И все больше организаций переходит на внутренний электронный документооборот, поскольку он не только экономит время, но и облегчает работу сотрудников, снижает потери бумажных документов и т. д.
Многие организации, в том числе и ООО «Газпромнефть-Ямал», ведут электронный документооборот не только с контрагентами и государственными органами, но и в своих внутренних делах - с применением информационной системы.
Электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота)[1].
Во многом, проблемы разработки локальных документов в области применения СЭД и электронных документов связаны с недостатками действующего законодательства:
- отсутствует закон об электронном документе;
- отсутствует закон об архивном хранении электронных документов;
- отсутствует федеральный закон о документационном обеспечении управления;
- не до конца сформирован понятийный аппарат в области электронного документооборота.
Из-за недостатков и недоработок на государственном уровне власти, службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с отделами информатизации сами вынуждены разрабатывать документы, регламентирующие работу с электронными документами в условиях применения СЭД.
Совершенствование ДОУ и как результат этого процесса - повсеместное внедрение СЭД - становится немыслимым без использования электронных документов. В этой связи необходимо отметить, что «правовое регулирование вопросов работы с электронными документами предполагает, прежде всего, юридическое (законодательное) закрепление в нормативных правовых актах понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными документами в различных сферах деятельности. Применение электронных документов в различных областях деятельности общества, в свою очередь, требует законодательного обеспечения их юридической силы, то есть установления порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а также защиты от искажений в процессе электронного обмена»[2].
Деятельность ООО «Газпромнефть-Ямал» тесно связана с обработкой и хранением значительных объемов документов: руководящих, отчетных, информативных и т.д. В современных условиях эффективное управление предприятием становится невозможным без эффективного управления его документооборотом. По этой причине особую актуальность приобретает использование на предприятиях систем электронного документооборота (далее СЭД), позволяющих значительно сократить временные и финансовые затраты предприятия на организациях бизнес-процессов и архивного хранения документов, а также разработать и легко осуществить мероприятия по их оптимизации[3].
Внедрение электронного документооборота в ООО «Газпромнефть-Ямал» состояла из нескольких этапов.
1 Подготовительный этап.
Уточнение целей, которые хочет достичь заказчик, внедряя систему электронного документооборота.
2 Обследование и оптимизация документооборота заказчика.
Обследование необходимо провести, чтобы уточнить существующую схему документооборота (маршруты и типы документов, правила их регистрации, секретность документов и многие другие, связанные с этим вопросы).При обследовании проводится аудит технической инфраструктуры организации, квалификации пользователей. Без поддержки сотрудников службы ДОУ проект внедрения может застопориться.
3 Этап подготовки технического задания.
При подготовке ТЗ фиксируются требованияк объему функциональности системы;к настройке системы;к организационной структуре и т.д.
4 Этап заключения договора.
- Утверждение ТЗ. Оно необходимо для понимания обеими сторонами объема и состава работ для минимизации возможных недоразумений.
- Утверждение графика и стоимости работ.
- Утверждение объема и режима технической поддержки.
5 Этап инсталляции системы.
Инсталляция системы состоит из следующих этапов.
- Установка серверного ПО.
- Установка пользовательских рабочих мест.
- Тестирование работоспособности системы.
- Настройка системы в соответствии с организационной структурой организации.
6 Этап обучения.
Обучение технического специалиста - включает полный курс обучения администратора системы:
- установка системы на сервер;
- установка и настройка клиентской части системы;
- работа и настройка системы;
- настройка организационной структуры;
- администрирование системы.
Групповое обучение пользователей в режиме презентации: обзор возможностей программного продукта, интересные особенности.
7 Этап опытной эксплуатации.
Опытная эксплуатация заключается в непосредственной работе сотрудников организации с функционирующей и настроенной системой.
8 Этап корректировки.
Здесь сотрудники службы ДОУ могут проверять, насколько точно разработчики и внедренцы учли пожелания компании-заказчика и насколько корректно в целом работает СЭД с точки зрения пользователей.
9 Ввод в промышленную эксплуатацию.
Ввод системы в промышленную эксплуатацию с передачей на сопровождение специалистам и службе технической поддержки компании-заказчика. Подписание акта о завершении работ по проекту.
Состояние электронного документооборота в нашей стране и в ООО «Газпромнефть-Ямал» на среднем уровне. Из-за недостатков и недоработок на государственном уровне власти, службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с отделами информатизации ООО «Газпромнефть-Ямал» вынуждены разрабатывать документы, регламентирующие работу с электронными документами в условиях применения СЭД, а именно – Стандарты Общества.
Внедрение электронного документооборота в ООО «Газпромнефть-Ямал» состояла из нескольких этапов. В первую очередь был автоматизирована работа отделов, через которые проходят наибольшие потоки документов, в которых необходим строгий контроль документов и где внедрение СЭД дает максимальный эффект, а именно, отдел делопроизводства.
Список использованных источников:
1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Стандартинформ, 2014.
2. Ларин М.В.Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие / М.В. Ларин. - ВНИИДАД, 2005. – 215 с.
3. Ходак Е.Е. Внедрение электронного документооборота: как это происходит на практике / Е.Е. Ходак // PRO-Делопроизводство и СЭД. – 2014. - № 5. – С. 15-19.